冠军协作工作指南

人们把术语弄得乱七八糟协作和团队合作经常。然而，人们常常不确定它的确切含义。您可以拥有协作、团队、协作团队或团队内部的协作。这些实例都是不同的，但是出于我们讨论的目的，我们将考虑协作的总体意图、结构、技能集和目标。您可以协同执行几乎任何类型的工作。如果没有别的，协作可以简单地指两个人的集体工作。通常，您将实现协作，因为每个团队或团队成员都带来了实现最终目标所必需的特定资源。

协作可以发生在单位、部门或公司之间。合作通常是暂时的，合作伙伴会随着环境的变化而变化。许多合作的出现是因为一个人或一个团体拥有另一个人或团体无法提供的技能或服务。一般来说，团队是具有共同目标的最低层次的群体。团队通常是共享相同或相似技能的单位。协作团队是将具有独特的、完全不同的技能集的个体聚集在一起以实现一个已定义的目标的单位，并且由于他们具有特定的技能集，您可以为特定的协作组合团队。许多协作团队经常在一起工作，但在必要时可以分拆到其他项目和协作中。在团队中建立协作可以让团队成员相互推动，相互提供见解，甚至帮助彼此发展成为专业人士。

协作工作表现为多种形式:

• 不同的业务在一起工作，但保持他们的独立性
• 帮助小型企业的大型组织
• 在一个项目中使用多个合作伙伴共同工作的初创公司
• 监督一组下属组织的一个大的上级组织
• 为了在活动上有凝聚力地工作而形成一个新组织的合并

协作工作环境(CWE)是一种工作设置，专业人员可以在这里一起工作，而不管他们的地理位置——人们可以远程工作或电子工作，而不是在一起工作。CWE通常是虚拟的，并利用诸如电子邮件、即时消息传递、视频会议、应用程序共享、协作工作空间、Wiki组或博客等技术。有关视频会议的更多信息，请参见“让人们参与并兴奋地参加你的视频会议．”

这些信息和通信技术环境和工具鼓励集体工作和支持集体工作所需的文化。根据弗雷斯特“工具应该支持人们的工作方式。”大多数员工认为这种合作文化是创新的，比其他类型的工作场所文化更可取。而且，随着精通技术的年轻一代进入劳动力市场，商业领袖对采用合作文化变得更加热情。事实上,大多数千禧一代更喜欢合作的工作环境．此外，所有的1002017《财富》杂志最适合工作的100家公司将协作融入他们的环境中。由于千禧一代是伴随着互联网长大的，他们希望能够连接并使用能够实现这种连接的技术。随着年龄的增长和生活的改变，他们将使用这项技术来平衡工作与生活，而这种平衡包括电子工作。

与技术实力一样，同理心也是一种与合作有关的技能。同理心是一种识别和认同他人情绪的能力。它要求我们超越自己，意识到他人的不同现实和看法——那些我们指责自私或以自我为中心的人可能没有同理心。许多人认为移情是一种软技能或人的技能这既可以推动专业人士，也可以阻碍他们;不管你对此的看法如何，你必须了解他人，以便有效地与他们合作。研究表明在工作中表现出同理心的管理者创造了一个心理安全的环境，这是一个成功团队的最重要组成部分。许多世界顶级公司，包括苹果培养员工的同理心。你仍然可以成为一名优秀的领导者，同时对你的员工表现出同理心。

组织中所有一起工作的正式术语是“协作”协同工作系统(水煤浆)。无论协作的结构或意图如何，只要协作发生，这个单元就会开发。您将任何CWS的潜力和成功建立在组织开发其战略、政策和结构的良好程度上。这些实践应该为协同工作提供催化剂。设计糟糕的基础设施不会带来强有力的合作，事实上，最终可能会造成更多的障碍。

CWE和CWS是相关的概念:CWE是CWS的基础。你的CWE应该拥有尖端的技术，并为员工的生产力搭建舞台，无论他们是使用门户网站、智能板、交互式文档还是电子会议。ob欧宝娱乐app手机下载但是，如果您的CWS设计不可靠，那么您可能拥有所有技术上的花哨功能，但仍然会失败。该系统要求您承诺正确使用您的技术和环境。此外，适当的合作需要良好的便利。反过来，良好的促进需要培养软技能，例如如何进行富有成效的对话和解决冲突。ob欧宝娱乐app手机下载

虽然协作正在改变工作环境的面貌，但并非所有这些变化都是好的。例如，协作工作的分配从来都不是均匀的——你会发现自己因为某些员工的技能和帮助的意愿而反复要求他们帮忙，这让他们压力过大，精疲力竭。

事实上，一名员工总是加倍努力，就能比其他所有团队成员加起来更能推动业绩李的研究．对于顶级合作者来说，这可能是一个恶性循环:他们合作得越多，表现就越好。他们的表现越好，对他们的需求就越大，这就使他们进入了更多的协作角色。这种循环不仅会影响到这个高层合作者，他最终会经历精疲力竭和个人效率下降，还会影响到你公司的整体表现，因为项目会被推迟，等待这个高层的参与。然而，优秀的管理者可以学习如何重新分配工作量并保护这些需要的人员。管理者应该意识到他们的员工在会议上花了多少时间，以及他们是否(以及何时)真的有必要参加会议。使用这种方法，管理者可以在协作超载和效率低下的潜在情况发生之前识别出来。它们还可以帮助确定您的基础设施是否需要更改。也许你需要更多的决策者，更多的获取知识的渠道，或者重新分配某些工作职责。

人们总是需要一起工作。无论是建造金字塔还是压榨葡萄酿造葡萄酒，产品开发总是需要多只手和多颗心的结合。ob欧宝娱乐app手机下载然而，随着技术和互联网的发展，我们已经能够朝着更加协作的模式工作，而不受学科和地理位置的限制。现在，你可以虚拟地工作，与你的合作伙伴一起决定建筑材料，让葡萄酒专家指导你的发酵。

在工作场所，合作并不总是受欢迎的。在过去，商业领域主要是那些由于个人努力而取得成功的人。公司通常喜欢竞争，特别是在某些领域，以推动专业人员前进。

然而，最近，领导者和组织开始意识到，即使他们的员工尽了最大的努力，也无法与我们面临的一些复杂的问题相匹配。现在，一群人的集体影响可以解决我们以前认为无法解决的问题。例如，在一个城市的试点项目中，医院系统、公共卫生机构和交通服务部门联合起来，帮助解决医疗保健获取问题，重塑所在地区的医疗保健服务提供。这些不同的实体不仅要形成一个智囊团，这意味着分享想法，还必须分享拨款和建立新的程序。他们没有为了拨款而相互竞争，也没有宣称获得医疗保健是一个不可能解决的问题，而是从同一问题的不同方面进行合作。

有了新技术，你不必像过去那样有条理。现在，你有了选择。以下是您可以实现的三种协作类型:

• 团队协作:在团队协作中，您定义您的参数。你必须详细说明你的任务、资源、期望、时间表和目标。欧宝体育app官方888你知道你的团队成员是谁，每个人都有平等的责任和报酬。
• 社区合作:在社区协作中，目标通常更多是关于学习或信息收集，而不是完成任务。社区协作者通常通过共享信息和向社区或社区合作伙伴提供建议来建立知识库。协作中的一些成员可能比其他成员拥有更多的政治资本、地位或权力。这些类型的协作可以形成更小的、以项目为中心的团队。
• 网络协作:网络协作超越了团队和社区协作。它不是关于在正常合作过程中发展的关系，而是关于形成网络的个人的积累。网络协作是一组对特定主题感兴趣的志同道合的个人。这些网络是信息库，现在只有借助当今的社交媒体工具才能实现。

协作软件，也称为群件，是专门为参与公共项目的小组设计的软件。专业人员将这些应用程序设计为实时协作编辑(RTCE)包或版本控制程序。RTCE程序使几个人能够在不同的设备上同时编辑计算机文档。版本控制程序管理您对文档和其他信息所做的更改，确定您或其他人何时进行更改，并分配修订跟踪。版本控制软件的用户对他们的文件进行并行编辑，并保存一个文档的多个变体。有许多不同的协作软件程序，包括免费、开源和专有版本。您的团队可以在不同的物理位置或在同一个房间中使用此软件。这种类型的软件允许团队中的每个人都可以处理、审查和编辑他们的累积文档，而无需同时跟踪正在处理文档的人员。你可以真正完成工作，而不是花时间安排谁来做某件事。

在你的工作场所建立协作不仅仅是宣布你会合作。有些团队习惯于独立工作，而有些则习惯于在分层团队中工作。您必须建立支持有效协作的程序、协议和文化。这意味着您的基础结构和书面指导方针支持您的意图。此外，你必须每天都致力于这种合作——尤其是在你的最高层。在执行这些行动时，你正在从上到下发展忠诚、信任和合作。

下面的图表详细说明了如何从构建模块到结果。

以下是其他鼓励合作文化的政策和行动:

• 使用跨职能团队
• 建立灵活的工作安排
• 采用最新技术
• 奖励创新
• 建立虚拟团队
• 利用人们的差异
• 培养安全和信任
• 让员工认同
• 发展开放式通信
• 授权员工

一些公司每天向员工提供公开沟通的最新情况，以说明透明度。一些组织鼓励团队成员分享他们的个人生活。无论你选择做什么来鼓励合作文化，你的方法都应该激励、告知并吸引你的员工。以下是一些鼓励合作环境的其他方法:

• 庆祝人们的个人事件和生活
• 创立并维护公司传统
• 鼓励你在工作中享受乐趣
• 询问每个团队成员的意见
• 鼓励友好的工作对话
• 尊重个人

此时，您知道协作是什么，人们需要协作，以及在您的业务中实现和支持协作的一些方法。然而，仅仅因为你在表面上参与了协作，并不意味着你做得很成功。以下要素将帮助您成功合作:

• 定义角色:你的团队需要对合作关系中的不同角色进行规划并达成一致。你越早这样做，你经历的冲突就越少。
• 在团队中开放沟通:鼓励和示范沟通技巧，这样每个人都可以分享完成任务所需的信息。
• 目标与方法共识:与您定义角色的方式相同，您需要您的团队就项目目标以及如何实现这些目标达成一致。每个人都可以以不同的方式工作，但他们需要朝着同一个目标努力。
• 发现的障碍和解决的问题:如果您清楚地建立了角色和方法，您应该能够在出现问题时解决问题。在问题发生之前，你的团队需要知道他们的局限性。
• 优先于个人目标的群体目标:每个人都希望自己的贡献得到认可和赞扬。让你的赞美和赞赏以团队为中心，这样团队目标的信息在整个项目中是一致的。
• 道歉的能力:鼓励和示范行为，使你的团队成员愿意为自己的失误道歉，并原谅别人的错误。

上述元素都是相当基本的。它们包含最佳实践并使用常识。如果你与那些公司完全处于远程的行业专家交谈，你会发现他们需要更先进的策略，但你仍然可以很容易地应用他们的经验。专家们的主要策略之一就是聘用最优秀的人才。如果你雇佣最有才华的人，不管他们在哪里，你不仅会在协作工作中取得成功，而且会在一般情况下取得成功。以下是解决与协作有关的更高级问题的方法:

• 当你需要快速聊天时，互相发送Ping信号:与其浪费时间安排会议，不如在需要快速建议时使用即时通讯应用。最好是拿起电话——如果对方当时正忙，他们是不会接的。有些人会发一封电子邮件，要求收件人在有时间的时候尽快给他们打电话。这可以代替你突然跑到同事的办公室，可能会影响他们的工作效率。ob欧宝娱乐app手机下载
• 不要使用长内联邮件:内联邮件——那些在以前的邮件中添加评论的邮件，也许是用不同的颜色，除了作者之外，每个人都很困惑。特别是如果有人很晚才进入谈话，他们必须努力弄清楚发生了什么。写一封精心设计的回复邮件。为了清晰地列出要点，并为每个人列出行动项目。
• 当你需要连接时使用视频聊天:有些客户和工作人员很难相处，有些人根本不注意电话。如果你发现其中一种情况，试着用视频聊天来引起他们的注意。视频聊天还迫使人们表现得更专业，因为从心理上讲，当人们看到自己的反应时，他们会表现得更好。在你问问题之前，一定要叫出对方的名字，以确保你能引起他们的注意。
• 使用虚拟专用网:VPN在某些方面可以帮助您的互联网访问“更快”。它还加密您的流量，加快速度，并为您提供额外的数据安全性。
  
  
• 使用交互式白板:新一代的白板可以保存和导出内容。与其在会议结束后分发讲义或笔记，不如安排白板向与会者发送电子邮件副本。
• 将协作工作与其他工作区别对待:看起来工作就是工作，你可以用同样的方式管理你所有的项目。由于协作中的扁平层次结构，您的正常项目管理程序将不会以相同的方式工作。使用软件工具更新每个人的状态。这样可以减少不必要的会议。
• 提前讨论知识产权:不要等到某样东西被开发出来后才去争论，而是要提前做好准备，在它出现之前确定可能的IP。
• 进行有组织的讨论，而不是头脑风暴会议;带着一个最初的计划，让你的团队参与进来，用他们的想法来改进它。事先列出明确的可交付成果，并围绕目标导向的议程组织讨论。在会议结束时，确定每个人的下一步工作。

所有这些元素、想法和策略都可以帮助你建立一个协作团队。它还需要你的主管、人力资源、团队领导，当然还有你的员工的承诺。欧宝体育app官方888有关构建协作团队的更多信息，请参见“协作网络:汇集一个团队来完成你的项目．”

