使用项目管理软件的好处
项目管理软件改进了计划、协作、可见性和生产力，并且是现代的、通常是分布式的劳动力的一个基本方面。ob欧宝娱乐app手机下载
PM软件的五大好处包括:
- 改进计划:大多数PM软件允许你创建项目时间表、计划预算、给团队成员分配任务，并在每个人都可以同时访问的平台上实时更新。当您将所有这些信息组织在一个活动的中心位置时，项目计划就会容易得多，而不是在一个静态的项目计划中，后者会带来版本控制问题。
- 提高能见度和问责性:PM软件提供了一个实时的、单一的项目进度来源，包括团队成员的责任和个人的任务状态。这种级别的可见性使团队成员负起责任，并确保在预算之内按时完成工作。
- 提高生产率:ob欧宝娱乐app手机下载您可以使用PM软件来构建工作流，使流程合理化并使重复的工作自动化。例如，您可以设置自动警报，在任务完成或需要审查时通知团队成员，从而减少花在电子邮件和会议上的时间。
- 更好的合作:在今天的分布式劳动力中，PM软件在帮助团队无论在哪里工作都进行协作方面扮演着重要的角色。为团队成员提供适当的权限，以便每个人都能实时协作——查看项目状态、留下项目反馈、附加附加文档以及与团队成员聊天。
- 改进的决策:大多数PM软件包括报告特性，这些特性显示实时数据，让您了解项目的进展、风险或延迟。使用这些信息可以在整个项目生命周期中做出更明智的业务决策。
使用项目管理软件来帮助改进以下工作:
- 项目计划
- 项目调度
- 任务分配
- 时间跟踪
- 预算和成本管理
- 资源分配
- 项目组合管理
- 报告和图表
- 业务流程管理(BPM)
- 文档存储
- 工作流程管理
- 质量管理
每个人都可以从使用项目管理软件中受益，不管你是一个正式的PM，或者只是想让你的团队在他们的工作中更有组织和生产力。ob欧宝娱乐app手机下载
如果您不确定是否该投资于PM软件解决方案，考虑以下几点:
- 你或你的团队是否经常错过最后期限?
- 项目质量是否经常因为沟通不畅而受到影响?
- 您的正式过程是低效的，还是团队成员因为它们不有用或不可靠而绕过它们?
- 您的团队或公司是否处于需要更复杂、可扩展的工具和流程的成长期?
- 您的团队或公司是否允许需要异步通信和协作的远程工作?
如果你对前面的一个或多个问题的回答是肯定的，那么是时候寻找更好的方法来管理你的项目了。
最佳项目管理软件的10个关键特性
领先的项目管理软件解决方案是基于云的，易于使用，并提供多个协作特性，如调度，文件存储，警报和通知，以及资源管理。以下是值得关注的十大特征:
- 基于云计算的:基于云的解决方案通过使您的团队能够随时随地访问和更新信息，使每个人实时了解最新情况，从而最好地支持现代的分布式劳动力。
- 易于使用:最好的工具是你的团队真正会使用的工具。让你的团队注册免费试用，这样你就可以获得反馈，看看这个工具是否容易学习和使用。
- 协作的特点:您的工具应该易于在内部和外部涉众之间共享，并允许您的团队更新进度，留下评论，并在工作完成时提供反馈。
- 计划和调度:寻找能够安排任务、分配任务给团队成员并根据需要调整时间线的软件。最佳选项还提供了查看时间表的方法，但最适合您的团队的工作风格。
- 文件存储:您应该能够将所有项目文档上传到您的工具中，以保持项目计划的详细情况，并确保所有团队成员都能够访问正确的信息。
- 内置的可视化:无论您是想使用甘特图、看板还是其他图形来显示项目进度，都应该寻找具有内置可视化特性的工具。此外，顶级解决方案将提供图形和图表来汇总关键性能指标。
- 报告和仪表板:更高级的软件包括报告功能，允许您显示高级的、实时的性能和状态，并允许涉众深入了解更多的细节。
- 自动化:找到一种工具，它可以使重复的任务(如更新请求、提醒和批准)自动化，而不需要硬编码公式或招募IT团队。
- 手机:你的工具应该是移动友好型的，这样团队成员就可以随时从任何设备访问他们的工作。
- 资源管理:密切管理资源对项目的成功至关重要。欧宝体育app官方888确保您的PM解决方案允许您指定项目角色，分配角色级别的权限，并实时调整资源容量。
如何选择适合你的项目管理软件
最好的项目管理软件是你的团队能够实际使用的软件。要开始选择过程，请花时间考虑您的需求、项目复杂性、预算、安全需求、当前工具以及团队或组织的规模。
此外，您应该确定您想用软件解决方案完成什么。一些期望的结果包括:
- 简单地组织和分配项目任务，创建项目时间表，并设置自动警报和提醒。
- 根据现有数据创建仪表板和报告。
- 构建自定义流程和工作流。(您可以在下面了解更多关于PM软件的关键特性。)
或者，可能是三种结果的混合。无论哪种方式，清楚你想要解决的问题，因为这些信息将有助于推动你的搜索。
一旦你知道你的需求和期望的结果，考虑以下因素:
- 你管理的项目类型:有些工具是针对特定部门或行业量身定制的，比如创意部门或IT部门。
- 适当的PM方法：如果您选择了一个PM方法来遵循，那么您将需要一个适合该框架的系统。此外，一些解决方案具有内置的工具，如甘特图或看板，它们可能支持您的方法。
- 需要访问的人数:确定有多少人需要访问程序，以及他们需要的权限级别(例如，团队成员将需要编辑数据，而外部涉众可能只需要查看数据)。
- 文档:确定是否以及如何需要在此工具中存储文档，以及该工具需要适应什么文件类型。
- 预算:提出你的公司愿意投资于新的PM软件的财务和时间预算。
- 对新技术的抵制:考虑您的团队在学习和使用新程序时可能遇到的任何阻力。寻找一个容易开始的解决方案来减少挫折。
现在你知道了基本的约束条件，是时候开始货比三家了。对于任何你正在考虑的解决方案，问以下问题:
- 这个工具使用起来有多简单直观?
- 该工具或计划支持多少许可证?
- 可能没有许可证的外部合作者能够查看或更新工具中存储的信息吗?
- 这个工具有多灵活?如果需要，最终用户能够构建自定义流程吗?还是需要IT的帮助?
- 该工具能否生成可共享的报告或仪表板?
- 该工具是否与您现有的业务系统集成?
- 解决方案是否提供培训或支持?这种支持可以持续多长时间，额外的成本是什么?
此外，考虑购买背后的长期策略。要让人们适应使用任何新工具都需要时间，所以要超越您的直接需求，并确定该工具将如何集成到您更大的过程和计划中。
访问我们的深入指导如何选择正确的PM软件要学习更多的知识。
通用项目管理工具
一些最常用的项目管理工具包括甘特图、工作分解结构(WBS)和工作流图。许多PM软件都包含这些特性，但我们将首先分解这些基本特性。
甘特图
一个甘特图是一个用于项目计划和调度的项目管理工具。简单地说，它是一个时间轴条形图，显示每个单独任务的开始和结束日期。
甘特图直观地表示项目中每个任务的开始日期、结束日期和持续时间，以显示整个项目的估计持续时间。它们还经常显示任务之间的依赖关系，这为团队成员提供了一个可视化的理解，即工作如何在项目时间轴上配合在一起。
虽然您可以使用静态甘特图并手动调整日期，但许多PM软件解决方案都提供甘特图功能或视图。这个选项使它更容易根据需要更改日期和任务期限，并维护一个项目时间表的单一版本，以便每个人都保持在同一个页面上。
访问我们的完整的甘特图指南要了解更多，并了解使用甘特图的优点和局限性．
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看板
一个看板是否通过将任务显示在标有标记的列中来显示任务状态的可视板待办事项,在进步,完成．看板主要用于看板方法，但任何项目团队都可以使用它们。
