管理多个项目的策略，技巧和工具

而项目管理管理多个项目更关注组织的总体战略目标，就像管理单个项目一样，管理多个项目需要您关注特定的可交付成果和最后期限。

因此，虽然管理多个项目似乎属于规划管理的范畴，但这两个概念是截然不同的。

与管理单个项目相反，管理多个项目需要管理者了解不同的优先级并部署各种技能。

以下是管理多个项目所需的一些差异和技能:

• 全面的思考:您需要了解这些项目是如何组合在一起的，同时还需要考虑为什么每个项目对您的组织都很重要。当你的团队在有限的资源下对任务进行优先排序时。欧宝体育app官方888
  
  “管理多个项目和管理一个项目不一样。你不能简单地采用相同的方法做两次，在每个项目中应用相同的过程，”他说伊丽莎白Harrin他是总部位于英国的Otobos咨询公司的董事，也是一位项目管理方面的作家、培训师和演讲者。“这给你带来了更多的工作，而且不适合你的利益相关者的思维方式。他们是作为一个统一的整体来整体地管理他们的工作量，你也应该这样做。你不能孤立地看待每一个项目。”
• 建立和重新评估优先事项:对于单个项目，您可以相当容易地确定任务的优先级，有时只需按顺序完成它们。然而，对于多个项目，团队领导和成员必须在不同的任务和项目中建立优先级，并随着工作的进展不断重新评估，以确保他们首先完成最重要的任务。
• 沟通与定期签到:当团队成员在多个项目中工作时，更重要的是不断地进行沟通，并向团队提供所有进度更新的访问权。团队领导也应该定期与团队成员沟通，这样每个人都知道(以及如何)完成最重要的工作。
• 日程管理:团队领导需要了解和管理团队成员的时间表。这样做可以确保任务得到他们需要的关注，团队不会错过任何最后期限。

你必须有一个同时管理多个项目的策略，要想做得好，你需要不断评估优先级，并处理各种任务。

以下是管理多个项目的一些指导方针:

• 提前计划:经理和项目经理面临一个典型的问题:在一项任务上花费太多的时间。在投入新项目之前，预估完成现有任务所需的时间。然后，创建一个全面的项目范围并相应地安排任务。如果你不这样做，你可能会发现自己从一个项目跳到下一个项目，不知道接下来要完成哪些任务才能保持在正轨上。
• 评估项目任务:按截止日期分开项目任务，并按子类别(每日、每周和每月)组织它们。遵循一个基于类别和项目截止日期的目标任务流程，这样你就可以在整个项目进度中有效地处理它们，并避免瓶颈。
  
  下面是一些处理大量任务的技巧:
  • 按重要程度用颜色标记任务。
  • 每天至少完成一项任务。这并不一定是一个巨大的任务，但它应该是你当天完成的事情。
  • 列出(并完成)小任务，以帮助实现大目标。跟踪这些任务，创造一种个人成就感，你可以在进度更新时报告。
• 优化结果:无论你有多有条理，如果你不根据期望的结果来划分任务的优先级，管理多个项目会很有挑战性。让你的团队帮助建立一个系统来识别和跟踪优先级。
  
  在你停止一项任务之前，问问自己如果没有按时完成这个项目会发生什么。考虑每个项目如何与更大的公司目标相结合。然后，确定最具影响力的工作。
  
  以下是参与多个项目时需要牢记的一些重要内容:
  • 不要从最简单的项目开始。相反，你应该根据影响最大的事情来确定工作的优先级。
  • 定期检查团队成员，看看在项目进展到下一个任务之前，哪些任务需要完成。
• 设定预期:在您开始任何项目工作之前，通过对项目目标和理想的(但现实的)截止日期有一个清晰的理解来管理期望。如果你不能在原定期限前完成目标，那就和项目负责人谈谈，做出调整。

专家强调，管理多个项目需要你持续跟踪目标，运用优秀的沟通技巧，并学会在你不能承担额外工作时告诉别人。

下面是一些管理多个项目的额外技巧:

• 避免多任务:有效管理并按时完成多个项目，避免频繁更换任务。相反，在一段确定的时间内(至少45到60分钟)把你的全部注意力放在一项任务上。设置一个计时器，坚持工作直到计时器响。如果可能的话，延长一个任务的周期。
  
  当你经常更换任务时，你的效率会降低。ob欧宝娱乐app手机下载你的大脑需要时间来适应每一个变化，然后才能高效地完成一项新任务。ob欧宝娱乐app手机下载
• 建立坚实的流程结构:克里斯汀Jourdanis，加州航运和物流公司空域的高级技术产品ob欧宝娱乐app手机下载经理提供了以下建议:“建立一种共同的语言和一致的高级流程是最重要的。如果我不能在整个团队中有效地沟通，就没有人理解我在说什么，结果就不能满足项目的预期目的。如果没有人知道整个项目应该发生什么，那么当某些事情可能偏离轨道时，他们就不会提供关键的输入。我试图建立一个自主的系统，在这个系统下，团队成员有权以一种自动的方式报告他们的进展。”
• 致力于交流:强有力的沟通是确保一切顺利进行的关键。面对如此多的日常工作和项目，我们很容易忽视或忽视一项重要的任务。创建一个明确项目优先级的组织系统，而不需要过度沟通和微观管理你的团队。然后，专注于沟通对成功至关重要的东西。
• 说“不”:如果你对所有的新工作都说“是”，你将无法有效地推进多个项目。其他人可能会定期给你分配新的任务，而你必须能够对任何你实际上无法承担的任务说“不”——否则，现有的任务将会受到影响，因为你会错过最后期限，产生不合格的工作，或两者兼而有之。
  
  Otobos Consultants的哈林表示:“(对良好管理多个项目)最重要的约束是每天没有足够的时间。”这既是一个资源管理问题，也是一个投资组合优先排序问题，因为老板们希望员工对每一个新计划都说“是”。他们不愿意就成功交付所有项目的现实可能性进行坦诚的对话。”
• 避免干扰:在当今的工作环境中，有很多让人分心的事情——电子邮件、Slack信息、电话文本、会议、电话或Zoom电话。为了在项目任务和目标上取得进展，您必须在一段确定的时间内避免这些干扰。设置定时器和静音电子邮件，文本和其他通知。
  
  关于如何有效地集中精力和管理时间的其他有用的建议，请阅读我们的时间管理技巧指南．
• 让你的团队和你自己负起责任:定期与你的团队进行检查(有些可能是一对一的会议)。您还需要安排团队范围内的会议或较小的小组聚会，在那里人们可以讨论进展或他们遇到的问题，以及报告他们计划在接下来的一周完成什么(或其他确定的工作时间)。项目经理还应该报告任务和任何问题。
  
  Harrin说:“定期检查并与你的团队建立关系。“你主要想让他们觉得，他们可以告诉你挑战或即将休假的时间，这样你就可以制定自己的时间表。我教人们使用一个统一的日历，在他们所有的项目中显示每个项目的关键里程碑和要点，这样他们就能始终记住大局。”
• 开发一个商业信号:当你在某些时间不受打扰时，向同事发出信号——除了真正的紧急情况。这可能意味着:
  • 在你的门上或工作场所上贴一个物理标志，说明你在一段时间内不能被打扰
  • 电子邮件自动回复，直到指定时间才会回复非紧急邮件
  • 在日历上划出时间
• 总是复核目标:来自空域的Jourdonais建议团队“为项目的预期价值设置一个频繁的基线，并查看项目是否在跟踪以交付该价值。我习惯于在我们所处的市场发展极其迅速的公司工作。由于不稳定的商业因素，项目的意图往往与预期的结果不一致。我密切关注事情何时可能偏离预期的轨道。有时这是可以的，我们意识到我们需要改变方向，洗牌我们的优先级。
  
  “保持对这一切的了解是具有挑战性的，但我的错误在于过度沟通和记录这些变化是如何发生的，所以没有人会觉得他们不了解我们今天的每个项目。”
• 委托任务:把工作交给别人很难，但有时候，为了按时完成所有重要的工作，这样做是必要的——尤其是对经理来说。
  
