关于建筑你需要知道的一切每日报告

创建每日报告的最重要原因之一是确保不发生法律案件。每日施工报告，也被称为“每日施工日志”，是发生合同纠纷时在法庭上使用的最重要的证据，因此，它们是大多数建筑项目的必要条件。如果这些报告是由客户签署的，那就更有价值了。

例如，可能会有这样的情况，客户认为他们为一个项目支付了过多的费用，在施工中存在缺陷，或者没有正确地遵循计划。查阅每日施工日志可以通过显示每天做了哪些工作以及客户批准了哪些工作来消除这些争议。报告在机械师留置权(当建筑商或供应商保留财产所有权的权益)导致的止赎行动中也很有用。

每日施工报告对以下类型的索赔很有帮助:

• 时间和材料成本
• 建设性变更(未经授权的合同变更)
• 延迟和/或加速
• 工作暂停、中断或终止
• 不可抗力(“天灾”)
• 按顺序工作

他说，使用每日日志有助于避免各种场景，因为它们提供了在现场拍摄的准确记录。施工项目经理还可以跟踪每日施工日志，以监控和提高团队绩效，并确定采取什么行动来保持项目的运行。

准备施工报告的人——无论是项目经理、承包商还是主管——都是项目的事实核查员、通信官员和记录员。确保将此角色分配给能够可靠地每天执行此工作的人。

每日施工报告的内容可能会因项目或机构的不同而有所不同，但大部分内容包括:

• 报告日期
• 天气条件:降雨、温度和风速;任何由于天气原因导致的工作或设备/材料交付延误
• 物理条件:场地土壤质量差;大块岩石或碎片
• 可用资源:现场工作人欧宝体育app官方888员，分包商，设备，材料，客户代表，检查员，监督员，或其他访客
• 工人人数和工作时间
• 当天完成的工作(项目状态)
• 已经发生和/或将来可能发生的任何延误或中断
• 安全、工业和/或环境事故或事件:它们影响了谁，谁参与了它们，它们发生的时间和地点，对工作的影响，以及事件的任何照片

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创建每日施工报告一直是项目管理和跟踪过程的一部分，但方法多年来不断发展。最初，三份日志被用于创建带有副本的报告，可以与客户和涉众共享。这样做的优点是记录管理员在现场时也可以使用，但由于所有信息都是手工输入的，因此以这种方式创建报告需要大量时间和精力。

当电子表格软件可用时，它被用于创建和共享每日施工日志。使用电子表格比手工输入数据或信息更容易，电子表格可以通过电子邮件或使用云存储和协作平台共享。但是，报告是为每个项目从头构建的，这很耗时，而且可能导致不一致。在这种情况下，您可以使用构造每日日志模板来加快该过程。

今天，建设项目管理软件可以进一步帮助自动化日常报告流程。许多平台都可以通过移动设备访问，因此记者可以实时捕捉现场的工作和现场情况。它们还具有简化数据输入的功能，例如自动捕获天气数据，自动填写机组人员和工作信息。这为建筑专业人员节省了数小时的时间和精力。

即使有了这些更高级的选择，一些专业人士仍然用老式的方式创建每日施工日志:在日志日志或笔记本上。这种方法的问题在于，几天、几周或几个月前记录的信息不容易找到。与团队成员、客户和涉众共享报告也更加困难。通过使用在线项目管理软件或模板创建报告，您可以轻松地搜索和分类每日日志笔记，以找到您需要的信息。

使用应用程序或软件程序创建每日施工报告有很多很好的理由。除了比用纸笔或电子表格创建报告更容易、更高效之外，施工报告软件:

• 允许您创建具有专业外观的报告，以便与客户、经理和利益相关者共享。
• 可以通过移动设备访问，因此您可以在现场捕获信息并提交报告。
• 将所有报表存储在一个地方，并自动归档数据，以便快速检索信息。
• 允许您自定义报告以满足特定的项目需求。
• 简化团队成员、客户和利益相关者的协作—特别是使用云存储的报告。
• 提高数据准确性，甚至自动捕捉天气条件。
• 支持多设备数据同步。
• 允许您记录持续的观察，因此报告更彻底和详细。

虽然每日施工报告应用程序和软件的功能因平台而异，但在大多数系统中都有一些功能。这些包括:

• 自动记录天气资料
• 自动报告/数据存档
• 照片/视频采集、上传、自动同步
• 自动将报告通过电子邮件发送给必要的各方
• 与项目调度或其他软件系统集成
• 记录现场情况的笔记功能
• 上传平面图、图片和附件
• 移动的可访问性
• 任务/活动任务
• 报告共享/协作功能
• 语音听写
• 提醒
• 记录职员/机组人员的资料及工作时间
• 云和/或程序内数据存储
• 按类别或分包商自动组织
• 跨设备数据同步
• 签名捕获
• 用于在平面图/图像上绘制草图的绘图工具
• 现有报表复制/导入
• 对连通性差的站点进行离线访问

当使用报表应用程序和软件时，创建每日报表的过程是快速和简单的。创建报表的基本步骤如下:

1. 导入或上传任何现有的报告、计划、图像、视频或其他信息。
2. 验证自动上传的天气数据。
3. 输入工作人员和机组人员信息。
4. 记录已完成的工作，包括分包工人的工作和当天的总工作小时数。
5. 注意现场或已交付的任何设备和材料。
6. 输入当天的任何检查信息。
7. 记录发生的任何事故或事件。
8. 注意任何项目变更，包括延迟或加速。

如果您准备开始自动化日常施工报告的过程，您如何知道何时使用免费的在线模板而不是成熟的施工报告或项目管理软件平台是最好的呢?

对于建筑企业来说，免费模板是开始以数字方式输入每日日志的第一步，或者对于那些还没有准备好投资专业软件的小公司来说。Ken Lambert，建筑规范协会(CSI)他说，至少有一半的承包商只要使用免费的日常报告和记录模板就能做得很好。

他指出，模板是成长型公司的起点，或者是那些刚刚学习如何使用软件和技术的人——就像许多建筑行业的人一样。从那里，他们可以扩展到更先进的建设项目管理软件程序。公司领导人必须愿意花钱投资一个平台，并花时间培训员工如何正确使用平台。当然，员工也必须遵守纪律，完整而一致地提交报告。

兰伯特补充说:“即使是最好的软件也无法弥补员工没有彻底或经常做报告的缺陷。”

随着公司的发展和工作量(以及技术预算)的增加，采用建设项目管理软件平台的理由变得更加充分。这些程序将大部分工作自动化，从而减少了人为错误的可能性，并使日常流程更简单、更快、更精简。

与简单的电子表格相比，使用专门的构建软件的另一个好处是，这些程序允许您将日常报告与整个项目联系起来。在任何给定的时间，您都可以看到您的项目是否严格遵守预算，以及日常工作是否保持在正轨上以实现关键的里程碑。要获得进度的简要快照，您还可以将每日报告信息添加到整个项目的现有数据中。

如果您的团队花费大量时间试图组织或查找信息或整理日常日志，那么可能也是时候考虑使用软件了。只需敲击几下键盘，您就可以轻松搜索软件数据库，获得所需的信息，而不是花费数小时手动搜索没有整合到单个系统中的纸笔日志或电子表格。

如果您经常与客户、利益相关者和分包商一起工作，他们需要访问关于日常工作的信息，或者项目整体如何进展，那么您可能还需要考虑专用的软件系统。使用项目管理或报告软件共享每日日志和报告很简单:导出和电子邮件报告，或邀请外部用户协作，而不是手工复制报告并手工交付。

当然，在实施新的项目和流程时，总会有一个学习曲线。确保你的团队能够花时间学习如何使用软件，并将其融入日常工作中。

当你准备开始软件选择过程时，遵循以下基本步骤来帮助你选择正确的平台:

确定你的需求和要求:你希望用新软件达到什么目标?什么工具是你生活中不可或缺的?

Cerila Gailliard，认证项目经理专业顾问Orchestrating Your Success, LLC他也认为，对建筑公司来说，首先确定他们的需求，然后找到一个适合他们的项目是很重要的。

“一次又一次，我见证了公司和/或个人购买软件，却发现它不能满足他们的需求。软件可能非常昂贵。在购买之前，先花时间确定你的……需求，”加利亚德说。

至于什么时候使用模板，什么时候使用软件，加利亚德说她更喜欢使用自带模板的软件。“这很方便，我所要做的就是编辑模板。如果你已经有了喜欢使用的软件，但它没有特定的形式，那么我可以使用免费的模板，”她说。

列出你的主要特点:列出团队实现目标所需的功能。哪些功能可以帮助您提高每日日志报告的准确性和效率?

