你可能已经自己使用Smartsheet一段时间了，或者甚至与你的团队合作使用。如果你已经开始在Smartsheet中与你的团队或其他利益相关者一起工作，你可能已经开始看到在合作和完成事情的方式上的一些改进。如果你能让你的合作更上一层楼——给你的团队他们所需要的东西来完成更多呢?
在这篇文章中，我将介绍三个团队协作技巧——基于关键的Smartsheet功能——它们将给你的团队带来胜利的优势。
1.你的团队需要的所有信息-在一个地方
协作的主要障碍之一是确保每个人都有他们需要的信息，以贡献他们在项目或过程中的那一部分。一项研究研究发现，员工每天有36%的时间在寻找和整合信息，而大部分时间，他们仍然无法找到他们需要的信息。
Smartsheet可以作为你的团队的唯一真相来源，这样他们就可以找到所有他们需要一起工作的信息。但是，保持在同一页上不仅仅是更新同一工作表中的单元格。通过使用附件、注释、@mentions和表单，您可以将有关工作的信息、相关文档和对话放在一个容易找到的地方。
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评论和@提到捕捉对话
评论可以为正在进行的工作提供很大的透明度，因为它们将以前可能在电子邮件或聊天中丢失的问题和讨论记录在表格中。通过使用注释记录有关任务的讨论，将团队成员的对话从聊天应用程序中提取出来，存入Smartsheet。然后，您可以跟踪对话和笔记，让团队中的每个人都可以访问他们需要的信息。
你甚至可以通过在评论中使用@mentions来标记特定的评论，这将立即通知特定的人你的评论。
在任何时间访问所有附件
Smartsheet还有一个栏，你可以附加文档和图像从谷歌驱动器，微软OneDrive, Box, Dropbox, Evernote, Egnyte，或直接从您的计算机。您还可以添加url以便于网页的引用。
附加相关文件和图片可以帮助你和你的团队轻松找到你需要的文件来完成特定项目的工作，而不需要记住它们保存在哪里，也不需要在你的电脑或其他应用程序中搜索它们。这使得保持工作的组织性变得很容易，因为文档和图像附加到指定的任务行。
对工作表具有所有者、管理员或编辑权限的任何人都可以直接在该工作表中工作，并使用和访问注释和附件。
轻松地从任何人收集数据与形式
智能表表单允许其他人向工作表添加行。表单对于您或您的团队成员来说是一种很好的方式，可以准确地指定您需要从彼此或其他涉众那里获得的信息，无论您是处理请求、捕获任务还是收集反馈。创建一个表单来直接在您的工作表中捕获信息非常简单。观看下面的视频了解更多，或者加入我们即将到来的网络研讨会看看它是怎么做的。
通过在表格中添加一个表格，你的团队可以一次获得他们需要的所有信息，而不是来回发送电子邮件或使用聊天应用程序来填补空白。这减少了收集信息并将其输入表格的过程中所涉及的时间和电子邮件的数量。
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2.给正确的人正确的访问与表格权限
在Smartsheet中，大多数人通过直接与他们的团队成员或参与工作的其他利益相关者共享一张表来进行协作。这意味着他们会邀请其他用户根据需要使用共享按钮对工作表进行更改。
你可以与任何有电子邮件地址的人共享表格，即使他们以前没有使用过Smartsheet或没有Smartsheet许可证。未经许可的用户仍然可以在表格上进行协作;他们只是不能拥有或创建表格。
但是一个组织中的人员和团队可能会以不同的方式使用Smartsheet。并不是每个用户都应该具有相同的访问权限来添加或更新工作表中的信息。这就是为什么确保正确的人——包括内部和外部合作者——有适当级别的访问是重要的基于用户的权限—所有者、管理员、编辑器和查看器。使用Smartsheet，您还可以锁定行和列，以防止其他用户编辑特定行和列中的数据。
中的工作表权限和锁定行和列的详细信息我们即将举行的研讨会．
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3.让自动化推动你的项目前进
想象一下，您可以花五分钟建立一个自动化的工作流程，然后节省您过去用于跟踪团队状态更新、提醒他们截止日期以及确保每个团队成员知道他们的行动项目的时间。有了自动提醒、提醒和更新请求，即使你只是出去喝杯咖啡，你也可以合作并推进工作。
停止跟踪状态更新
在与团队协作时，设置自动更新请求，以自动询问有关打开任务的最新信息。例如，您可以创建一个自动更新请求，该请求基于请求受让人更新状态列的日期列触发。
或者，当状态更改为“In Progress”时，您可以设置一个自动更新请求，请求受让人更新任务的估计持续时间。
分配任务时通知团队成员
您还可以设置自动化，以便在团队的特定成员被分配新任务时通知他们。因为您可以根据“联系人列表”列类型中指定的联系人设置要发送给特定用户的通知。
例如，在设置警报时，您可以选择“Assigned To”列，这样当一个联系人被分配任务时，该特定的联系人就会得到通知。
永远不要忘记截止日期
你担心你的团队在最后期限前完成任务吗?你是否发现自己在接近交付日期的时候会去查看他们，只是为了确保你在按计划进行?嗯，您可以根据工作表中的日期列类型设置自动化，从而自动化这些提醒。
当关键日期临近或需要做某事的特定日期时，给你自己和你的团队发送自动提醒。您还可以在日期过去后设置自动提醒，以检查过期的交付物或提醒团队成员报告要求。
要了解更多关于如何使用这些和其他Smartsheet功能，以使您的团队更有效地合作，请观看我们的协作最佳实践工作智能网络研讨会:
