什么是供应商管理计划?
一个供应商管理程序(VMP)指公司为有效地与供应商合作而采取的战略和战术措施。供应商管理程序包括在共享文件中解释的政策和程序，它们有助于推动成本控制、风险管理、服务和质量卓越。
为什么需要供应商管理计划?
各种规模的公司都需要供应商管理程序来最大化外包的好处。有了正确的计划，组织可以增加供应商关系的价值，减轻潜在风险，并创建持久的、积极的组织变化。
Jon M. Quigley，作家Value Transformation, LLCPrincipal在他的许多供应商管理咨询项目中发现，协同供应商关系对所有各方都有意义。奎格利建议:“要想在竞争激烈的全球经济中获胜，就要利用数据来推动决策制定，并与供应商合作。“在大多数情况下，通过谈判获得最低价格并不是最佳做法，尤其是对关键供应商而言。目标是与供应商合作，通过相互满意的协议和绩效来实现公司目标，从而推动盈利能力、创新和转型。”
正式的供应商管理程序可以更容易地推动在整个供应商生命周期中产生组织范围内利益的改进。
供应商管理计划的好处包括以下方面的改进:
- 行政效率:数据是有效管理供应商程序的基础。供应商管理软件减少了数据重复、信息和合同的丢失，并减少了管理人工错误和由此产生的成本。通过拥有一个存储所有供应商数据的中心位置，您可以更好地管理关系并改进计划。
- 风险管理:供应商管理工具和供应商管理程序提供了识别风险所需的数据。有了数据，可以更容易地降低风险，或者选择更接近您期望的风险概况的另一个供应商。通过供应商风险管理(VRM)策略和策略降低整个合同生命周期中的风险，例如在风险管理策略及提示。”
- 供应商业绩和质量:供应商质量应包括强有力的售后支持，灵活的信用管理，良好的客户服务和强大的市场知识。高质量供应商采用“我们，而不是我”的方法，与您的团队一起创新产品和流程。ob欧宝娱乐app手机下载了解促进协作并产生高质量结果的方法。供应商绩效管理。”
- 成本控制:增加可见性有助于控制成本。此外，协作关系支持合理的费率谈判，并获得增加利润率的激励和折扣。
- 厂商收购:供应商管理的支柱之一是了解每个供应商的价值。根据供应商的重要性对其进行排名，以帮助您重新组织花名册，并在必要时终止与某些供应商的关系。一旦您整合了供应商，您将拥有一组更精细的标准，从中选择新的供应商并定义有意义的协议和工作关系的类型。
- 关系:改进的流程也支持改进的关系。这些升级建立了忠诚度，并帮助你长期留住最有价值的供应商。
- 新员工培训:从关系开始就向供应商提供有关策略、过程和期望的信息，以节省时间和资源，并在整个供应商生命周期中支持更好的工作流。欧宝体育app官方888了解有效入职的关键供应商培训:最佳实践、流程流和检查表。”
- 品牌声誉:更好的性能、效率、质量和其他方面的改进将提升你的形象，创造良好的口碑，并提升你的品牌。
了解更多关于供应商管理的好处以及如何做出更明智的供应商管理举措，请阅读我们的“供应商管理指引。”
供应商管理计划的要素
供应商管理程序的要素定义了您对供应商的目标和标准，以及设置质量，法律和财务指导方针。您在程序中强调的功能将根据您的业务和供应商而有所不同。
Gerard Blokdyk是the Art of Service的首席执行官，也是50多本商业管理指南的作者，其中包括有效的供应商管理:完整指南(2020年版)。他说，成功的供应商管理始于确定具体的组织需求。“首先在你的组织内部进行尽职调查。了解自己的需求，并在开始任何课程之前进行彻底的自我评估。从长远来看，这样做可以防止出现问题。”
了解更多与供应商合作的组织方式《供应商管理程序指引》。
第一步:为供应商管理计划做好准备