• 与公司的利益相关者确定一个共同的愿景。
• 提供领导以促进有效的合作。
• 评估合作伙伴的优势和劣势。
• 期望每个人都有透明度和问责制。
• 监控和调整你的期望。
• 倾听每个有想法的人。

• 在协作任务中投入必要的时间和精力。
• 提供培训以获得协作技能。
• 确定吸引员工的最佳方式。
• 提供与合作相关的激励、奖励和福利。
• 强调员工工作与生活的平衡。
• 在公司内部培养信任文化。

运营经理应关注以下活动，以建立协作环境:

• 找出成功的障碍。
• 与客户面谈，确定他们的需求和偏好。
• 修改员工角色和流程，以提高合作伙伴之间的效率和满意度。
• 根据团队的发现，对如何继续进行的新想法持开放态度。
• 帮助选择合适的合作伙伴来开展项目。
• 根据需要向你的经理汇报。

• 积极倾听团队成员的意见。
• 就能发挥团队成员个人优势的角色达成一致。
• 分析问题而不指责。
• 在团队中定义相互接受的角色。
• 通过公开讨论来委派任务。
• 就目标和过程达成一致。
• 征求不情愿的小组成员的意见。
• 促进小组讨论。
• 倾听团队成员的关注点。
• 确保你听到了安静的合作者的观点。
• 发现并解决与合作者的冲突。
• 更新项目开发的合作者。
• 根据需要向你的经理汇报，尤其是在需要调整时间或期望的时候。

• 在小组环境中要自信。
• 参加头脑风暴会议来解决问题。
• 帮助建立关于团队项目目标和过程的共识。
• 在必要的时候妥协，让团队前进。
• 表现出寻找问题解决方案的意愿。
• 以可靠的方式履行承诺。
• 当别人不足时，原谅他们。
• 对他人的贡献给予肯定。
• 尽可能保持幽默感和乐趣。
• 在截止日期前完成个人投稿。
• 认可其他合作者的贡献。
• 认识合作者的长处和短处。
• 在团队中要可靠。
• 当沮丧或不满发生时，分享他们的感受。
• 和团队成员说话要有礼貌。
• 为错误承担责任。
• 努力工作，履行对团队的义务。

这是历史上第一次有三代甚至四代人同时在工作场所。这几代人可能会有稍微不同的名字，你可能会对他们进行稍微不同的分组(取决于你的来源)，但它们是:

• 沉默派或传统派:生于1925年至1944年之间
• 婴儿潮一代:出生于1945年至1964年之间
• X一代:出生于1965年至1980年之间
• Y一代或千禧一代:出生于1981年至2000年之间

与不同年代的人一起工作有很多挑战，但每一代人最终都有一些东西可以从另一代人身上学到。(这在电影中有说明实习生一位70岁的老人在一家时尚初创公司担任“高级实习生”，并开始在一位千禧一代CEO手下工作。)

作为一个群体，每一代人都有自己独特的价值观、态度和积累起来的经历。当然，这几代人之间存在重叠，但有些方面仍然是独特的。例如，传统主义者经历过第二次世界大战，他们的价值观可能非常民族主义，反映了美国做出巨大牺牲的时期，这种牺牲灌输了一种民族忠诚感。然而，X一代，通常也被称为三明治一代，可能会让父母和孩子一起住在家里，这反映了他们作为照顾婴儿潮一代父母和自己孩子的人的地位。在这一点上，他们可能不那么民族主义，而更关心自己家庭的幸福。

老一辈人通常也是在职场竞争中成长起来的。合作不是和同事竞争。竞争造成竖井，使公司无法保持敏捷。因此，虽然老一辈人有很多擅长的技能，但合作可能不是最自然的。

这些代际差异是许多公司真正关心的问题。根据《经济学人》在美国，公司仍有许多成长的烦恼，试图找出如何处理这些差异，同时培训他们想要的员工。专家们一致认为，如果你想营造一个合作的环境，你应该考虑到员工的年龄。

协同工作管理是指处理集体工作所需的管理风格的正式方式。协作型工作经理需要灵活、前瞻、精通技术。至少，他们需要在如何应对新挑战方面保持开放的心态。这种管理和协作方式的一些好处包括:

• 物理位置并不重要。
• 有一个中央通信位置是可能的。
• 增加可见性和透明度，使利益相关者保持最新状态。
• 通过消除会议和电子表格管理来节省时间。
• 面对不断变化的需求，要更加敏捷。
• 激发整个团队的协作和创新。
• 缩短上市时间。
  
