如何为您的公司选择合适的企业协作软件

企业协作软件是提供工具和流程的平台或系统，允许您的员工在项目的内部和外部进行连接。这个软件平台提供了群件、工具、互联网访问、外联网、内部网和应用程序，帮助您共享、开发和跟踪信息，并与您的同伴协作。电子商务工具的例子包括文档协作程序、电子邮件、视频会议、博客、社区论坛和即时消息传递。您可以将系统保留在本地，也可以通过基于云的服务进行部署。大多数程序还允许您的团队执行社交网络。此外，ECS支持组建特别团队，因此您的组织可以处理并完成大型项目。ECS并不强制您的团队采用一刀切的方法，相反，它为您的员工提供了各种各样的工具，他们可以根据自己的特定项目进行定制。ECS不仅仅是知识管理;它是关于社会协作的，标志着企业文化的转变，以及我们在专业环境中如何沟通。

我们在个人生活中使用的应用程序，如Twitter和Facebook，已经让我们体验到协作软件的可能性。这些类型的社交媒体实体创造了一种集体文化，在这种文化中，人们理解协作和媒体共享的概念。然而，电子商务软件不同于我们在私人生活中使用的软件:它要强大得多。即便如此，一些公司仍然选择公开可用的社交网络平台，而不是企业解决方案。

企业解决方案比公共平台更昂贵，但也有更强大的功能。它们解决了隐私、遵从性以及我们将在后面讨论的许多其他问题。但是，为了真正理解ECS为什么优于公共平台，首先有必要掌握公共软件的意图。开发商建立了Twitter和Facebook等平台，以便尽可能多地向更多用户投放广告。这就是这些公司产生收入的方式。因此，隐私不是这些实体的主要关注点。事实上，媒体已经全面报道了如何社交网络行业愿意牺牲你的隐私。记者揭露了许多意外共享和信息泄露的例子。有趣的是，这些网站的供应商不断更新他们的隐私条款——不是为了保护公众，而是为了创造新的广告模式。

公共平台和私有平台在合规性问题上存在很大差异。如果您的客户或政府在法律上要求您保持信息的私密性，那么跨社交网络实现服务水平协议(sla)比在防火墙平台内实现要困难得多。此外，ECS还包含符合企业标准的身份验证协议、身份管理和其他内置策略管理功能。

你的客户和员工现在有了更高的期望。在过去五年里，仅美国的智能手机拥有量就增长了一倍多。您的员工现在期望他们的家庭和工作环境与他们的软件程序无缝集成，您的客户现在期望更多的个性化服务。他们再也不能忍受在电话上等待下一个客服代表，他们希望自己的问题能得到即时的回应。当您为他们提供这种即时服务时，您将在不久的将来保持您的业务竞争力。公共平台可能很快就会被大量的查询和响应淹没，而专用软件可以轻松地管理您的客户需求产生的任何内容。定制一个公共社交网站也是非常困难的。你没有足够的交互选项，更不用说文档和通信管理系统了。而且，ECS提供了家庭社交网络的关键功能:社交网络功能。

企业协作软件可以对您的公司进行彻底的改变。它可以让看似脱节的努力和模糊的沟通变得有条理和清晰。电子商务解决方案是有用的，因为它们可以实现您的文档共享意图，并创建一个知识共享社区，这将有助于将您的内部员工和外部合作伙伴聚集在一起。它还将鼓励您的客户分享他们的专业知识和反馈，这反过来将帮助您继续开发产品。ob欧宝娱乐app手机下载以下是电子商务软件的其他好处:

• 提高了生产率ob欧宝娱乐app手机下载
• 更大的一致性
• 改进的通信
• 方便的文件访问
• 减少电子邮件流量
• 利用基础设施的能力
• 员工敬业度
• 将团队成员与内部和外部利益相关者联系起来的能力
• 共享文档的能力
• 头脑风暴解决方案的能力
• 构建自定义报表的能力
• 管理高绩效团队的能力

企业协作软件的缺点与软件本身关系不大。实现和使用这个软件需要事先制定一个策略。许多公司希望这些工具能够自动解决问题，提高员工的工作效率。ob欧宝娱乐app手机下载然而，与任何技术一样，您的工具必须直接解决您的业务问题才能获得成功。如果没有策略，您昂贵的程序套件将只是浪费金钱。因此，您应该确保将您的协作计划与您的用例联系起来，这样您就可以向您的投资者和员工证明投资的回报。您还应该实现用户培训、变更管理策略、治理标准和员工支持。否则，无论您选择哪种软件，您的项目都会失败。

今年，企业协作软件出现了许多趋势。许多公司已经从这些发展中受益，专家们预计，未来两年，这一进展将继续取得成效。ob欧宝娱乐app手机下载以下是专家们预测和已经看到的趋势:

• 实时协作:专家们一致认为，支持实时协作的软件将继续发展。专业人士需要能够集思广益，并在想法出现时抓住它们。他们还需要能够同时开发和编辑工作。支持这种功能的工具可能包括视频会议和工作流应用程序等。
• 更多移动选项:随着许多公司自带设备(BYOD)计划的兴起，您的软件应该能够跨许多设备工作，以支持真正的集成。
• 以人为本:软件实际上应该帮助你更好地工作，而不是简单地吹嘘酷的功能和令人惊叹的设计。这意味着重点应该放在更直观的界面和与团队成员已经使用的应用程序的集成上。这也意味着您的团队的需求应该驱动您的软件选择。
• 更好的整合:灵活的解决方案对您的企业在当前市场的生存至关重要。复杂的独立软件可能不是您的团队的最佳选择。你需要能够与其他软件和应用程序无缝、直观地集成的软件。
• 更快的大数据:随着越来越多的公司参与大数据项目，员工需要快速分享和分析信息的能力，以保持竞争力。大数据的传递速度一直在提高和提高。
• 虚拟现实和增强现实:到目前为止，人们主要将虚拟现实和增强现实软件用于娱乐目的。然而，一些专家认为，这些技术在企业协作领域具有巨大的潜力。
• 物联网(IoT)和万物互联(IoE):物联网和物联网的核心意图是通过互联网连接设备、数据和人。相互通信的设备不仅可以让您自动完成协作任务，还可以创造新的方法来完成我们目前无法想象的未来项目。
• 机器人:机器人在互联网上变得无处不在。机器人主要用于通信软件，在企业协作软件中已经有许多额外的应用程序，例如调度、自动化任务和运行部分项目管理工具。随着开发人员在软件的不同部分测试机器人以实现流程自动化，更多的应用即将到来。
• 更好的安全:当我们经历与上述所有趋势相关的进展时，改进安全将成为成功的首要因素。每个人都关心自己的个人数据安全。专家建议你将所有的个人数据存储在你居住的国家。将数据存储在本地需要更好的安全性以及现场或本地服务器。

SharePoint创建于2001年，是一个可用的电子商务平台的例子。它在几个业务领域竞争，包括企业内容管理(ECM)、企业社交网络、web内容管理(WCM)、商业智能(BI)、企业搜索和Microsoft SharePoint市场分析。由于其广泛的使用能力，目前还没有平台可以与SharePoint作为一个整体直接竞争。然而，有一些与它的个人使用组件竞争。SharePoint的全面性也是对该平台的主要批评:用户抱怨该程序的功能过于宽泛，因此在任何方面都不擅长。

SharePoint广泛的生态系统经常导致它和第三方产品之间的重叠。ob欧宝娱乐app手机下载许多专家建议提供员工喜欢的其他产品。ob欧宝娱乐app手机下载SharePoint可能没有所有性能最好的工具，但是有一些集成的机会。

SharePoint也提供在线版本。这是本地服务器的基于云的版本，随着越来越多的企业迁移到云，它就可用了。然而，正如我们过去看到的那样，许多公司在从本地版本迁移SharePoint方面进展缓慢，因此许多人可能不适应这项新服务。

电子商务软件是复杂的，包含许多元素，每个软件包都有一个庞大的功能列表，松散地以协作工具为中心。这种综合性是由于行业中许多因素的不稳定性。首先，电子商务软件市场是巨大的，所以竞争对手如果把他们的产品归类将无法生存。其次，企业劳动力仍在不断发展。许多员工没有首选的协作工具，他们也不忠于特定的应用程序。在当前的环境下(尤其是千禧一代)，人们不断尝试新的应用程序;当他们找到他们喜欢的，他们经常放弃旧的。因为我们期望软件公司提供新的和不断变化的应用程序，软件公司不断改变和更新他们的应用程序作为一种生存机制。

专家们一致认为，您应该基于特定的标准来选择企业协作软件，包括解决方案提供的特定工具。以下是10个最关键的标准:

• 流动性:您应该能够跨平台无缝地运行工具。这个功能是至关重要的，不应该是事后才想到的。
• 用户友好性:这个平台的主要功能是协作，所以选择一个您的团队可以快速轻松地适应的工具。您需要确定它是否能够跟踪更改和注释，并使您的流程更有效。
• 合规:确定您选择的软件是否能够适应您的内部治理策略，以及每个文档的遵从性的可见性。您还需要确定是否有适合公司需要的审计跟踪。
• 业务稳定:选择一个稳定公司的平台，这样他们就可以更新你的软件，并在未来提供用户支持。
• 合作伙伴可访问性:您的外部用户(即防火墙之外的用户)应该能够访问您的解决方案。
• 整合能力:您的新软件提供商应该能够利用您现有的企业软件，以降低与安全协作相关的成本。
• 安全:这是你需要考虑的最重要的因素之一。你的软件应该能够保证你的文件共享和数据安全。寻找类似企业使用的软件。询问提供商他们如何保护类似公司的数据安全。
• 信任:您必须能够信任您的软件提供商。他们可验证的跟踪记录应该使您相信，他们不仅可以解决您的业务问题，而且还可以成为您的长期合作伙伴。
• 我信息权限管理(IRM):该标准处理文档级别的安全性，而不仅仅是一般级别的安全性(一般级别只是提供防止安全破坏的屏障)。好的IRM允许用户决定谁可以看到、编辑和访问他们的文档。它允许您在文件级别设置权限。
• 客户管理密钥(CMK):本标准要求您的提供商为您的文档和知识产权提供专用加密密钥。它可以让你在云端保护你的数据。

选择软件时应考虑的其他问题包括:

• 您能将软件的选择与您的业务目标联系起来吗?
• 你们公司目前正在使用哪些程序和功能?
• 你的选择是否考虑到你目前的差距和障碍?
• 你如何定义你的平台的成功?
• 你能让员工接受这个软件吗?
• 你们预计的上线日期是什么时候?
• 你们的整体协作策略是什么?

电子商务软件中有许多功能。下面是一个免费的清单，可以帮助您确定哪些功能对您的业务最重要。以下是最常见的电子商务功能:

• 文档管理
• SharePoint的兼容性
• Microsoft Outlook兼容性
• 微软项目兼容性
• 使用SAML进行安全访问
• 自动报告
• 可信和安全
• 开放的API
• 移动
• 共享工作空间
• 多层次的报告
• 可在多种设备上工作
• 易于使用
• 数据容量满足存储需求
• 第三方应用集成
• 企业内容搜索功能
• 人工智能
• 投资回报
• 免费试用
• 微博功能
• 可伸缩性
• 模板库
• 基于云计算的
• 文件共享容量
• 项目管理
• 社交网络
• 外部协作
• 内部协作
• SharePoint的替代方案

下载ECS核对表

选择合适的协作工具需要时间。进行必要的分析，确定你的需求，利用免费试用期，并在你有信心的时候做出选择。

在本节中，我们的专家将根据他们的经验提供实施和选择正确的电子商务软件的建议。

“我们更愿意分阶段推出电子商务软件，而不是一次向所有人推出。首先，一家公司需要一个试点团队。永远不要为你的试验组使用早期采用者(ea)。利用IT部门。然后，计划每个部门何时接收他们的软件。我们不建议所有人一起推出。每次推出都会有错误，并且错开的推出确保了未来推出的平稳过渡。

“不要让IT部门或项目经理来做培训。他们不是培训师或指导员。虽然让自己的团队接受培训可以节省成本，但it人员通常不是最好的导师。找一家知道如何培训和参与的公司。此外，要确保对每个人都进行培训，而不仅仅是一小部分员工。否则，将会有最小的采用。在选择电子商务软件时，请记住每个公司都有不同的需求。我们不推荐特定的供应商;我们只是提供制造商中立的培训。”

“我发现这个过程很有挑战性，因为来自不同团队的支持并不普遍。在某些时候，我们有两个甚至三个聊天工具，至少有一些人可能会使用。习惯的改变需要一段时间，每个系统都有其优点和缺点。这告诉我们，为了确保一个流畅的工作环境，您需要所有的团队都致力于切换协作工具。