在创建供应商管理程序之前，您需要解决几个不同的领域。其中一个方面就是自我评估，这将帮助你准备你的项目的目的，并确定将收到最终文件的供应商。布洛克迪克说，创建一个自我评估可以确保你建立了正确的框架。
下面的工具是《服务的艺术》中的自我评估清单之一供应商管理:完整指南- 2021版。调查问卷将帮助您了解您的需求，以及为了达到项目目标需要包括哪些内容。
由服务艺术提供
在设置程序之前，您需要解决的其他元素包括以下内容:
- 风险管理程序:确定需要减轻的风险，以及如何管理和由谁来管理整个流程。如果您对这种类型的评估不熟悉，请在“项目风险管理:最佳实践、技巧和专家建议。”
- 供应商比较:评估供应商并比较他们的能力、优势、弱点和其他属性。在发布供应商管理程序之前，请通过阅读“简化供应商评估和评价。”
- 供应商风险评估对潜在或现有供应商进行评级，作为第三方尽职调查的一部分。如果您是新手，请查看“供应商风险评估简化指南。”
第二步:用于创建供应商管理计划和文件的要素
在您的供应商管理计划中，请确保涵盖供应商选择和认证、政策、合规性、保密性、标准、监督和终止信息。完整的供应商管理程序系统化并记录政策、程序和关系标准，这些将指导您如何与供应商合作。
供应商管理程序文档的深度、长度和内容各不相同。一些公司在内部使用供应商管理程序文档，作为高级管理人员了解他们的供应商团队如何运作和保护公司利益的高级概述。其他公司与内部和外部利益相关者(包括潜在的供应商)共享文档，以设定期望或作为入职过程的一部分。添加契约、签名表单和到门户的链接，这些链接在您与供应商共享的文档中收集必要的文档。
此外，寻求法律审查，以确保公司受到保护，合规标准是明确的。
以下是一些公司在其官方供应商管理计划和支持文件中经常涉及的主题:
- 概述:详细说明了公司背景和文件的目的。
- 供应商选择:描述供应商考虑筛选过程。
- 政策及程序:列出公司制定的责任标准。
- 合规:这包括供应商管理程序文件中列出的管理公司活动的公司或法律规章制度。这些问题支配着供应商(包括IT供应商)在数据安全和客户或患者隐私方面必须如何工作。
- 机密性:公司通常会限制供应商分享商业机密。由于遵从标准，它们可能还需要保密性。
- 关系与合同标准:本节定义了对行为和可交付成果的法律和其他期望，包括行为准则。
- 所需的文档:通常，供应商需要提供文档来验证各种项目，包括许可证明、设备认证、工程设计、药物筛选、能力和教育学位。
- 监督:本节解释供应商应该如何执行工作以及公司将如何对其进行监控。
- 纪律处分及解雇:描述如果供应商不符合标准将会发生什么，以及任何终止的原因。
供应商管理程序样本和模板
没有放之四海而皆准的供应商管理程序——每个公司都根据自己的业务类型、公司的质量和服务标准、供应商名册、期望和遵从性需求来构建自己的程序。
Quigley说:“供应商管理程序使关系更加顺畅和富有成效。ob欧宝娱乐app手机下载“作为一种最佳实践，文件可以也应该与利益相关者共享。”
下载供应商管理程序模板
下载供应商管理程序模板
这个示例供应商管理程序来自一家保险公司。它包括常见的元素，例如概述、监督程序、政策和计划责任、供应商排名、机密性、风险管理标准等等。使用可定制模板生成新文档或改进当前的供应商管理程序，并根据需要添加指向其他文档或供应商门户的链接。
第三步:选择供应商和签订合同后该做什么
一旦你选择了供应商并整理了正式合同，你就需要持续地管理和监控绩效。通过保持在供应商性能的顶端，您可以帮助确保关系和可交付成果顺利进行，并且您可以将风险控制在一定范围内。注意在整个生命周期中定期监控供应商关系;这样做将填补从您开始与供应商合作到两年一次或一年一次的评估之间的空白。
IT供应商管理程序，数据安全监控和法规