  委派工作实际上是对每个人时间的最有效利用。如果你不是经理，确保经理批准所有可能的工作调动。
• 管理的期望:随着项目的推进，继续与项目负责人沟通在完成某些任务时遇到的任何障碍，或任何其他问题。帮助他们理解为什么某些项目目标或截止日期可能需要在截止日期到来之前很久改变。
• 总是了解即将到来的任务:Thomas Cagley是总统汤姆·卡格里律师事务所，帮助公司进行软件开发和维护的咨询公司。他说:“有单一的任务积压是至关重要的。”“待定项需要提供工作优先级的整体视图，并纳入正在使用的任何工作管理系统。”

专家建议采用一系列项目管理策略和方法来同时管理多个项目。为了实现这些策略和方法，你可以使用以下基本工具:

• 甘特图:一个甘特图是项目的时间轴视图，它跟踪任务、资源、任务之间的依赖关系以及整个项目进展。欧宝体育app官方888(要了解更多甘特图和下载免费甘特图模板，请访问“多个项目的免费甘特图模板”)。
• PERT图:这种类型的图表提供了一个项目中所有计划任务的顺序的、图形化的视图，以及完成一个项目所需的最短、最长和最可能的时间长度的投影，以及最可能的项目长度。(阅读我们指导PERT图和找到模板)。
• 鱼骨/石川图:用于根本原因分析，这种类型的图表看起来像鱼的骨架。注意你正在分析的鱼头部的问题，以及任何可能的原因，如鱼鳍从脊椎伸出。(如欲了解更多鱼骨图和其他精益技术，请访问精益流程改进不可或缺的指南与模板和案例研究”)。
• 工作分解结构(WBS):这个可视化工具可以帮助您定义和跟踪组成项目的所有小组件和可交付成果。(阅读我们WBS指南了解更多信息。)

以下是一些重要的策略和方法，可以帮助你同时管理多个项目:

• 瀑布:这是最传统的项目跟踪方法，在这种方法中，团队成员按顺序的阶段规划项目。这样做通常可以让您看到，只有在前一个阶段结束后，后续阶段才能开始。(阅读我们教程，学习如何创建这些图表了解更多信息。)
• 敏捷:这种方法基于迭代开发，并开始作为软件开发的策略。工作和解决方案随着协作团队不断地在试验和错误的基础上工作，以调整和改进流程而发展。(你可以通过访问“关于敏捷项目管理你需要知道的一切”)。
• Scrum:作为最常见的敏捷方法之一，Scrum比纯粹的敏捷更结构化。Scrum为团队提供了一种方法，让他们思考如何让某些东西最好地工作，然后不断地测试和改进它。(阅读我们了解更多Scrum方法论的指南。）
• 冲刺:在敏捷项目中,冲刺是团队在固定时间内完成的特定工作的迭代。“冲刺”通常持续两周左右，不会超过一个月。每个Sprint都专注于完成一个特定的任务ob欧宝娱乐app手机下载产品待办事项列表，它是必须完成的任务列表。
  
  领空的Jourdonais表示，她可能会在一些项目中混合使用更传统的瀑布模式和敏捷模式。
  
  Jourdonais说:“要让全公司范围内的核心用户接受敏捷的许多风格，并在一些项目中规定截止日期，这是很困难的。”“我倾向于以瀑布式的方式从截止日期开始逆向工作，在每个两周的冲刺中完成大量既定工作。然后，以一种敏捷的方式，当我们在每个sprint中了解到截止日期的可行性时，我重新制定项目基准并更新项目。当你发现你在每个冲刺阶段的轨迹并做出调整时，你就会开始快速了解哪些项目有真正的截止日期。”
• 看板:这是一种协调技术，经常用于制造和生产中，其中团队使用小ob欧宝娱乐app手机下载看板卡片代表任务。团队成员移动这些卡片看板它有不同的列，表示制造或项目过程的各个阶段。
• Scrumban:这种项目管理方法结合了Scrum和看板的特性。它结合了Scrum的结构和看板中增加的团队灵活性。Thomas Cagley说道:“我在内部项目中使用Scrumban方法。“工作被优先化、细化，然后随着可用容量的增加而变成正在进行的工作。”
• 扩展敏捷框架(SAFe):这是一种使用敏捷框架的方法，但更适合大型组织。
• 关键路径方法:使用这种方法来确定一个团队完成一个项目必须完成的任务顺序。它显示了项目可能的最长持续时间，这提供了对项目进度的洞察。(如欲了解更多有关此做法的信息，请访问“关键路径方法的终极指南”)。
• 关键链或关键链项目管理:关键链类似于关键路径，但它在预测完成项目所需的时间时更多地考虑了组织的资源。欧宝体育app官方888
• Rational统一过程(RUP):这是一个起源于IBM部门的过程，在该部门中，您将软件开发或项目工作划分为四个阶段:初始阶段、精化阶段、构建阶段和过渡阶段。
• 正方形的方法:在这种方法中，用户创建一个任务列表，然后从重要、不重要、紧急、不紧急这四个方框中选择适合的任务。然后团队成员根据这些选择执行工作。

