信息管理策略:从打孔卡到数据仓库，展望大数据和人工智能的未来

信息管理(IM)指数据的收集、组织、存储和维护，包括文档、图像、知识库、代码和其他类型的虚拟媒体。IM源于传统的数据管理，侧重于存储和维护物理介质。

随着技术、理念和业务需求的变化，信息管理的定义也在不断发展。IM可以包含一个组织活动的循环:收集数据、分析、分类、上下文化和存档(在某些情况下，删除它)，以支持业务需求。这意味着数据和信息有生命周期:它在一段时间内有用，但在某些时候就不再有价值了。

像任何其他业务实践一样，IM包含了一般的管理概念，例如计划、控制和执行。信息管理还包括数据管理及其相关活动。数据管理是工具和策略的开发和实现，这些工具和策略允许数据在其生命周期中从一个阶段进展到另一个阶段。

信息管理有四个主要组成部分。

• 人:不仅是那些参与即时通讯的人，还有数据和信息的创造者和用户。
• 政策及程序:确定谁有权访问什么内容的规则、如何存储和保护信息的步骤以及归档或删除的时间框架必须被存储和保护。
• 技术:存储数据和信息的物理设备(计算机、文件柜等)以及所使用的任何软件。
• 数据及资料:其他组件使用什么。

信息管理不是什么

IM经常与内容管理或知识管理。虽然这三个过程是相关的，并且有一些重叠，但它们确实有一些区别。内容管理处理网站使用的数据(文本块、图像、视频等)，以及组织和显示数据(例如XML标签或HTML编码)。知识管理类似于图书馆学，处理培训和教育的信息，以及知识和专业知识的转移，以及经验教训的传递。

有许多信息管理原则。众所周知的一组是the信息管理知识体系(IMBOK)，这是一个将管理技能分解为六个知识领域和四个过程领域的框架。

知识领域包括:

• 信息技术(IT):硬件和软件
• 信息系统:将IT内置于满足业务需求和策略的系统中
• 业务信息:通过使用诸如信息系统之类的工具对数据进行分析和上下文化来创建
• 业务流程:如何评估和使用业务信息来做出决策
• 业务利益:业务信息将提供的预期优势
• 商业战略:给公司指明方向的总体规划。理想情况下，通过基于业务信息的业务流程做出的决策将指导战略并导致业务利益的实现。

IMBOK过程域是:

• 项目:为信息系统增加新的容量、软件和硬件
• 业务变更:评估信息以推动流程的改进
• 业务运营:业务的日常运作。这些将指导基于流程更新的改进，并有望增加收益。
• 性能管理:尝试确保操作以最高容量运行

数据即产品ob欧宝娱乐app手机下载
就像公司生产螺母和螺栓一样，一个公司部门(如IT)可以生产其他部门(如财务或营销)或其他业务部门将其视为产品或服务的数据。ob欧宝娱乐app手机下载有了这种心态，提供实体将把接收实体视为客户，因此可能会对其需求作出更积极的反应。

Stefan hasse还英国利兹Whitecap咨询公司的主管解释道:
“信息管理是一门多方面的学科，以数据合规为中心。组织访问、创建、分发、管理、存储、保护和保护各种各样的信息，这需要强大的数据治理、访问管理和数据保护。”

信息管理策略是帮助公司确保其IM实践同步、改进流程并为未来做好准备的计划。从陈述当前状态到确定目标，这些计划可以包括以下信息:

• 当前的状态
• 未来的目标
• 实现这些目标的具体步骤
• 获取新资源的计划欧宝体育app官方888
• 与业务部门交互的流程和策略
• 分配实施和报告的责任

这个词数据指原始的数字或事实，而信息是经过处理、结构化、解释和组织的数据，以便为决策和计划提供信息。公司可以从许多来源获得数据，包括:

• 遗留系统:用于长期积累的数据。公司的遗留系统(例如学习管理、员工记录、财务历史)都包含可以利用的有用数据。
• 数据创建:交易、制造、付款、采购和员工审查(仅举几例)都会创建数据。对于零售商来说，这些数据可能是他们的销售点系统跟踪了多少锤子和锯子的销售。对于制造商来说，它可能是组装的计算机显示器的数量。对于快递公司来说，它可能是包裹被送到指定地点的时间。
• 数据收集:来自外部来源的数据，如天气趋势、新闻报道、道路封闭通知或招聘趋势。这类数据可以免费购买或收集。

数据如何变成信息
数据通过解释、分析、语境化、处理和其他IM活动成为信息。

丽贝卡·卡特他是底特律Global Team Blue公司的高级内容策略师，他说:“数据就是原始数据。数据经过工具和/或人员的过滤，这些工具和/或人员对数据进行组织、分类、分析、标记和分发，从而成为上下文中有意义的信息。”

例如:司机购买了多少加仑汽油的记录就是数据。同样的司机计算他们的里程数，使其成为信息。如果他们根据天气状况或城市与高速公路的对比来记录里程，就会得到更丰富的信息。

在业务上下文中，销售的鞋的数量和每双鞋的价格是数据。按商店绘制销售图表，将销售数字与前一时期进行比较，或跟踪有多少客户使用优惠券使其成为信息。

虽然有许多方法可以将数据变成信息的方式概念化，但一个众所周知的概念是由安迪Bytheway他是南非西开普大学计算机科学教授。该模型假设了两个轴:

• 来源:内部vs.外部-数据是否来自组织内部(销售数据，电子邮件)或外部(新闻报道，每小时路况)。
• 结构:结构化与非结构化-数据是否经过分析或放在上下文中，或者只是事实的集合。

最有价值的象限是内部结构。这些信息已经过审查、处理，并置于上下文中，为业务操作决策提供了最佳基础。

数据和信息是由公司创造或收集的公司资产。因为他们可以使企业更有价值，所以他们需要保护。与计算机或建筑物不同，数据和信息是无形的，因此通常很难赋予它们真正的价值。

一个2015信息数字化转型成熟度IDC的报告指出，“信息是新数字生态系统的核心。”为了从数据和信息中获得最大的价值，组织可以考虑信息价值链模型，由Elias Bizannes创建。虽然他在创建这个模型时考虑了B2C，但B2B或跨部门关系也可以适应它。该模型包括以下步骤:

• 收集和创建数据:数据作为一种资源具有价值。
• 过程数据:其价值在于组合、情境化等的能力。
• 生成的信息:可见的各种模式和连接是在此步骤中创建的价值。
• 应用知识:价值来自于使用已创建的内容对操作、流程等进行更改。

数据安全协议超出了本文的范围，但它们是任何信息管理程序的重要组成部分。犯罪分子和黑客明白公司数据的价值，这就是他们下手的原因。数据并不总是根据其价值得到应有的保护——以最近的Equifax数据泄露为例。通过阅读了解有关保护数据的更多信息网络安全101:问题与最佳实践。

战略信息管理(SIM)帮助企业和组织对他们创建和接收的信息进行分类和处理。它还可以帮助公司识别改善运营的机会，并通过数据使用分析对利润产生积极影响。

在2009年一篇题为“供应链泄漏下的战略信息管理”作者Krishnan S. Anand和Manu Goyal将SIM定义为“积极管理公司的信息需求，并在冲突出现时与运营需求进行适当的权衡，以实现利润最大化。”

信息管理系统(IMS)是一组硬件和软件，用于存储、组织和访问存储在数据库中的数据。它还提供了允许创建标准化和临时报告的工具。

可以执行特定业务功能的ims种类很多，包括以下示例:

• 商业智能系统:操作使用商业智能系统在收集、集成和分析收集到的数据和信息的基础上做出业务决策。
• 客户关系管理系统:存储有关客户的关键信息，包括以前的销售、联系信息和销售机会。市场营销、客户服务、销售和业务开发团队经常使用CRM。
• 销售人员自动化系统:CRM系统的一个专门组件，它使销售团队执行的许多任务自动化。它可以包括联系人管理、潜在客户跟踪和生成以及订单管理。
• 交易处理系统:完成销售并管理相关细节的IMS。在基本层面上，它可以是一个销售点(POS)系统，也可以是一个允许旅行者搜索酒店并包含房间选项(如价格范围、床的类型和数量或游泳池)，然后选择和预订的系统。
• 知识管理系统:客户服务可以使用公里系统回答问题和解决问题。

