2021年及以后的项目管理最佳实践

下面，我们整理了15个项目管理的最佳实践，专家认为它们对确保项目的成功至关重要:

• 与内部团队和客户开一或两次启动会议
  
  召开一个启动会议是很重要的，在会上你解释项目的总体目标，以及项目如何与组织的战略目标相适应。你还应该提供工作概述和时间轴。
  
  Alan Zucker，项目管理顾问和创始负责人项目管理要点，建议你应该在kickoff会议上做以下事情:
  
• 为项目如何推进建立基本规则。
• 建立关于角色和责任的明确期望。
• 设定项目的目标和目标。
  
  一些专家说，你可能想要举行两次启动会议。第一次会议应该包括你正在为之工作的任何客户、重要的外部利益相关者和你的员工。第二次会议可以是为分配到项目的内部人员召开的。
  
  尽管如此，一些专家还是强调了与员工、外部客户和重要利益相关者召开全员会议的重要性。这使您的客户或涉众能够熟悉项目团队，并使团队能够更全面地了解客户的需求和目标。
  
  “有时候你可能需要分开开会。但我鼓励团队尽可能频繁地召开一次团队会议，团队成员和利益相关方高管都要出席，这样每个人都能听到同样的事情，”谷歌数字转型和产品开发总监萨曼·普尔克马尼(Saman Pourkermani)说ob欧宝娱乐app手机下载Inspirant集团该公司是芝加哥地区的一家管理咨询公司。
  
  “当我的客户代表与整个团队，包括从事日常工作的人交谈时，它的影响力要大得多。这样，他们就会明白，‘这是我的问题。“这对团队来说意味着更多。这激励了他们，”普尔克马尼继续说道。
• 强调项目的总体和战略目的
  
  不要只是让你的团队去做一个有任务清单和截止日期的项目。重要的是，每个团队成员都要了解项目与组织的总体战略目标之间的关系。
  
  普尔克马尼说:“强调一个项目的总体战略目标——这是非常重要的。”“我认为这非常重要。我想把它列为我的前十。确保不仅是领导和利益相关者在同一页上，而且团队中的每个人都知道项目的目的是什么。当团队成员每天都在工作时，会有一些决定出现。当他们的脑海中有了清晰的背景，这将帮助他们更快地做出正确的决定。这样我就不用停下来举个旗问问题来澄清了——‘这真的是你需要的吗?这拖慢了我们的速度。有了这个目标，显然会帮助他们创造出更有意义的产品。”ob欧宝娱乐app手机下载
  
  国际项目管理顾问、蒙特利尔公司创始人兼负责人谢尔盖•布罗夫金(Sergei Brovkin)表示:“同样重要的是，要有足够的政治头脑，了解组织对任何项目的真正目标和目标，以及其总体战略方向。集体公司．布罗夫金说:“很久以前，一位美国政治家说过一句话，人总是有两个目标:好的和真正的。”“一个项目有两个目的:好的目的和真正的目的。”
• 制定项目章程
  
  项目章程是一份详细说明启动会议中涉及的一些基本目标和需求的文档。项目章程概述了项目，并包括主要参与者、范围、目标和总体目标。人们总是可以参考文件，了解他们的责任。
  
  “(项目章程)是项目的出生证明，”布罗夫金说。“你对你的孩子还一无所知——除了这是他的父母，这是他的名字。然后，你有一个目标:项目必须完成这个、这个、这个，并且必须在这个日期之前完成。这份文件让你的项目合法化。”
  
  如欲了解更多有关项目约章的重要内容及下载免费项目约章模板，请访问每个业务需要的项目章程模板和指南”。
• 使用一个易于访问的数据库整合、跟踪和报告项目信息
  
  您将希望在一个所有团队成员都可以轻松访问的在线数据库中持续监控和跟踪进度。
  
  “协作工具正变得越来越复杂，因为你最终会拥有更复杂、更大的团队。拥有这种单一版本的真相很重要，”驻英国的主任伊丽莎白·哈林(Elizabeth Harrin)说Otobos顾问有限公司同时也是一位项目管理方面的作家、培训师和演讲者。
  
  提供这种跟踪和报告的工具正在不断地变化。扎克说，有些人不像注重视觉效果那样注重文字和详细的报告。(了解更多关于可视化项目报告的新类型。)
• 指导员工把任务分解成小块
  
  项目中的一些任务在一开始可能会让人觉得难以应付。当团队成员面临一项艰巨的任务，而期限又很遥远时，他们通常不会在截止日期前完成工作。优秀的项目经理会帮助他们的团队成员把大任务分解成小的、可实现的工作块。然后他们为每一部分设定最后期限。
  
  你可以通过阅读《项目管理学会》了解更多关于把任务分成小块的方法，以及项目管理学会推荐的其他顶级项目管理方法。PMI项目管理知识体系®方法的完整指南”。
• 检查无效的范围渐变
  
  外部客户或公司内部的执行领导有时会想要建议团队在项目开始或项目章程中没有承担的新的和不同的工作。有时候，额外的工作并不符合项目目标，或者会对项目的截止日期产生重大影响——或者两者兼而有之。
  
  在这一点上，项目领导人必须试图说服客户或高管新的或扩展的工作不适合项目。
  
  “有时候我发现，当你为客户工作时，当人们看到可能超出成本和进度的东西时，他们不敢推后。所以他们必须鼓起勇气告诉老板，宝宝长得丑。”项目管理顾问、总统的CEO辛迪·杨说CJ年轻的咨询．
  
  许多项目仍然适当地遵循瀑布方法，其中任务依赖于在它们之前完成的其他任务。在这些项目中，范围渐变可能特别麻烦。杨说:“如果赞助商做出改变，你可以告诉他们这个项目的一切好坏。”要了解更多有效的对抗范围蔓延的方法，请访问范围蔓延:项目最大的敌人”。
• 期待改变并拥抱它
  
  虽然项目领导人应该在特定的情况下与范围蔓延作斗争，但他们也必须明白，在项目中变化几乎是不可避免的——而这些变化可以导致更好的产品和更好的结果。ob欧宝娱乐app手机下载
  
  项目管理的敏捷方法——最初在软件开发中最常见，但现在在许多其他项目中使用——包含了项目变更。即使是领导改进的瀑布式项目管理方法的项目经理，也必须准备好改变他们最初的计划。
  
  普尔克马尼说:“有时候，这就是传统项目管理的理念——尽量减少出现的变化，因为它们可能会影响时间表。”相反，要承认变化将是永恒不变的事实。我们应该预料到。问问自己:‘我们如何才能更好地管理变化，在变化的基础上迅速适应变化，并真正地利用它为我们带来优势?’”
  
  来自Otobos Consultants的Harrin问道:“改变范围有什么错?如果要让产品更有用，我们需要在不断变化的环境中更灵活ob欧宝娱乐app手机下载地实现利益相关者的需求。”
  
  当涉及到可能的更改的问题出现时，将您的团队聚集在一起进行头脑风暴以找到解决方案是很有帮助的。有适当的工具来促进合作和沟通将加快这个过程和最终的解决方案。了解更多关于管理这种类型的项目变更的信息。PMI PMBOK®指南方法”。
  
• 定期与客户和主要利益相关者进行沟通
  
  定期与你为之工作的客户以及其他关键利益相关者联系是至关重要的。这些签到将允许你给出更新并获得他们的意见。
  
  “定期从客户和关键利益相关者那里寻求反馈，”Zucker说。“向他们展示你正在开发的东西。这减少了交付预期的差距。”
  
  普尔克马尼还建议与整个团队定期召开会议，包括客户和重要的利益相关者。如果整个团队包括数百人，这些会议可能每三个月才举行一次。如果团队有十几个人，每两周或每个月召开一次会议。
  
  “(这些会议)的目的只是作为一个项目团队，与你的利益相关者和客户保持一致和同步，”他说。
• 对项目和过程进行持续的评审和必要的更改
  
  当你在工作时，你必须做的不仅仅是接受项目元素的改变——你还必须愿意在过程中做出改变。
  
  普尔克马尼说:“我们应该在整个项目中注重频繁的回顾。”“这不仅关乎产品或我们正在建造或交付的东西，还关乎ob欧宝娱乐app手机下载我们在使用的过程中如何工作。例如，我们正在做的计划过程是最有效的方法吗?在整个项目过程中要经常重新评估，并建立一种机制来持续改进你实际工作的方式。”
  
  “敏捷有这些回顾，”Harrin说，“所以我们在每次迭代结束时都对性能和过程进行迭代。”
  