“在我们的案例中，协作工具从一个小组演变而来，并传播给其他小组。这是一种有机收养，而不是自上而下的收养。这是错误的做法，但与此同时，有机过程导致最佳解决方案获胜。最不可或缺的功能是将信息存储在一个中心位置，并通知合适的人。太多的通知会让程序变得无用。如果通知太少，人们就会忘记这款应用，转而使用电子邮件。

“对于管理人员，我建议使用公司其他人已经在使用的解决方案，在每个人都决定之前不要切换。拥有孤立的协作工具最终是行不通的，一个系统将需要迁移到另一个系统。”

“我们最终为营销部门选择了一个软件包，因为它提供了我们在项目管理软件中所需要的一切。它也符合我们的定价要求。我们试图避免使用按座位收费的软件。“我们是一家成长型公司，我们最不愿意做的就是每次招聘新员工都要花更多的钱让他们加入我们的软件。相反，我们采用了分层的年费:在我们增加x数量的人之后，价格就会上涨。然而，我们提前知道价格何时会上涨，所以不会有任何意外。

“老实说，整个软件包对我们公司来说非常棒。我们需要超级反应和即时。我们的通知功能会弹出在你的Windows任务栏上，所以即使你不活跃在软件中，你也可以看到什么时候有更新或者什么时候需要你注意。

“我们的团队喜欢为新项目轻松创建电路板的能力。当然，这些可能是部门项目，但如果你需要额外的帮助，有快速的问题，或者想让他们参与你正在做的项目，你也可以联系其他部门。我们使用的是一个简单而基本的软件，没有大量的花哨的东西，但这就是为什么它对我们来说是一个如此有效的工具。正如我们的一名员工所说，‘我喜欢它。我无法想象没有它的生活。”

“我建议，当你考虑新的电子商务软件包和应用程序时，在你百分之百确定你想要使用特定的软件之前，不要完全承诺使用它们。在切换到另一个软件的过程中，小型试验和测试是必要的。但是，您不必使用假项目来测试可能的新软件。在软件上试用您的实际项目，看看它是否会实时为您工作。让其他经理和关键员工也参与进来。

“过去，我们通常只是快速测试几个功能，然后说，‘我们开始吧!’，然后这个项目或软件最终会在几周后在我们的脚下崩溃。考虑到这一点，在我们完全决定购买它之前，我们在更大、更复杂的项目中试用了整整四周。是的，我们不得不向他们提出请求，要求延长我们的试验时间，但最终还是值得的。我们对最终购买抱有110%的信心。”

“在实施电子商务软件方面，我学到了一些重要的经验教训。首先，如果在整个组织中有主要的采用者是这些技术的传道者，那么EC软件才能成功。然后，它也应该没有任何障碍地扩展到其他用户。如果用户不采用它，它就不是一个企业协作平台。

“在选择电子商务软件时，我要考虑几个基本要求:该软件的功能是否允许在独立文档和电子邮件线程之外进行协作?许可结构是否允许用户数量的增长?在不同的团队中获得用户采用有多容易?我认为所有这些用例必须得到满足，以便应用程序成为一个有用的电子商务工具。

“能够让我的同事参与到我的项目中，这是电子商务软件不可或缺的特点。这可能听起来微不足道，但拥有这种机制让平台上的人无缝地参与进来是关键。另一个重要特性是保持当前和历史活动的审计跟踪的能力。当有很多人在一个平台上工作时，知道谁在做什么是非常重要的。此外，在未来，我应该能够回顾并轻松地找到这些信息。

“好的电子商务软件不应该随着业务的增长而要求人们做更多的工作或投入更多的时间。它应该鼓励团队合作，并具有可扩展性:它是在6个月还是1年内可扩展?或者，当你为团队增加了10个人或50个人时，它会扩展吗?在选择电子商务软件时，考虑公司的未来是很重要的。”

“我学到的最大教训是，将每个新社区或群体视为自己的用例，根据自己的优点和需求来解决问题，并始终对该群体的成功有很好的理解。这在以前没有使用过企业协作系统的环境中尤为重要。除非您专注于特定组的用例，否则您将遇到阻力和缺乏清晰的目标。如果他们看到你的协作解决方案比“旧方式”(即特定于他们的工作和团队的方式)好得多，那么阻力就会很快消失。