• 提高创新。

• 提高士气。
• 建立敏捷的新产品开发。ob欧宝娱乐app手机下载
• 利用信息的力量。
• 增加团队的协同作用。
• 降低员工流失率。

然而，合作并非没有挑战。以下是一些最常见的合作障碍:

• 多任务处理会降低工作质量。
• 与技术和异地关系相关的合作可能会有额外的成本。
• 当你让员工参与多个项目时，深度工作可能很难衡量。
• 根据卡尔·威斯“糟糕的合作比没有合作更糟糕。”

在以下情况下，协作也可能很困难:

• 当你的目标不明确时
• 当你有一个模糊的决策过程
• 当你的团队不遵守你商定的流程时
• 当难以打破根深蒂固的知识和孤岛时
• 当你的团队名声不佳时
• 当交战规则不明确或不完善时
• 当你很难为你的项目找到合适的技能时

协作工作环境(CWE)是一个支持协作的空间——无论这个空间是由物理设计、工具还是文化组成的。这门学科的研究通常涉及我们如何组织公司和空间，可用的技术和应该使用的技术，以及当人们一起工作时产生的社会问题。CWE领域的专家建议您符合以下标准:

• 在物理空间中设计自然分组。
• 让沟通变得容易。
• 解决水疗中心之间开放但仍然私密的区域。
• 在办公室工作和远程工作之间取得平衡。
• 从两方面考虑隐私:通过信息和刺激。
• 考虑到不同文化中固有的差异。

如今，开放式办公室经常遭到强烈反对。不过，过渡到开放式工作空间有很多好处。这些环境可以促进协作、学习和明确的文化。当然，员工仍然需要一种分离感和隐私感。对一些人来说，独处对集中注意力至关重要。工作要求越高，人们就越需要独立。如果你正在努力寻找刺激和信息之间的平衡，考虑以下个人和组织层面的策略。

个人层面的策略包括:

• 战略匿名:这个策略是关于在一个你不为人知的地方工作。比如，去办公室对面的咖啡店。因为没人认识你，没人会问你要什么。此外，咖啡馆会提供令人愉快的环境背景噪音，不会直接影响到你。
• 选择曝光:你决定你想和你的同事分享多少个人信息。例如，当与某人交谈时，你可以选择使用电话而不是视频聊天。
• 分配的信心:如果你是一名经理，你需要能够与你的团队成员进行私人对话。你必须能够为敏感的谈话创造空间(例如，一个私人房间)。
• 有目的的屏蔽和独处:就像私人管理对话一样，人们需要有私人电话，偶尔也需要在一个可以独自思考的地方工作。通过这种方式，人们有意地远离开放的环境。

以下是一些确保组织层面生产力的策略:ob欧宝娱乐app手机下载

• 协议:您的组织可以制定对隐私的正式期望。这可以特定于部门、时间或特定地点。例如，一些公司可能想要指定安静的房间，在那里安静是规则，人们可以连接到工作站或使用Wi-Fi。另一个想法是，你的员工应该在一个休息或会议室进行所有的电话会议，以减少无关的谈话。无论您的必要协议是什么，您都应该清楚地定义它们以及反复忽略它们的后果。
• 文化的信号:你的员工可以决定，当他们需要集中精力时，他们想要向同事发出什么信号。有些人用笨重的耳机或耳塞来表示没空。有些人甚至在椅背上竖起了“请勿打扰”的牌子。不管采用哪种方法，你的企业文化应该支持员工偶尔需要独处。

你的团队成员的隐私和合作能力取决于你如何设计你的空间。您可以通过查看分布式模型或区域模型来满足协作和隐私需求。在分布式模型中，您拥有邻近的不同空间，这些空间同时支持隐私和协作。这些空间靠得很近，但彼此之间仍然是分开的。分区模式允许在私人空间和协作空间之间进行更多的分离。例如，你可以有一个楼层是安静的，而另一个楼层是完全开放和熙熙攘攘的。无论您开发哪种类型的模型，它都应该反映您独特的文化和生态系统的需求。

通过设计一个灵活的平台来满足你的团队的需求，并随着需求的变化而适应，从而使你的员工能够超越自己。

Smartsheet平台可以轻松地从任何地方计划、捕获、管理和报告工作，帮助您的团队更有效地完成更多工作。报告关键指标，并通过汇总报告、仪表板和自动工作流实时了解工作情况，以保持团队的联系和信息。

当团队对要完成的工作有了清晰的认识时，就不知道他们在同样的时间内能完成多少工作。今天就免费试用Smartsheet吧。