从项目管理中学到了什么?
这个词经验教训指的是你通过参与和完成一个项目而获得的经验。一个团队应该在新项目开始时应用过去的经验教训，并在项目完成时和完成后汇编新的发现。
虽然在项目结束时收集经验教训是必要的，但在项目中途收集输入也可能是有益的。
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吸取教训的目的是什么?
记录和应用所获得的经验教训的目的是鼓励改进未来项目的最佳实践。我们的目标是创建一个能够从错误中吸取教训，重复并改进成功的团队。
帕蒂Armanini他是Festo美国公司的质量经理，拥有超过十年的管理经验。她鼓励项目经理“回顾过去的经验教训，以避免下次犯类似的错误。但同样重要的是，要利用未来的胜利，帮助简化项目，并在障碍出现之前帮助消除障碍。”
一个成功的项目经理认识到帮助和阻碍团队的过程。他们还可以实施他们所学到的经验教训，以不断改进这些流程。
从参与项目的每个人那里获取经验教训。层次结构中所有级别的团队成员对讨论都有重要的贡献，从尽可能多的人那里收集尽可能多的信息是明智的。这个过程本身甚至可以成为一种团队建设经验，因为每个人都能表达自己的想法。
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项目管理过程中的经验教训
项目管理协会(PMI)将项目管理的经验教训分为五个步骤。
- 识别
确定你可以从中学习的项目。这应该包括需要改进的地方，以及强调你的团队做得好的地方。
例子:团队确定他们无法在第二阶段的最后期限前交付结果。结果应在收到简报后的两周内公布，但在三周内就交付了。 - 文档
将学到的教训记录下来并创建一个列表。这个列表应该是一个团队的努力，包含所有团队成员的输入。
例子:把错过的截止日期和团队提出的其他项目一起列在清单上。 - 分析
分析经验教训，创建报告，并与团队成员和其他适用方共享。有时，您需要为不同的受众创建多个具有相关信息的报告。
例子:本应安排更多的时间以便在第二阶段交付结果。(注:在团队和管理层报告中包括这些信息，但不包括股东报告，因为这与他们无关，因为团队按时完成了工作。) - 商店
组织这些报告并将其存储在所有相关方都可以访问的位置，通常在驱动器或云存储中。
例子:使用公司的标准命名流程将这些报告编目到共享驱动器上。 - 检索
在存储报告时使用关键字，使它们更容易为将来的项目搜索和检索。
例子:当确定即将到来的项目的时间表时，搜索关键字的最后期限为已完成的项目找到有关实际时间表的过去经验教训的参考。
什么是经验教训文档?
一个经验教训文件是在项目生命周期中收集的调查结果和团队成员输入。创建一个流程，在整个项目的关键点上收集输入，然后记录并使用它来创建详细的报告。
重要的是要记录这些最初的观察结果，以便以后可以访问它们。此文档包含您将用于编写报告的原始数据。
如何记录经验教训
项目经理负责记录和识别在任务或项目的整个生命周期中获得的经验教训。一个成功的项目经理会运用以下策略:
- 决定您想要为您的报告记录的指标。这些可以是预期的结果vs.结果，可操作的项目，或者从以前的项目中吸取教训的机会。
- 询问团队哪些方面进展顺利，哪些方面可以改进。与团队开会时进行调查或记录反馈。
- 把这些回答整理成一个文档，便于阅读和参考。这些文档稍后将用于创建您的经验教训报告。
- 收集并保存这些文件，以便将来项目中参考。这些文件应该存储在云服务器或共享驱动器上，以便将来团队的所有成员可以随时访问它们。
你和未来的团队将利用这些反馈从你的经验中学习。创建流程来简化信息的捕获和共享是很重要的。
如何在项目管理中获取经验教训
获取经验教训的一个好方法是调查参与项目的人员并观察他们。你可能会发现，通过在项目期间进行调查，而不是在项目结束后才进行调查，你可以得到更多样化的回答。