这个入门工具包包括一个概述模板，以帮助您的团队一次跟踪多个项目，以及在此过程中提供帮助的模板。具体来说，你会发现一些模板来提议一个项目，创建一个项目章程，同时跟踪多个项目，包括跟踪每个项目的细节、责任和截止日期。

下载管理多个项目的入门工具包

当同时处理多个项目时，我们很容易感到不知所措，因为跟踪所有事情、以最佳方式协调工作以及有效沟通都是一项挑战。

以下是管理多个项目时最常见的一些挑战:

• 你所有的项目都缺乏可见性:在一个地方看到和评估每个项目的所有工作和总体目标是很困难的。
  
  “如果你无法想象这份工作，管理它就会变得非常困难，”卡格里说。
• 交付物和过程的不一致:有些项目以不同的方式管理，或者通过无数不同的系统进行管理，如果可交付成果和过程不一致，就会导致效率低下。
• 任务优先排序的不确定性:面对如此多的任务和项目，团队领导或成员在任何时候都很难确定最重要的任务的优先级。
• 重复的工作:如果你的团队不能很好地协调工作，团队成员可能会在不知不觉中完成相同的任务。
• 丢失或丢失信息:当您不跟踪每个项目的基本信息时，您的团队可能会错过对完成项目至关重要的信息。
• 团队内部缺乏沟通:当同时处理多个项目时，您可能会经历沟通中断，从而导致效率低下。
• 无效的资源分配:当你没有很好地跟踪和协调所有的工作和所有的项目目标时，你可能会在某些任务上使用太多的资源，而在其他任务上却没有足够的资源。欧宝体育app官方888
• 远程工作妨碍团队合作:团队领导和团队成员都知道，扎实的工作可以远程完成。但是，当团队成员至少定期见面时，合作有时仍然更有效。
  
  Jourdanis说:“对于远程工作……跨工具平台和时区的高效协作可能是一个巨大的挑战。”“我总是喜欢和利益相关者坐在一个房间里来指导项目。在没有空间的情况下，你很难解读一个房间，并对更微妙的因素获得直觉，因为你不能总是看到参与者是否参与或倾听。我们很难知道如何有效地接触到每个人。”

自动化工作流在所有项目管理中都很有帮助，但在管理多个项目时尤其如此。您可以将重复的任务(如审批、更新和提醒)自动化。技术可以为团队成员腾出时间来处理更复杂的工作。

您的团队可能会考虑使用低代码或无代码的软件来管理多个项目。这些平台提供了一个图形用户界面，可以帮助您的团队编写简单的解决方案，而不需要手工编写任何代码。这类软件的例子包括Visual LANSA、GeneXus、Creatio和Smartsheet。

您可以通过阅读我们的工作流自动化指南．

如果没有项目管理软件，管理多个项目可能会令人不知所措。项目管理软件提供了一系列工具，可以帮助您在同一时间更好地管理多个项目。

项目管理软件可以帮助你做到以下几点:

• 将关于一个项目的所有文档、注释和消息收集到一个平台中。该平台通常还提供项目中任务状态和整体状态的快速总结。
• 在所有团队成员都可以看到的实时日历中安排任务和子任务。
• 创建每日或每周报告，提供个人和团队进展的概述。
• 创建自动的待办事项清单。
• 创建可用资源和资源管理的跟踪报告。欧宝体育app官方888

通过设计一个灵活的平台来满足团队的需求，并根据这些需求的变化进行调整，从而使你的员工能够超越自我。

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