R. Rebecca Carter建议:“信息系统是由过程和工具组成的。通常您会看到过程必须适应工具，而过程应该驱动并通知工具。理想情况下，工具应该服从于流程。”

分析数据和信息以寻找改进机会是驱动和管理业务中任何地方的变更和改进的有用方法。以下是信息管理可以产生最大影响的一些关键领域:

项目:跟踪项目的有效性，并将经验教训应用到未来的项目中。
业务操作:找出哪些流程是有效的，哪些不是。
绩效管理:研究团队、经理和员工ob欧宝娱乐app手机下载的生产力，并寻找提高效率的方法。

i-SCOOP上的一篇文章指出，“通过战略性地看待这一切，并着眼于业务现实和优先事项，我们可以确保我们不属于那三分之二未能达到数据控制最佳实践标准的企业。”虽然最佳实践可能会有所不同，但下面的列表是一个很好的起点，是根据对众多来源的调查编制的。

• 易用性:IM系统必须易于使用。如果用户界面设计得不好，管理人员和员工可能会感到沮丧，并找到其他未经批准的方式来共享信息，这意味着他们不会遵守安全协议。尽早解决可用性问题也意味着以后很少对系统进行更新。第三版战略信息管理:管理信息系统的挑战和策略，由Robert D. Galliers和Dorothy E. Leidner编辑，指出“系统应该在开发的每个阶段和最终形式中吸引用户的概念鼓励了‘用户友好’系统的开发，希望早期的可用性可以减少后续维护的要求。”
  
  通过阅读UI设计了解更多关于UI设计的知识用户界面设计的关键要素以及如何在设计应用程序或网站时使用它们。
• 获得用户支持:在易用性的同时，必须考虑用户的需求。R. Rebecca Carter建议道:“不要只是做假设，而是要观察环境并直接询问用户的需求和期望。使用来自反光的设计并创造出能够倾听、进化和适应的系统。”
• 企业层面的计划和设计:与其允许部门管理他们自己的IM流程，不如从企业层面开始将共享和互操作性构建到程序中。
• 企业范围的重用:所有部门都应该可以获得数据和信息，这样可以实现规模经济、更好的决策和更好的反馈。
• 数据管理:创建策略来指导信息的组织、变更、分发、归档和删除。
• 集中式数据管理和治理:数据治理是对企业使用的数据的可用性、可用性、完整性和安全性的全面管理。数据治理规划包括治理主体、一组已定义的过程和执行这些过程的计划。在1991年的一篇题为全球化与信息管理战略，作者Jahangir Karimi和Benn R. Konsynski解释说:“缺乏集中的信息管理策略经常导致公司实体(例如，客户和产品)在数据库中具有多个属性……和值。ob欧宝娱乐app手机下载这使得价值活动之间的联系或数据共享变得困难....这些因素使得重要的业绩和相关数据无法用于决策，从而对公司的竞争优势造成了重大障碍。”
• 元数据管理:元数据提供了一种对数据进行适当分类的方法，因此可以将其与来自不同系统的数据进行比较和组合。元数据还可以帮助跟踪谁应该有权访问数据。元数据的示例包括创建日期、语言和类别。确保元数据是正确的和最新的，可以提高信息的可用性，并支持安全策略。
• 创建分类法:不同的群体对相同的概念有不同的术语。分类法将连接和分类这些术语，并允许跨系统搜索和共享。
• 数据质量管理:如果员工和管理者不能信任他们看到的数据和信息，他们就不会使用它。实现质量检查可以防止使用坏数据，创建一个在发现错误时纠正错误的流程，并保持数据的高质量。
• 提供数据和信息(有适当的限制):共享数据和信息是信息管理的主要目的，因此任何IM程序都应将此作为核心原则。然而，并不是每个人都应该有权访问所有内容，所以要清楚地列出谁应该有权访问，并确保您使用的技术支持这些策略。再次,从战略信息管理:管理信息系统的挑战和策略“管理信息包括确定应该保留什么，应该如何组织，应该保存在哪里以及谁应该有权访问这些信息。”
• 培训、规则和责任:培训访问数据和创建有关指导如何使用和共享数据的政策信息的人员。当政策被打破时，管理者和员工必须承担责任。
• 资讯科技及业务合作:拥有和使用数据的人与存储和处理数据的人之间的合作至关重要。在增加或更新系统时，IT部门需要把用户的需求放在第一位。在使用IT时，用户必须了解可用工具的限制。
• 持续改进计划:业务需求和可用数据总是在变化的。用这个想法设计一个IM程序和支持它的技术，这样它就可以适应新的或改变的输入，并产生新的输出。
• 规划未来:R.丽贝卡·卡特说:“……随着不可预见的技术进步以越来越快的速度发生，今天设计的任何系统如果没有对适应性进行规划，明天都会过时。你不能只是建立一个系统然后离开。各组织必须承认投入资源来维持和改进信息管理系统的重要性，以便它们能够在不断发展的过程中成长和对变化作出反应。”欧宝体育app官方888
• 设计与其他应用程序的集成和系统之间的互操作性:您的系统应该能够组合不同的和异构的数据源和格式，并将它们作为集成视图呈现。
• 审计跟踪:一个设计良好的IM系统应该显示谁访问了信息，他们对信息做了什么，以及他们与谁共享了信息。这有助于防止安全漏洞，并确保每个人都遵循既定的策略。