项目中期调查的一个好处是，您可以在问题成为真正的问题之前识别并纠正它们。Armanini帮助为项目经理创建了以下项目中期调查样本:
如何举办经验会议
经验会议可以在项目的任何时候举行。在会议期间，你的团队应该分享哪些方面进展顺利以及哪些方面需要改进的反馈。这些会议也是一种有效的团队建设活动，因为它们比单独进行调查更具协作性。
你的经验会议应该遵循类似的格式，通常以一个明确的议程开始。让你的团队知道你将负责什么以及你希望他们做出什么贡献。接下来，鼓励一个强有力的小组讨论在项目中获得的经验教训，并确保你已经指派了一个人来做会议记录。这种讨论应该包括对所吸取教训的批判性评估，以及如何在未来项目中利用它们的计划。
要了解更多，请阅读我们的指南如何召开经验会议．
如何撰写项目管理的经验教训报告
应用经验教训的最关键步骤之一是创建经验教训报告。撰写经验教训报告的目的是巩固来自团队的输入，并以简洁易读的方式将其呈现给观众。
一步一步:写一份经验教训报告
写报告时，要考虑以下几点:
- 确定你的报告的受众。这份报告是给利益相关者的还是项目团队成员的?团队成员的报告将更多地关注项目内的日常操作，而涉众的报告将突出总体情况。
- 确定文档中获得的经验教训，这些经验教训对读者来说很重要。
根据所适用的报告类型组织您的调查答复和反馈。许多响应可能会出现在多种类型的报告中。 - 总结经验教训。为流程改进提供建议。还要确定哪些方面进展顺利。
- 分发和存储报表。在云中或共享驱动器上创建一个文件夹，以供参考和在未来的项目中使用。
如何分享经验教训
分享你的发现的最好方法是为不同的参与度创建具体的报告。创建经验教训报告的目标是将团队的发现分发给目标受众。
- 了解你的听众:一个机构的不同层次的成员关心不同程度的经验教训。您将希望根据您的受众在组织中的参与度来呈现定制的报告。
- 给利益相关者什么:涉众应该看到项目的更大范围。他们会对诸如预算问题和利润率、长期时间表和截止日期，以及你的项目与行业内其他目标的一致性等内容感兴趣。
- 给团队成员什么礼物:团队成员对项目的日常操作感兴趣。给他们一份报告，强调每个人的截止日期(包括完成和错过的)，团队凝聚力和沟通，以及项目的整体成功。一定要让他们也知道他们做得很好。
- 在中央存储库中存储报表:您应该将报告存储在完全可访问的数据库中，例如共享驱动器或云存储，以便组织的不同成员可以在任何时候引用它们。
- 创建一个项目课程列表:为你的发现做一个基本的大纲，不要过多的细节。这个列表可以通过电子邮件或公司通讯与更广泛的受众分享。
项目中有哪些经验教训?
每一个完成的项目都为参与其中的人提供了经验，无论它是否成功。这些经验可以是普遍的，也可以是特定于任务的。下面是一个组织中不同层次的经验教训的例子。
项目经理的经验教训示例:
- 支持你的团队:适当地分配任务，并执行切实可行的最后期限。营造一个鼓励合作的环境。
- 沟通清楚:经常与团队沟通，保持沟通畅通。明确你的期望。
- 经常表扬:当你的团队做得很好的时候，让他们知道。正如阿玛尼所说，“别忘了奖励自己那些胜利!”
团队成员的经验教训示例:
- 寻求建议:向领导和队友寻求你所需要的信息。
- 经常查看:与项目参与的各个层面进行有效沟通，并定期向经理汇报最新情况。
- 改进你的工作:接受反馈并利用它来改进。这将帮助你从错误中吸取教训，取得成功。
公司领导的经验教训:
- 概述大局:明确你的期望。在项目生命周期的早期考虑预算和时间问题。
- 防范风险:检查高风险区域。尽量赶在大规模延误之前。
- 教育你的团队:利用你的持续经验(以及你周围的人的经验)来改进各个层面的流程。
为什么经验教训在项目管理中很重要?