看板最初是放在手写栏中的物理“卡片”。团队成员将把每个任务写在便签上，并随着工作的进行在状态栏中移动。一些团队仍然使用物理板来监控任务状态。
在线看板具有相同的基本功能，但更轻量级，允许实时访问，可以很容易地与团队成员共享和更新。
除了简单地显示任务状态，看板还可以帮助你:
- 限制在制品(WIP):同时处理太多的事情会降低工作效率，造成工作延迟。ob欧宝娱乐app手机下载通过清楚地显示当前正在进行的任务数量，看板可以帮助您限制在制品数量。
- 最大化效率:在看板方法中，效率被称为流．看板可以帮助您识别瓶颈，这样您就可以解决它，并保持工作的顺利和高效进行。
学习你需要知道的关于看板卡的一切我们的导游。
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PERT图
一个项目评估和评审技术(PERT)图是一种可视化工具，用于绘制所有项目任务。使用PERT图将项目分解为更小的任务，识别任务依赖关系，并估计项目持续时间。
PERT图在功能上类似于甘特图，但其布局不同。与在从左到右的水平轴上显示任务的直线时间轴不同，PERT图表示更大的任务或里程碑为节点(通常是方框或圆圈)，用箭头连接以显示依赖关系。
PERT图最常用于时间而不是成本是有限资源的项目中。您可以使用PERT图来估计项目将花费多长时间，找到灵活的领域，并衡量可能发生延迟的地方。
了解更多关于甘特图与PERT图的区别而且如何创建您自己的PERT图．
工作分解结构
一个工作分解结构(WBS)是一种可视化工具，它将项目分解为更小的、更易于管理的任务，并以层次结构显示它们。在项目管理中，WBS有助于定义和跟踪单个项目任务。
要创建一个WBS，从最终的项目可交付成果或目标开始，然后将其依次分解为更小的部分。继续将每个工作块细分为更易于管理的工作块，直到只剩下单独的任务，然后可以将这些任务分配给团队成员。
WBS的主要好处是它使项目感觉更易于管理。此外，您可以在成本和时间轴估计中使用工作分解结构，并为未来的项目定义可重复的过程。
了解更多关于WBS在我们的指南中,找到WBS的免费模板开始。
可视化
在项目管理中，a可视化以可视格式显示项目信息(包括时间表、角色和职责、预算和进度)的任何工具。PM可视化包括甘特图和PERT图、信息图、仪表板等等。
以可视化的方式表示项目数据和信息可以简化与团队成员和项目涉众的沟通。此外，可视化可以帮助您识别项目计划中的错误、瓶颈或差距。强大、有效的可视化显示最重要的数据，有一个明确的目的，并从大图移动到更详细的信息。
许多PM软件解决方案可以通过直接连接到数据来创建可视化。这节省了时间，并确保您的可视化是最新的。了解更多关于设计数据仪表板我们的导游。
个人生产力工具ob欧宝娱乐app手机下载
一个个人生产力工具ob欧宝娱乐app手机下载是任何你用来提高自己生产力的工具。ob欧宝娱乐app手机下载这可以是一个简单的在线待办事项列表，也可以是更复杂的任务管理软件
如今市场上有各种各样的个人高效工具——本质上，任何旨在帮助你避免分心的工ob欧宝娱乐app手机下载具都可以包括在内。
例如，解决方案包括静音提醒和通知的工具，跟踪你的时间，限制你的非工作网站使用，或组织你的截止日期。
根据你的需要，你可以在工作或个人责任中使用ob欧宝娱乐app手机下载个人生产力工具。
简单点的软件
简单的项目管理软件旨在帮助您管理任何类型的项目，它应该是足够直观的，不需要培训就可以开始。
简单的项目管理软件可以让你做一些基本的工作，包括:
- 与团队成员和外部利益相关者分享和协作
- 实时跟踪更改，以消除版本控制问题
- 存储项目文档，创建一个真实的来源
- 创建详细的项目计划，并安排和分配项目任务
- 自动化任务以减少人工、重复的工作
- 将项目数据汇总到简单的、可共享的报表和仪表板中
- 管理资源，确保欧宝体育app官方888你有正确的人做工作
了解更多并开始使用简单的项目管理软件。
项目调度软件
项目组合管理软件
的目的项目组合管理(PPM)软件是通过提供一个单一的位置来管理ob欧宝娱乐app手机下载项目组合的所有方面，包括项目接收和优先排序、资源管理、执行和报告，从而提高生产力。
寻找具有以下核心功能的PPM软件:
- 项目接收和优先级:无论是通过表单还是其他机制，您的PPM解决方案都应该使您能够始终如一地将新项目引入队列。然后，它应该在新请求到来时提醒你，这样你就可以对这些请求进行排序和优先级，以支持战略目标，并确保你首先处理最重要的工作。
- 资源管理:了解团队成员的带宽，这样您就可以适当地分配资源——包括为未来项目需求进行容量规划。欧宝体育app官方888确保您的PPM解决方案允许您在项目计划上下文中直接跟踪和管理资源。欧宝体育app官方888
- 项目执行:与一般的PM软件一样，您的PPM解决方案应该使您能够实时地计划、跟踪和管理项目时间线和预算的所有方面，以预测更改并避免成本超支。
- 报告:pm特定的解决方案需要同时提供对多个项目的可见性。将单个项目数据汇总到复杂的报告和指示板中，使您能够从整体上了解投资组合。您还应该能够与高管和关键的涉众共享这些报告。
访问我们的全面指南了解更多以及如何为您选择合适的软件．
资源管理软件
资源管理软件帮助您管理和安排组织中的人员资源。欧宝体育app官方888资源管理软件通过确保您不会过度或不足地分配资源来提高生产力。欧宝体育app官方888ob欧宝娱乐app手机下载
资源管理软件的主要功能包括:
- 能够适应不同类型的团队、时间表和项目
- 仪表板显示项目需求上下文中的高级资源可用性
- 多个权限级别，因此团队成员只能访问他们需要的信息
- 便于团队成员记录工作时间
- 跨项目管道分配资源的容量规划欧宝体育app官方888
- 报告相关数据，以发现趋势和预测招聘需求
了解更多关于资源管理和找到免费模板在我们的初学者指南中。
任务管理软件
任务管理软件是一个简化版的PM软件，它使您能够跟踪个人任务，以提高个人、团队和组织的生产力。ob欧宝娱乐app手机下载
在任务管理软件中寻找以下特性:
- 任务分配和个性化的任务列表以保持工作的组织性
- 多个视图选项，以便团队成员可以以适合他们的方式查看他们的任务列表
- 自动化特性可以轻松跟踪任务状态，例如颜色编码和通知
- 与您已经使用的工具集成，这样您就可以导入任务并跨平台保持最新
访问我们的概述页面了解更多任务管理软件．
工作流自动化软件
工作流自动化软件指自动化业务流程的工具，其目标是流程化流程，消除瓶颈和流程差距，并提高团队或组织内的效率。
工作流自动化软件的关键特性包括:
- If/then功能，这样你就可以设置基本的逻辑来触发你工作流程中的下一步动作(例如，如果一个框被选中为完成，那么团队成员就会收到进入下一步的通知)
- 灵活性使您可以创建独特的流程，以支持您的团队或组织的工作方式
- 低代码或无代码功能，这样团队就可以在不需要IT帮助的情况下实现解决方案
- 自动通知、提醒和状态更新以保持流程的运行
- 审计跟踪，以便您可以轻松地调查流程延迟、差距或瓶颈
- 与现有工具集成，这样您就可以将数据、联系信息等整合到一个无缝工作流解决方案中，而无需手动操作
报告特性以评估项目进度和工作流程本身
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