  朱克是“改善”(Kaizen)的倡导者，这是一种源自日本的注重持续过程改进的做法。这个日语单词的意思是“为了更好的改变”，组织在项目管理、制造和其他领域使用这种实践。
  
  “改善是源自丰田和公司的精益生产体系的一个概念，”朱克说。ob欧宝娱乐app手机下载“当时的想法是，制造汽车的工人团队可以找出改善流程的方法，这些改变实际上已经落实。他们称之为“规模敏捷”的持续改进的整个理念持续改进在我们冲刺的最后，我们有冲刺回顾，在那里我们确定改进的方法。我们实际上会在下一个迭代或下一个冲刺中实现这些改进，或其中一些改进。”
  
  要了解更多精益和改善，请访问精益项目管理权威指南”。
• 优先考虑与客户的关系
  
  杨说，这不仅仅意味着强制性的签到。这意味着你要快速地阅读和回复他们的电子邮件，以及回复他们的电话。
  
  她说:“你的客户觉得自己很重要，而不仅仅是钱。”“当你的客户意识到你在优先考虑他们，他们就会回答支持他们所需的问题，不会觉得你只是在为他们工作，而是他们团队的一部分。”
• 制定一个流程，适当地将问题和问题升级
  
  问题常常在项目团队的较低层次上恶化。低级别的员工不想告诉高级的项目领导、客户和关键的利益相关者问题，因为他们害怕被指责或责难。
  
  在项目开始时，创建问题升级矩阵，确定问题的重要性级别以及不同类型问题的适当升级路径。
  
  Zucker还说，升级可以不那么正式地发生——如果你有日常站立会议和后续会议，这是敏捷和其他项目管理方法的一部分。
  
  他说:“创建流程，以便迅速解决问题。”“在日常站立会议上发现问题，并在会后的会议上立即解决。”
• 确保正确记录工作、变更、决策和进度
  
  维护关于项目基本情况的详细文档。这意味着记录项目目标和任务、瓶颈、范围变更和任务依赖关系。该文档可以帮助新的团队成员熟悉项目。它还可以帮助你做出更好的决定，并从问题和问题中学习。
  
  您的团队用来帮助监控和跟踪项目的软件应该有助于您的文档。如需更多协助，你亦可浏览“顶级项目管理Excel模板”。
• 如果有必要，准备好终止一个项目
  
  有时，必须承认项目的目标不再符合业务现实。这些商业现实——对产品的潜在需求或产品在市场上的实用性——可能很快发生变化。ob欧宝娱乐app手机下载
  
  “我们现在遇到了一种不同的范围蔓延，”他说拉曼素质，项目管理和商业能力方面的作者和演讲者。“因为当我们运行这些项目时，危险并不在于超出范围。危险在于，与此同时，技术会发生变化，因此我们最初设想的解决方案可能甚至都不可行。”
  
  当这种情况发生时，您需要有足够强大的项目领导来建议结束整个项目。你必须确保你不会在一个突然糟糕的主意上浪费更多的组织资源。欧宝体育app官方888
  
  在这种情况下，你的组织必须做出一个非常基本的决定，Attri说。“我们应该继续做这个项目还是放弃它?在有些情况下，管理层在终止项目时非常严厉——因为他们知道它不再有效了，”他表示。
• 理解语境的重要性
  
  每个组织和每个项目都是不同的。即使是同一个组织中的类似项目，在不同的时间发生也会不同。
  
  最重要的是，项目所处的环境和背景非常重要。当您考虑哪些最佳实践对您的项目是必要的，哪些可以丢弃时，请记住这一点。
  
  来自项目管理要点的Zucker说:“当我在教学生的时候，我花了很多时间来谈论的一件事就是环境很重要。”“每个项目、每个组织、每个行业都有一些不同。认识到项目和项目管理并不是一种适合所有人的工作。当您作为项目经理进行决策时，您需要了解您所处的环境，然后做出相应的决策。这是非常宝贵的。”
• 最佳实践不仅仅是一个列表——它是一个不断调整的过程
  
  Otobos咨询公司的Harrin说，如果你只遵循最佳实践列表，你就做不好项目管理。您必须做出有意义的调整——即使它们不在列表中，甚至看起来与传统的最佳实践不同。
  