从过去的项目中获取和利用经验教训的组织可以更容易地避免错误，重复他们的成功，并将未来工作的风险降至最低。项目经理在这个过程中扮演着不可或缺的角色，并使他们的团队茁壮成长。
根据劳工统计局在美国，大约一半的新企业会在头五年倒闭。致力于记录和改进其流程的公司比不这样做的公司有更好的生存机会。雇用和保留优秀的项目经理可以确保这些过程将不断改进。
项目管理经验教训的好处
通过总结经验教训，你可以利用你的成功，并记下你的错误。从项目管理中学到的其他好处包括:
- 从经验中学习:利用你的成功，避免过去的错误。阿玛尼尼建议:“实时记录所学课程，这样在学习过程中就不会忘记任何东西。”
- 找出效率低下的领域:取消冗余程序，精简今后的工作。摆脱任何不利于团队实现目标的东西。
- 记录你的过程:允许未来的团队利用你的专业知识。与后来者分享你的知识。
- 证明增长:用可以追溯到过去项目的有ob欧宝娱乐app手机下载组织的报告来展示生产力和结果。将这些报告与将来的报告进行比较，以跟踪你的进展，或者找出你仍然困扰的地方。
- 培养更有凝聚力的团队:通过获得更多的胜利来提升团队士气。
- 提高交流:让你的团队从第一天就参与到这个过程中来。通过倾听他们的意见来鼓励他们参与进来。
- 建立最佳实践:找出最适合你的团队的方法，然后实施并执行这些改变。
挑战与项目中的经验教训
当您与团队一起实现经验教训过程时，您可能会遇到一些挑战。以下是项目经理面临的一些挑战:
- 未来实现:将你所学到的经验应用到未来的项目中是很有挑战性的。“作为一名质量专业人士，对于进展不太顺利的事情，我倾向于采取根本原因、纠正措施(RCCA)和8d型调查。这两种方法都是以结构化的形式陈述问题，确定原因，然后提出纠正措施以消除或减少原因，”Armanini解释道。
要了解有关根本原因分析的更多信息并下载免费的根本原因模板，请阅读“免费的根本原因分析模板:完整的集合”。 - 时间管理:当你在紧迫的截止日期前，找时间收集团队的意见似乎是不可能的。一定要考虑到收集和分析经验教训数据的机会，这样你就不会漏掉它们。
- 组织:阿玛尼尼反思了她的公司在组织他们的经验教训数据时所做的改变。“起初，它是在预先填写的问卷上、笔记本上或白板或白板上的笔记上手写的笔记，然后是笔记的照片，以备将来参考。为了更有条理，我们已经开始使用微软团队和OneNote页面。”
- 责任:阿玛尼尼建议:“对于一个不习惯分享坏消息的团队来说，问卷要匿名。”避免将错误归咎于团队中的任何一个成员。此外，她说:“试着找个人来帮助你的治疗。如果由我来主持会议，那就需要有一个完全信任我的团队来提供诚实的反馈。特别是如果这是一个进展不太顺利的项目，请使用一个促进者。它可以帮助你在谈话中消除一些情绪。”
如何应用经验教训
将经验教训应用于未来项目的最关键步骤是首先确定这些经验教训。创建一个调查系统，与您的团队合作输入，并确保您记录这些响应，以便您以后可以访问它们。按照团队、任务或与你最相关的系统来组织。
与你的团队成员建立及时的联系。在正式会议之间举行非正式的聚会，根据项目的范围建立一个每周或每月收集反馈的系统。您可以使用这些评估来检查过去的经验教训，并在出现新的教训时识别它们。
不要害怕在同一个项目中实践经验教训，而不是等到下一个项目。事实上，一个有效的项目经理的一个标志是知道什么时候你需要把一个过程推向不同的方向。利用从你的机构中收集到的经验教训来指导你的团队走向成功。
项目管理经验的最佳实践
为您独特的团队考虑最佳实践是至关重要的。当涉及到项目管理的经验教训时，一些通用的最佳实践如下:
- 经常收集信息:调查你的团队，召开非正式会议。数据越多越好。
- 记录你的发现:确保你的报告有良好的文档记录，并且可以在存储中进行搜索，这样你就可以很容易地从过去的企业中找到相关的经验教训。
- 回顾过去的经验教训:在项目的每个阶段建立一个回顾经验教训的过程，并在执行过程中更新这个过程。
- 让整个团队参与进来:参与创业的每个人，从实习生到管理层，都应该有机会发表意见。
- 不要责怪:作为一个整体，团队会成功，也会犯错。培养友谊和合作，而不是敌意。
- 闭环:召开项目回顾会议，总结运营情况。有关项目回顾的更多信息，请查看我们的工程项目收尾指南．
在家工作环境中收集经验教训的注意事项
在理想的情况下，你将有机会亲自进行经验教训会议和调查。但是当团队的全部或部分成员在家工作时，您可能需要考虑其他因素。
“如果不在一个结构化的办公环境中工作，人们很容易变得自满。不仅是衣服，还有在会议中失去兴趣，因为会议是在线的，而不是面对面的。但由于我在一个重要行业的生产环境中工作，我们ob欧宝娱乐app手机下载并没有完全关闭很长时间。我从1月中旬开始全职工作。工程师、采购员等大多数人仍然在家工作。”
“我们把会议室变成了大休息室，桌子很少，这样间距更大，并且轮换休息时间，让更少的团队成员同时休息。”她建议在可能的情况下保持灵活的会议安排和调查截止日期，以适应这两个群体。
阅读我们的“在家工作的专家技巧和小贴士，学习如何在家庭工作环境中茁壮成长。
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