“另一个教训是，尽早争取一些显而易见的胜利——最好是那些‘白胡子’拥有的胜利。他说，这些人在公司待了很长时间，他们可能有些愤世嫉俗，有些厌倦，但他们知道如何在旧体制下做事。他们通常会在某些方面受到新平台的威胁。我通常非常努力地为他们建立个人小组或社区，以利用他们的领域专业知识。

“如果做得好，这些通常会为他们的技能带来更广泛的受众，我经常向他们强调平台如何做到他们现在正在做的事情:建立网络、协作和回答领域问题，而且速度更快，开销更少。通常，这些最初的怀疑论者会成为我的“戒烟者”，因为一旦他们在平台上为他们的项目取得了成功，他们就会成为你在组织其他部门面前最直言不讳的拥护者。然后，他们也会带着一种与生俱来的可信度，这是你多年来都不会拥有的。如果他们对新平台的成功印象深刻，他们会给你带来更多的团队来实施，而不是所有现有的推广营销计划。

“选择EC软件，你应该对整个企业的广泛使命和目标有一个清晰的认识:什么是坏的?组织的目标是什么?谁是平台的用户和消费者?他们的经验是什么，最重要的是，他们的用例是什么?寻找一个既能满足企业战略目标又能满足个人(战术)社区或群体用例的平台。

“最后，我要说一些卖主不太喜欢的话。这与您选择的平台无关，而与实现和应用于平台的资源有关。欧宝体育app官方888“如果你建了它，他们就会来”是完全错误的，也行不通。这个平台将成为你的组织未来沟通的载体。别想省钱。这就像买了一匹赛马却不喂它一样。

“科技公司在这方面尤其糟糕。他们从不像为客户或顾客工作那样将资源应用到欧宝体育app官方888这些项目中。此外，如果他们这样做，这些资源通常会在短时间内被清除，以处理一欧宝体育app官方888个“小”客户项目。这是鞋匠的儿子综合症。

“我认为电子商务软件不可或缺的特点包括:

• 文档协作:它消除了我们都经历过的“回复所有带附件的邮件”的灾难。
• 与其他企业系统的集成:它允许将协作“包装器”放在现有系统上。
• 通知:这对于不经常使用EC系统的用户或临时用户特别有用。让他们跟上进度，而不必一直沉浸在平台中，直到他们准备好并清楚地看到其价值。
• 评论:能够评论和询问与内容或产品和服务相关的问题是至关重要的。ob欧宝娱乐app手机下载这些评论问题也具有连续性，因为它们将被其他有类似问题的人看到，并且当需要刷新和修改时，它们将作为内容所有者的大纲。

“电子商务平台促成了一种新的管理风格，这种风格更类似于指导一个团队，而不是20世纪后期的旧的‘命令和控制’管理风格。一个经理可能正在管理一个地理位置不同的团队，或者在一个跨职能团队中有角色非常不同的成员作为直接报告。你需要开始招聘和提拔那些更善于合作、更像教练的经理。老派的管理者通常都很不适应，很难过渡到这种新的管理风格。帮助那些能做出改变的人。失去那些做不到的人。电子商务是关于能够在一个更无摩擦的环境中作为一个组织更快地执行。让几个经理踩着刹车会损害整个系统的有效性。

此外，电子商务平台可以像组织的核磁共振成像一样。管理者可以看到(不经过两到三层管理的过滤)事情是如何运作的。他们可以直接与在线撰稿人谈论他们的问题和担忧，他们可以以一种公开透明的方式直接处理谣言和八卦，这在以前是不可能的。这可以使真正采用协作文化的组织更加扁平，更加敏捷。”

通过设计一个灵活的平台来满足你的团队的需求，并随着需求的变化而适应，从而使你的员工能够超越自己。

Smartsheet平台可以轻松地从任何地方计划、捕获、管理和报告工作，帮助您的团队更有效地完成更多工作。报告关键指标，并通过汇总报告、仪表板和自动工作流实时了解工作情况，以保持团队的联系和信息。

当团队对要完成的工作有了清晰的认识时，就不知道他们在同样的时间内能完成多少工作。今天就免费试用Smartsheet吧。