如前所述，数据和信息是资产。为了让这些资产创造效益，它们必须被投入使用。波士顿大学信息学教授n·文卡特拉曼(N. Venkatraman)开发了DIKAR(数据、信息、知识、行动、结果)，这是一个众所周知的实现IM项目效益的模型:

• 数据必须被解释才能呈现信息
• 信息必须被理解才能成为知识
• 知识允许管理者做出有效的决策
• 有效的决策导致适当的行动
• 适当的行动导致有意义结果

一个数据仓库是一组服务器的集合，这些服务器集中存储和提供对跨部门和系统的数字数据和信息的访问。物理数据仓库存在于20世纪90年代，但许多公司已经将其仓库转移到云上。

大数据指标准数据处理应用程序无法处理的大型数据集。这个词自20世纪90年代就出现了，但在过去的几年里，它的使用大大增加了。谷歌的Ngram浏览器显示了这一趋势:

大数据的定义仍在不断变化，但它通常与以下特征有关:

• 体积:tb通常是最小容量大小。
• 品种:数据以混合格式来自多个来源。
• 速度:数据需要快速处理，以便成为可用的信息。

数据存储成本的下降、处理器速度的提高以及软件的复杂性，使更多的公司能够接触到大数据。

如果您的企业需要实现信息管理计划，那么选择最佳实践并构建该计划以满足这些要求将有助于减少以后的问题。Stefan Haase建议:

要实施有效的信息管理战略，需要进行以下几项活动:

1. 创建治理框架——确定与组织数据的访问、保护和分发相关的角色和职责。
2. 对信息进行分类——大多数组织对待所有数据都是一样的，因为数据的保管者(通常是IT部门)不是数据的所有者(即最终用户或部门主管)。数据所有者忙于日常活动，而不关心信息管理。数据的保存者不允许移除或删除数据，即使数据是旧的，并且从法律或业务角度来看不再需要。因此，组织需要对信息进行分类，根据其价值进行管理。典型的类别是关键任务数据(最近三个月内创建或访问的数据)、重要数据(最近12个月内创建或访问的数据)、遗留数据(出于合规性原因需要保留的数据，例如三年、五年或七年)和非业务数据(例如个人数据，如个人照片)。
3. 根据数据的价值存储数据——所有关键任务数据需要立即访问，应存储在第一级存储，重要数据存储在第二级存储，将遗留数据永久归档，并删除个人数据。
4. 根据其价值保护数据——全天复制所有关键任务数据以确保不发生数据丢失，每天将重要数据备份到其他位置，遗留数据已经永久归档。
5. 数据恢复/业务连续性/灾难恢复计划——确保组织定期测试数据恢复和业务连续性/灾难恢复，以确保能够尽快克服任何潜在的数据丢失。
6. 访问管理——确保识别和强制用户类型，例如管理员、读写访问、只读访问或无访问。