远程信息服务供应商的媒体关系经理汉娜·斯特芬森说GPS Trackit在美国，建筑公司需要具有报告功能的软件，可以提供对整个组织的洞察，包括工人绩效、设备使用情况以及可能亏损的领域的数据。她还解释说，公司选择的软件必须考虑到可用模板的灵活性。

Steffensen说:“对于建筑公司来说，选择具有可定制模板的软件是明智的，这些模板可以反映公司的品牌形象和独特的服务。”

找到一个你的团队能够理解的系统:虽然影响软件选择的因素有很多，但CSI的兰伯特指出，对许多建筑公司来说，最重要的是简单性。

“对于每日报告(每日日志)，关键人员输入数据……将是现场主管，或助理。在很多情况下，建筑公司的主管可能年纪稍大一些，不太懂技术……一般来说，我建议使用相当简单的软件程序或应用程序。实际使用起来越复杂，使用起来就越少。一个软件程序可能有很好的功能，但如果它只被使用到最低限度，它将不值得花费，”兰伯特说。

他补充说，所选择的程序不仅要简单易用，而且要易于实现。

“一般来说，建筑专业人士不喜欢花几个小时培训一个新的软件程序。为了让办公室和现场员工完全接受，这需要成为常识，可用的技术支持至关重要(前期和持续)，”Lambert解释道。

评估移动性能:为确保您准确捕捉所有重要细节，施工每日报告必须在现场进行。寻找一个在移动设备上和在台式电脑上一样好用的平台。

确保与其他系统的集成:确保您选择的平台与您使用的其他软件和系统很好地集成——例如，计费和发票、会计和工资平台。

考虑未来增长:考虑一下您选择的系统是否能够与您的公司一起成长到未来。虽然您希望软件易于您的团队理解，但它应该在业务起飞和工作量增长时为您提供支持。

Sid Bala，定制软件开发和系统集成公司的总裁兼首席执行官alligatortek他说，他的客户在选择软件时最重要的因素是易用性和可扩展性。正确的平台应该是团队成员易于理解和管理的平台，并且可以随着业务的发展而扩展。他还建议他们选择具有自动化功能的软件，以尽量减少手动数据输入和包括数据可视化的报告工具。

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无论您使用的是施工每日报告软件还是每日日志模板，都有一些最佳实践需要牢记。这些包括:

• 详细报告延误:记录活动是否被延迟或停止，以及原因。如果是由于天气或意外事件造成的延误，也要注意这一点。最后，确保在你的报告中记录每一天的延迟。如果您只注意到开始日期的延迟，则记录将反映它仅为一天。
• 尽早提交报告:记忆会很快消失。事件和符号之间的时间间隔越短，报告就越准确。
• 将报告时间纳入团队时间表:激励负责报告的团队成员，通过在他们的时间表中建立创建报告的有偿时间来正确地完成报告。如果这是一项额外的、没有报酬的任务，他们就会匆忙处理，而且可能缺少重要的信息。
• 使用一致的格式和过程:为了使您的团队、客户和项目涉众更容易跟踪信息(并使报告更准确)，每次都使用相同的格式并遵循相同的过程。使用相同的模板或施工报告应用程序或软件平台会有所帮助。
• 参考时间表:为确保工作正常进行，报告包含必要的信息，请参考项目进度表和列出的活动。确保活动是由指定的工作人员执行的，并在报告中注明这一点。还包括任何人员调动或方法的变化，以及他们是否拥有所有必要的材料和设备。
• 时刻做好准备:为了正确地记录现场情况，准备好必要的用品，如手电筒、卷尺和剪贴板。如果您的移动设备上有施工报告软件，您可以通过这种方式捕获您需要的大部分信息。如果没有，带上录音机和带日期和时间戳的相机。
• 注意团队的成就:详细列出当天完成的所有工作。记录任何已实现的里程碑、已完成的阶段和任何其他重要的成就。
• 写给行业外的读者:记住，你的报告可能会被行业外的人阅读，比如客户、利益相关者或法院官员。不要使用行话或未定义的首字母缩略词，尽可能直白、具体和描述性。
• 不要更改已签名的报告:一旦客户、经理或其他负责人签署了一份报告，就不要做任何更改。如果你需要纠正某些事情，把它记在第二天的报告上。此操作有助于保持报告的完整性。

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