我渴望更多的时间:更多的时间用于重要的工作，更多的时间与我的配偶和孩子，更多的时间与朋友，更多的时间锻炼和健康。
我以前很讨厌每周做状态报告。虽然它们很重要，但感觉像是在浪费时间。通常，我的状态报告只是一个简单的手工过程，收集已经存在于其他地方的数据，并为进一步澄清跟踪人员。
所以我开始尝试使用Smartsheet来简化流程和节省时间。
自动化操作是简单的解决方案，可以节省我和我的团队的时间，减少状态会议的数量，在报告的频率上建立更多的一致性，并提高数据质量。
这些好处解放了我们，使我们能够专注于更有回报的项目，而较少地关注手工的、重复性的任务。
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在智能表中使用状态更新节省时间
建立一个团队或部门状态更新表是非常有价值的。一旦你铺好床单从零开始或从模板开始，让它以目标为导向。这会让你的团队的进展更加明显，所以你不需要浪费会议时间来讨论基本的内容。贡献者可以使用表格进行报告，并访问所有项目任务的进度。
首先，创建一个顶部行部分目标．接下来，您需要重命名和设置属性对于前五列:
1.将第一列命名为“Status”，设置列类型为符号，然后选择红、黄、绿(RYG)球。
2.将第二栏命名为“目标/计划”(即向10万人提供培训)。
3.将第三列命名为“目标度量/所有者”(即100,000)。
4.将第四列命名为“进展”，并使用它来跟踪最终目标的实际值(即40,000)。
要使此操作自动化，请为每个度量的所有者创建其他工作表，以跟踪当前值。使用细胞连接以自动引入当前值。
5.将第五列命名为“评论”，保留为提供上下文和清晰的注释。
6.对你的三个首要目标重复这个过程。
一旦你在工作表中设置了你的主要目标和价值，在工作表的下方为关键计划创建一个部分。这个补充部分对于经理和个人贡献者来说是无价的，因为在这里您可以跟踪任务所有权、可视化的进度，以及您的团队针对目标目标的执行情况。
在表中为关键计划创建新的子部分可以通过五个简单的步骤来执行:
1.使用第一列来跟踪使用相同符号的计划的状态——红色、黄色和绿色(RYG)球。
2.在第二栏中，在各自的单元中总结每个计划。
3.在第三栏中，列出拥有该计划的人。如果你已经导入了团队的联系信息，选择第三栏的列类型“联系人列表”。
4.进度列将跟踪计划已经完成了多少，因此将列类型设置为“Symbol”，向下滚动到“Status”部分，并选择Harvey Balls。
5.再次使用第五列的注释来提供关于计划的背景和清晰性。
理想情况下，你可以简单地做到这一点细胞连接所有这些数据都来自这些项目已经被跟踪的表格。
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自动化你的报告
现在您已经为状态报告设置了所有参数，您将需要这样做自动化以使维护更容易这样你就有更多的时间去做那些价值更高(效率更高)的工作。ob欧宝娱乐app手机下载
一旦你的团队设置了Smartsheet自动操作，效率低下的状态会议将成为遥远的记忆。ob欧宝娱乐app手机下载下面是自动化状态报告的关键步骤:
您(或团队中的其他人)可以从其他表格中提取所有适用的数据，这些数据已经被用于跟踪进度细胞连接，这是连接不同工作表和自动化流程的一种简单方法。
1.设置自动的,计划更新请求为每个目标或计划的所有者更新他们项目的状态和评论(例如:发送每周，在周四下午3点)。
2.设置表格自动“以附件形式发送”到你的电子邮件收件箱，然后再发送给其他人(示例:以附件形式发送表格周五上午11点)。这样你就有时间在报告发布给更多人之前，仔细检查报告并做出必要的修改。
3.设置表单以附件的形式自动发送给每个应该收到状态更新的人(示例:在周五下午3点以附件的形式发送表单)。
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让你的团队
现在您的状态报告已经启动并运行，向您的团队展示它是如何工作的，并通过向他们展示谁将自动收到报告以及报告将在何时发出，让他们知道保持数据更新的重要性。
此外，您还可以下载Smartsheet移动应用程序-可用于iOS而且安卓设备-接收及时的通知和警报，从任何地方。这有助于您的团队在某人完成计划时保持更高层次的可见性。
遵循这个过程需要一些时间。但是在你建立了你的报告并培训了你的团队之后，你每周都会节省时间。此外，你肯定会从你的同行中脱颖而出，提供一个总是准时和总是最新的报告。
要了解更多关于Smartsheet自动操作，请观看下面的视频:
