什么是利益相关者分析和映射?你如何有效地进行?

为了让您的项目涉众满意，您必须首先确定您的涉众，以及谁需要知道什么，以及什么时候知道。在开始项目之前，根据涉众的参与程度、情感和财务投入，以及与项目相关的其他标准，识别和分析并绘制涉众图是很重要的。

通常,一个利益相关者分析应该以与项目组的头脑风暴会议开始，如果需要的话，包括公司的高级领导。通过这种方式，您可以在白板上列出所有可能受项目影响的人。一旦您确定了更大的涉众池，您就可以开始根据他们的兴趣和参与程度排列他们，可能是在一个简单的网格图上。

利益相关者的映射是涉众分析的可视化表示，根据您将在项目期间管理他们的关键标准组织这些人。其中的一些标准可能包括利益、影响力、经济利益、情感利益，以及那些仍然重要到可以参与其中的边缘人，等等。这可以在网格或电子表格中完成。

假设你在一家营销机构工作，你的机构被选为一家科技公司的一个项目工作。该项目包括更新该公司生产的一个流行软件程序，并将包括六个月期间的几个阶段的工作。对于这个例子，你可能会有以下几类涉众:

• 外部:客户，包括主要客户团队、他们的经理和他们的部门主管。通常有一个或两个涉众被确定为客户项目团队的联络人。
• 内部:您的代理的最高领导，以及流量经理、会计部门和执行团队成员，他们都希望看到项目有效地运行并盈利。
• 内部/项目团队:这是你的机构中致力于这个项目的团队，包括客户总监、项目经理(如果需要的话)、项目经理，以及其他资源，如设计师、UX设计师、开发人员、文案，以及任何拥有必要技能的人，以促进项目的成功。欧宝体育app官方888
• 其他:这些可能包括也可能不包括开发人员社区、技术传道者、技术影响者，甚至可能包括一直在等待这个软件更新并可能使用它的最终用户。

一旦您将可能涉众的大列表写在白板上，就必须查看涉众的角色，以便您可以适当地映射涉众。有某些类型的涉众可能参与到任何项目中，并被确定为执行某些角色。这些可以包括:

执行发起人:根据康奈尔大学，执行发起人是最终负责确保项目的支出权限和资源的经理。欧宝体育app官方888按照康奈尔大学商学院的说法，执行发起人通常“扮演着口头上和看得见的拥护者的角色，使项目的目标和目标合法化，了解项目的主要活动，是项目的最终决策者”。在我们的场景中，这个人可能是客户公司的营销和/或开发副总裁。您的代理机构可能不经常与他们互动，但他们对所有范围更改都有最终批准，并在每个阶段签署批准。

项目发起人:涉众在更细粒度的级别上参与，并监督项目经理。这个涉众通常在高水平上跟踪任务的进度直至完成，并且经常监督项目经理。

外部:其中一些涉众与实际的项目完全不同，可以是公司股东、承包商、监督小组等等。通常情况下，这些利益相关者需要的信息最少，但需要感觉到他们被倾听了。

内部:这些涉众包括代理和客户端的管理人员、双方的人力资源(在整个项目中可能需要更多的人员)、IT和创建项目所需的开发人员。欧宝体育app官方888

一旦您确定了与您的项目相关的所有涉众类型，您就可以开始分析它们并将它们映射到您的标准。这就是提出关键问题的重要之处——并且在评估涉众及其需求时要尽可能诚实。

需要考虑的重要因素

1. 谁是对项目影响最大的涉众?这些主要包括客户端人员——通常是他们的项目团队、项目发起人和执行发起人。
2. 你的项目对哪些涉众影响最大?这可以包括第一组的人，也可以包括外部的人。与一个建设项目例如，社区居民、环保人士和最后一栋楼的潜在住户都可能在这个群体中。
3. 你应该如何处理那些实际上不会被视为利益相关者的重要人物?例如，在您的软件项目中，软件团队的其他地方可能有主管，他们是他们部门的关键领导，他们可能需要在某些事情上保持在循环中。尽量不要让这些人参与进来，因为他们可能有权力提出问题或设置障碍。
4. 谁控制资源?欧宝体育app官方888如果您需要要求范围或预算变更，或者需要从某个规程中分配更多的资源，那么客户端和您的代理端都将是涉众。欧宝体育app官方888
5. 你的利益相关者的首要动机和利益是什么?在决定利益相关者的驱动力时要考虑:

• 有经济利益的人。
• 谁有情感上的兴趣(不要低估这一点;如果这个项目是某人的“宝贝”，让他们开心并参与其中是至关重要的)。
• 每个涉众的首要动机是什么?
• 谁是最大的支持者。
• 谁是最大的不支持者或反对者。

一旦你完成了上面的练习，你应该有足够的信息来开始分析你的关键涉众，以及他们在你的地图或矩阵中的位置。

薇薇安布鲁泽是新西兰VK咨询环境工程师有限公司的董事总经理，也是在线商学院的创始人持续专业发展开设了几门课程涉众管理与分析．

Kloosterman说:“使用一个矩阵，根据利益相关者的影响力和兴趣映射他们，可以让你描绘出利益相关者的参与水平。”“这将展示你需要与他们进行何种类型的互动。你会明白是什么激励着你的利益相关者，以及你需要如何赢得他们的支持。”

Kloosterman建议使用一个简单的矩阵来映射你的客户:

现在您可以开始直观地获取每个涉众的相对重要性和需求。首先将您的利益相关者的名字添加到矩阵中，在您认为最合适的地方。例如，我们上面提到的客户端人员，他在部门中很突出，他的意见很有分量，可能属于“知会一切”象限，因为不这样做会造成此人破坏的风险——即使他在技术上不是项目团队的一部分。

当你填写矩阵时，你可以用不同的颜色来写名字。如果您知道客户项目团队中的一名成员没有完全投入到项目的某个组件中，也许您可以用红色标记她的名字，并将她的名字放在她需要去的地方。通过对涉众的名字进行颜色编码，项目代理方的每个人都明白，与她的沟通可能需要包括更多的解释，或者发生得更频繁。如果你正确处理她和她的沟通，你可能会发现她成为你的大支持者，你可以把她的名字变成绿色。

当您使用最强大的涉众的意见和影响力来帮助塑造项目时，您和项目将更好地为成功做好准备。最重要的是，你不会浪费宝贵的时间和资源与那些根本不需要的人过度沟通。欧宝体育app官方888

此外，具有最大权重和影响力的关键涉众可以帮助您获得资源，对资源或时间表的竞争需求进行优先级排序，并清除潜在的障碍。欧宝体育app官方888

因此，这些更高优先级的涉众对于识别和管理很重要。您已经开始创建的涉众分析和矩阵可以帮助您和您的整个团队了解谁需要以何种方式管理，以便项目获得最佳结果。

Kloosterman说:“一定要了解所有涉众的影响，以及在项目过程中的变化。”无论您在项目开始时映射什么，都可以捕获该快照，但要确保您的涉众矩阵是一个有机的文档。她说:“要意识到正在发生的变化，并通过改变沟通和参与水平来适应这种变化。”

一旦你确定了你的涉众，以及他们的影响力、兴趣和投入程度，你就可以开始制定涉众沟通计划了。从一个简单的表格开始，列出你所排名的利益相关者，并记下他们期望和需要的沟通方式。下面是一个示例计划:

涉众沟通计划模板

下载涉众沟通计划模板- WORD

这个网格可以包括几轮拷贝和设计审查，以及每天、每周或每月的进度、预算和下一个任务的更新。

您可以通过将网格保存到共享驱动器与客户共享，并使用自动工具以正确的频率向正确的人发送电子邮件更新。您可以通过项目经理的个人电子邮件为客户每周做一份高级报告。您的内部涉众将希望看到消耗报告——预测的小时数与已花费的小时数，以及在不久的将来可能花费的小时数。

一些涉众(如执行领导)可能需要一种更正式的沟通方式，但不太频繁。也许这些涉众更喜欢每月一次的PowerPoint演示，报告状态、已经发布的功能和更新、到目前为止收到的输入和反馈等等。

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