  她说:“‘最佳实践’这个词意味着我们必须做一组事情，并在每个选项中都打勾。”“由于项目管理现在正从瀑布模式转向一种更具包容性的方式——涵盖敏捷和混合方法——因此不存在一套单一的最佳实践。所以你想到的是一张人们应该做的好事情的清单。但我不确定我是否能接受将我所做的一切都描述为“最佳实践”。这意味着任何偏离这一原则的事情在某种程度上都是不正确的。或者它可能不会给你一个最佳的结果。”

项目管理最佳实践的一个广泛领域可能是最重要的:建立良好的团队。没有好的团队，项目很可能会失败。

以下是专家们关于建立和维护优秀团队的建议:

• 在选择项目经理时，不要只关注项目管理专业人士和其他证书
  
  认证是很重要的，包括从项目管理协会获得的备受好评的项目管理专业认证。但并不是每个项目都需要一个拥有PMP或类似证书的领导者。许多没有证书的项目经理都是优秀的项目经理，Young说。
  
  杨说，在美国海军的23年里，她学到了很多关于项目管理的知识。
  
  “有些人非常擅长项目管理，而且已经做了很多年。我看到他们在军队里每天都这样。当你在军队的时候，你不需要通过pmp认证来管理一个项目。在那里，他们获得了很多经验。所以你不一定需要一个PMP来让一个项目顺利进行。不要忽视那些擅长这方面的人，即使他们没有PMP。”
  
  如欲了解更多有关项目经理证书及培训课程的资料，请浏览如何成为一名项目经理要了解如何成为一名优秀的营销项目经理，请阅读我们的文章宏观和微观营销PM技能．
• 不要认为项目经理一定是主题专家
  
  例如，组织有时会说，他们需要一个有多年工程师工作经验的项目经理。或者他们需要一个在特定行业有丰富管理经验的项目经理。来自Collectiver, Inc.的Brovkin说，这些通常都是被误导的要求。
  
  “问题是，如果你想让我做工程师，那你就找错人了，”他说。“因为我是一名工程师，事实上，我有广泛的背景。我可以弄清楚在工程的许多领域需要做什么。但我不应该这么做。”
  
  他说，事实上，作为一名工程师——或拥有其他专业知识——可能不利于成为一名优秀的项目经理。你可能会喜欢在与你无关的细节上打探。
  
  “最好的做法是找到能够明确任务的项目经理，组建一个非常好的团队——一个与项目的真正目的紧密结合的团队。然后让开，”布罗夫金说。
• 要特别考虑如何组建团队
  
  项目成功的最重要的决定因素之一是项目团队的组成。团队成员必须保持一致。他们应该有相似的价值观，对项目目标的相同态度，以及对如何完成工作的共同理解。
  
  Brovkin说:“如果一个团队协调得很好，我知道作为项目经理，它会更有效率。”“在那里工作很愉快。你的项目按时完成。每个人的快乐。一切都会好起来的。”
  
  布罗夫金说，细心组合在一起的团队会变得非常高效，他们几乎可以像人脑一样运作。
  
  “如果我向你扔球，你会怎么做?”想都不用想，你移动你的手臂，张开你的手，接住球，然后合上你的手指。你是在告诉你的手指或手臂该怎么做吗?不。你甚至都没想清楚。如果我问你，‘你是怎么做到的?“你要解释的时间要比可能发生的事情长得多。这就是团队工作的方式。
  
  “首席执行官不需要看着它说，‘我看到一个球朝我的方向飞。“你们告诉你们的人开始动胳膊，对吗?”如此往复，直到他们找到前线最后一个能动手指的人。事情不是那样发生的。这是因为团队必须像一个有机体一样工作，”布罗夫金说。
• 资助团队，而不是项目
  
  扎克说，一旦你组建了一个优秀的团队，你不会想要在每个项目出现时都解散或改变它。
  
  他引用了塔克曼的群体发展模型，这个模型是心理学家布鲁斯·塔克曼在20世纪60年代写的。该模型列举了团队会经历的四个阶段:形成、风暴、规范和执行。每个阶段都代表着团队在一起的一个步骤，然后学习如何很好地合作。
  
  Zucker表示，一旦团队合作良好，你就不应该因为项目结束而解散团队。相反，团队可以在随后的项目中一起工作。
  
  他说:“资助团队，而不是项目。构建高性能的团队。保持团队的完整，并将工作汇集到团队中。
  
  “我们的想法是，我们开始建立长期的、持久的团队，我们有一个团队，然后团队发展他们的表现，知道如何合作。如果我们不断组建新的团队，我们总是会回到最初，”扎克说。
• 在分配工作时考虑团队成员的优势
  
  即使是一个组织良好的团队，也会有不同天赋和优势的成员。在分配工作时要仔细考虑。发挥每个团队成员的优势，尽可能地利用这些优势。
  
• 对团队和每个成员进行定期和频繁的检查
  
  定期的签到是至关重要的，无论是团队整体还是团队成员。
  
  与所有团队成员的简短的每日站立会议是敏捷项目管理方法的重要组成部分。但是许多其他的项目管理方法也可以做类似的事情。会议应该很短——通常不超过15分钟。每个人都可以谈论他们前一天做了什么，他们今天计划做什么，以及他们的道路上有什么障碍(如果有的话)。
  
  在项目经理和每个团队成员之间举行单独的会议也是很重要的。团队成员和项目经理可以更具体地谈论团队成员的工作、他们遇到的任何问题和目标。这些单独的会议通常不是每天举行，而是每周举行，如果你与一个大型团队合作，甚至是每两周举行一次。无论项目的规模或长度如何，这些会议都是重要的。
  
  最近一项针对1100多名远程工作者的研究发现，他们签到的频率比他们的一致性更重要。无论是每周还是其他频率，都要按时进行检查。
  
  这项研究还发现，46%的远程工作者表示，最成功的项目经理会定期与他们进行交流。
• 注意每个团队成员的工作量
  
  当您设置并不断调整项目的工作计划时，请确保了解每个团队成员的工作负载。如果项目经理不跟踪它，那么在项目的某个区域内的重要任务和截止日期会使单个团队成员超负荷工作，这将使这些团队成员效率降低并更加沮丧。这将损害项目的整体进度。Otobos咨询公司的Harrin提出了一个相关的建议:项目经理应该总是考虑团队成员的整体心理健康，因为这与他们的工作有关。
  
  她说:“虽然我们不是作为项目经理的心理健康从业者，但我们一直在讨论工作中的幸福感，并确保我们对团队的需求保持警惕。”“我认为，大家都承认，在一个项目上的生活是有压力的，这是我们可以做得更好的事情。”
• 在团队中建立信任
  
  当你拥有一个价值观和态度相似的团队时，你就有了建立彼此信任的重要能力。
  
  Brovkin说:“团队功能的基础是团队内部的信任。”“如果你得到了信任，你就不必问，‘你的老板签了这个协议吗?“你知道，公司里通常都是这样的——所有的合同都必须由最高老板签署。因为没有信任。要让团队高效，一切都必须建立在信任的基础上。”
• 作为项目经理要有政治头脑
  
  作为一个项目经理，拥有政治和人际交往技能是很有帮助的。有时，您可能想要说服组织领导人提供对项目有帮助的资源，您需要了解如何做到这一点。欧宝体育app官方888布罗夫金说，在其他时候，你可能需要用更适合项目和团队的人来替换团队成员。
  
  “你可能不得不去跟直属经理说，‘你能把这个人换掉吗?“Brovkin笔记。“会发生什么?也许是，也许不是。如果你是一个善于交际的人，而那个部门有足够的带宽，他们可以用其他人来取代那个人。它与项目管理无关，但更多的是与公司政治有关。我不想称之为最佳实践，但拥有一个政治上精明的项目经理确实是最佳实践。”
• 创造一个没有恐惧的环境
  
  团队成员必须自由地提出想法，并对不工作的事情提出担忧，而没有团队领导忽视、贬低或警告他们。他们必须知道，如果出于善意，他们也会犯错误。
  
  “拥抱多样性，创造一个没有恐惧的环境，”扎克说。“欢迎所有人，所有想法。没人会为了搞砸而去工作。把错误当作可以学习的机会。”
• 庆祝你的成功
  
  哈林说，花点时间和你的团队一起庆祝成功。
  
  “我们在这方面做得还不够，”她说。“这并不一定比其他任何事情都重要。但是，即使一个项目提前结束了，我们也需要庆祝我们成功做到的事情，因为生活是艰难的，回顾我们成功做到的事情是一件很愉快的事情。”