R. Rebecca Carter建议:

当然，最好的起点是使用信息管理系统的人员。这些用户会有想法，通常基于他们的痛点和他们希望在理想系统中看到的东西。但是，他们可能无法在没有摩擦的情况下清楚地传达所支持的流程。而且，他们可能无法识别哪些流程可以得到新技术或自动化的支持。因此，设计人员必须在实时工作环境中研究任务，以便能够有效地为最终用户设计系统。

最有效的策略是考虑整个生态系统，尽可能整合以提高效率。我经常看到组织把注意力和资源放在单个任务组的工具上，但是没有注意到更大的图景，这导致了整个组织的效率低欧宝体育app官方888下。团队最终会得到几个不同的系统，这些系统彼此之间没有集成，整个组织将这些遗留系统拼凑在一起。通过为整个生态系统设计，团队可以最有效地共享、利用和重用信息。

同样重要的是要认识到，随着不可预见的技术进步以越来越快的速度发生，今天设计的任何系统如果没有对适应性进行规划，明天都会过时。你不能只是建立一个系统然后离开。组织必须认识到投入资源来维护和改进信息管理系统的重要性，这样他们才能在不断发展的过程中成长并对变化作出反应。欧宝体育app官方888

一旦你的IM程序启动并运行，遵循你已经确定的最佳实践是至关重要的。Carter解释道:“所有内容都有生命周期。研究，发布，监控，然后日落或存档。建立一个审核流程，看看你的信息是否仍然有用。”

“确保这些活动……不断得到审查、更新和挑战。并坚持最新的行业或特定行业以及国家或国际数据法规和合规要求率，”哈斯建议。

与任何业务规程一样，信息管理也存在障碍和批评者。下面列出了有助于减轻或克服这些问题的挑战和最佳实践:

随着大数据概念成为主流，大数据将继续推动信息管理的增长和变革。

人工智能(AI)的前景已经流传了几十年。计算能力和软件的进步终于使人工智能触手可及。在即时通讯领域，以下是人工智能可能带来的影响:

• 分析增加:数据准备和模式匹配将更加自动化，加速数据处理。
• 智能设备:这包括无人驾驶汽车、自动驾驶无人机和智能机器。这些都会增加数据量，并且需要越来越多的信息来操作。
• 智能代理:Siri和Alexa将会有很多新的表亲。人工智能将允许这些代理回答复杂的客户问题，协助预订酒店房间，并通过发送邀请和根据饮食限制订购每个人的午餐来安排会议。这些活动也将产生数据和需要信息。

业务环境不断变化，工具和流程需要响应这种变化。这包括你的信息管理程序。

R. Rebecca Carter建议:

建立一个专门的小组，其目的是从企业范围的角度评估和改进信息管理。你不能只是让系统有机地成长，因为个人在执行其团队的功能时总是会有盲点。有效的企业信息管理需要专门关注这一重要功能。

公司和外部顾问之间应该有更好的协同作用。引入顾问来帮助创建系统和工具，因为他们可以更容易地采取战略观点。这使得内部IT部门可以专注于日常操作。

Stefan Haase说:

人工智能和数据分析帮助组织处理不断涌入的信息，以理解数据。但是，信息管理策略的基础仍然适用。

只有当组织将信息管理策略的构建块放置到位时，人工智能和数据分析才能提供帮助。

人工智能和数据分析允许来自多个来源和平台的数据组合和关联信息。这个过程可能是为了保护组织免受数据安全漏洞的侵害，达成改进的业务决策，为最终用户客户提供更多价值(例如，将来自多个金融服务(如账户、投资、股票等)的输入和反馈结合起来)，向最终用户提供实时财务信息。

虽然本文无法触及该学科的每个方面，但最佳实践和常见挑战、专家建议以及对数据价值和安全性重要性的讨论应该能让您更好地了解IM是什么以及它为什么重要。

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