一个IT供应商管理计划确保技术、流程、策略和过程满足您的业务需求、行业标准、安全和政府法规。对IT供应商管理的需求与业务和外包中的数据使用成正比。
在内部拥有完整的IT能力是很少见的。许多公司通过外包应用程序开发、账单处理、云计算、数据备份、托管安全、网络监控、应收帐款收集、工资服务、电信平台和其他服务来更有效地运作和盈利。也就是说，当您将经常影响敏感数据的基本功能外包时，存在风险。
正如Blokdyk所说，“即使有了风险管理协议，组织也经常会有一种沮丧的感觉，即他们对最关键的供应商的安全状况没有一个清晰的认识。
“例如，”他继续说道，“要问:供应商的移动服务器软件、客户端软件、应用程序管理能力、设备安全性和管理能力是否满足您对性能的要求?您的供应商是否以符合您的数据分类要求和法规的方式保护该数据?确保供应商的分包商也经过风险检查，并遵守必要的标准、法律和适用法规。”
您通常会在合同中包含IT管理协议，并在较大的供应商管理程序中指定它们。风险管理审核是必要的，在许多情况下，审核员应该证明您和您的供应商遵守适用的法律和法规。
下面是一个可下载的图表，概述了许多与IT、数据安全和隐私相关的国家和国际数据标准和法规:
GDPR和供应商管理计划
GDPR是世界上最严格的隐私和安全法律。虽然这是欧盟(EU)的法律，但它对所有向居住在欧盟的人出售和存储个人数据的实体都施加了义务。
“在所有有效的供应商管理程序中都需要强调IT遵从性，”Blokdyk说。“不管你的公司规模有多大。不了解或遵守美国以外的法律，比如GDPR，可能会付出高昂的代价。”处罚可能会很严厉。根据违规的严重程度，违规罚款最高可达2000万欧元。
企业风险管理软件和供应商风险管理解决方案可以检测和减轻风险，并执行您的IT标准。要确定适合您业务的解决方案，请阅读“选择正确的风险管理软件。”
供应商管理团队的角色
供应商管理团队管理供应商关系，以确保他们与公司目标保持一致，并帮助建立一个顺利的、财务上负责任的合作伙伴关系。供应商管理团队也作为供应商和公司部门之间的联络人。
Quigley根据他在大型咨询公司的经验，提供了一个供应商管理团队组成的例子。Quigley解释道:“团队规模和人员根据材料获取的复杂程度而有所不同。
通常，团队驻留在供应商管理办公室(VMO)它是一个内部单位，负责评估第三方服务和商品供应商，监督日常互动，并根据供应商管理计划的规定管理长期关系。由于对技术的重视和强调日益增加，在VMO中有一个单独的IT供应商管理办公室。IT供应商管理办公室建立并监控IT供应商关系，建立内包和外包标准，并确定风险管理政策。
供应商管理程序最佳实践
供应商管理程序(VMP)最佳实践应该支持组织的既定目标和整体性能。最佳实践支持公司的总体目标，使用数据和技术持续改进，提供清晰度，并改善关系。
以下是VMP的一些最佳实践:
- 安全的自上而下的规划:从一开始就获得领导层的支持，并为你的公司寻找合适的供应商管理计划。
- 牢记kpi:使用KPI记分卡简化供应商评估。当您定义和监控目标时，您要从参与的第一天开始沟通您需要什么以及您将如何评估可交付成果。
- 清晰:您的VMP的政策、程序、战略和战术应该对内部和外部利益相关者都很清楚。联系那些经常与供应商互动的人，这样他们就可以检查程序的各个方面，以确保它在现实世界中发挥作用。
- 促进关系:花点时间与公司的利益相关者和供应商保持沟通畅通。发展这种关系，看看你可以与供应商合作哪些机会来改进和创新。
- 利用技术优势:使用正确的工具来集中数据、跟踪风险和监视性能，更容易有效地跟踪供应商管理的各个方面。
有关更多最佳实践，请参阅“供应商管理最佳实践指南。”
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