智能表未来工作管理报告2023
项目管理的成功取决于支持它的过程
2023年1月
方法
韦克菲尔德研究公司(Wakefield Research)于2022年9月对8000名年龄在18-74岁之间的在职成年人进行了首次Smartsheet未来工作管理报告调查，他们在员工人数至少为50人的公司工作，平均分布在以下市场:美国、英国、澳大利亚和德国、奥地利、瑞士。所有受访者都自我报告说，他们从事的是基于项目的工作，即“有开始和结束的项目”。
这些项目专业人士——他们代表了在雇员超过50人的公司工作的成年就业者的60%——跨越了广泛的行业，包括IT、商业服务、医疗保健、制药、银行、金融、建筑和制造业。他们在组织内的头衔和级别也很广泛，包括c级和高级管理人员(13%);中高层管理人员(28%);个人贡献者，如分析师、客户主管和其他专家(27%)、行政支持人员(15%)、一线员工(15%)，以及那些将自己的工作定义为“其他”的人(2%)。
引言:项目管理的现状
在当今的商业世界中，基于项目的工作是一种简单的工作方式。你越来越有可能发现自己也在管理一个项目——不管你是否有正式的培训，合适的工具，或者你的头衔是“项目经理”。
长话短说，在处理任何基于项目的工作的组织中，每个人都是项目经理。事实上，超过80%的受访者表示，项目管理至少有时是由头衔或工作描述中不包含“管理项目”的人完成的。
不同的项目经理组
虽然今天几乎每个人都在管理项目，但这并不意味着每个人都具有相同水平的项目管理经验。事实上，调查显示了以下三种不同的项目经理群体:
所谓的公民项目经理由于各种原因落入项目管理。最常见的是，这只是出于必要——65%的人说他们承担项目管理职责是因为没有其他人接替项目经理的角色，团队成员离开了公司，或者他们需要暂时代替其他人。此外，45%的公民项目经理表示，他们管理项目只是因为他们的主管要求他们这样做，这表明了这种责任的临时性。
痛点贯穿于项目管理团队
有趣的是，这三组不同的项目经理——他们都有不同的经验水平——都报告了当今项目管理状态的相似痛点。
几乎所有的受访者(91%)都表示，他们的组织面临着项目管理方面的挑战，无论是由于员工从一个项目转移到另一个项目(45%)、远程工作(40%)、长时间休假(34%)，还是其他原因。在经历过这些挑战的人中，85%的人说他们被项目的速度和截止日期压垮了。
人们也会因为这种功能障碍而产生负面情绪:当项目失败时，沮丧是主要情绪(58%)，其次是倦怠(31%)、尴尬(27%)、愤怒(26%)和冷漠(25%)。结果，近30%的人报告了直接的职业影响，比如找另一份工作或错过升职。
痛点反映在不同地区和公司规模之间
需要注意的是，这些挑战并非特定于某个地区或公司规模，而是在人口统计数据中以相似的比率报告的。
虽然这项调查涵盖了四个不同市场的七个国家，但所有国家报告的挑战都非常一致。
综合来看，这些回应——跨越头衔、地区和公司规模——描绘了一幅清晰的画面:在目前的状态下，项目管理既不可持续，也无法获得最佳的成功。而且，没有人能幸免于糟糕的项目管理带来的挑战，这不仅会影响业务成果，还会给员工的健康带来情绪上的损失。
因此，问题就变成了:如果以项目为基础的工作一直存在，我们如何才能以一种持续推动成功的方式向前发展——无论是在业务指标还是在员工福利方面?
痛点贯穿于项目管理团队
有趣的是，这三组不同的项目经理——他们都有不同的经验水平——都报告了当今项目管理状态的相似痛点。
几乎所有的受访者(91%)都表示，他们的组织面临着项目管理方面的挑战，无论是由于员工从一个项目转移到另一个项目(45%)、远程工作(40%)、长时间休假(34%)，还是其他原因。在经历过这些挑战的人中，85%的人说他们被项目的速度和截止日期压垮了。
人们也会因为这种功能障碍而产生负面情绪:当项目失败时，沮丧是主要情绪(58%)，其次是倦怠(31%)、尴尬(27%)、愤怒(26%)和冷漠(25%)。结果，近30%的人报告了直接的职业影响，比如找另一份工作或错过升职。
痛点反映在不同地区和公司规模之间
需要注意的是，这些挑战并非特定于某个地区或公司规模，而是在人口统计数据中以相似的比率报告的。
虽然这项调查涵盖了四个不同市场的七个国家，但所有国家报告的挑战都非常一致。
综合来看，这些回应——跨越头衔、地区和公司规模——描绘了一幅清晰的画面:在目前的状态下，项目管理既不可持续，也无法获得最佳的成功。而且，没有人能幸免于糟糕的项目管理带来的挑战，这不仅会影响业务成果，还会给员工的健康带来情绪上的损失。
因此，问题就变成了:如果以项目为基础的工作一直存在，我们如何才能以一种持续推动成功的方式向前发展——无论是在业务指标还是在员工福利方面?
综合来看，这些回应——跨越头衔、地区和公司规模——描绘了一幅清晰的画面:在目前的状态下，项目管理既不可持续，也无法获得最佳的成功。而且，没有人能幸免于糟糕的项目管理带来的挑战，这不仅会影响业务成果，还会给员工的健康带来情绪上的损失。
因此，问题就变成了:如果以项目为基础的工作一直存在，我们如何才能以一种持续推动成功的方式向前发展——无论是在业务指标还是在员工福利方面?
使项目管理更易于管理的三个关键发现
成功的项目管理将需要一个主要的思维转变，从一次性项目转向构建可重复的、可扩展的过程，从而实现无缝的项目工作，并改善团队之间的协作。
为了帮助支持这一转变，我们确定了三个关键发现:
在接下来的部分中，我们将仔细研究这些要点。我们将研究得出这些结论的调查数据，并探讨这些痛点是如何影响你的底线的。然后，我们将提供可行的建议，告诉你如何做出改变，更好地将你的员工、项目和流程与组织的目标联系起来。
关键发现1:日常项目工作是最重要的
就像所有的好故事一样项目的各个阶段包括开头(计划)、中间(执行)和结尾(截止日期)。但是，在最后期限之前，人们常常会感到不成比例的压力和付出的努力。
是的，截止日期一直是确保工作完成的重要组成部分。而且，现实情况是截止日期(以及随之而来的压力)一直存在:大约50%的项目专业人士希望截止日期保持不变，而26%的人希望他们的时间表会被压缩。
但是，尽管人们很容易将这些日益紧迫的截止日期视为项目紧张的根源，但它们并不是项目成功的真正成败因素。换句话说，较长的截止日期可能不会提高成功的可能性，紧迫的周转时间并不一定意味着你注定要失败。
相反，关键是要专注于中间的工作:团队为完成一个项目而日复一日地进行的工作，例如建立可靠的工作流、逐步完成较小的任务、良好的沟通和团队协作。
而项目计划截止日期仍然是拼图的关键部分，日常执行工作(以及执行的方式)才是真正决定项目成功的因素。从本质上讲，团队如何完成中间工作比他们是否能够在截止日期前完成工作更能表明项目是否成功。
项目功能障碍的成本
项目成功的最大障碍是不正常的中间工作，而不是在最后期限前完成的能力。通常报告的项目问题包括重复已经完成的工作(37%)，丢弃不需要或不相关的工作(27%)，以及发送过时或不正确的信息(23%)。
人们还会因为在工作中期持续出现故障而遭受职业上的后果。29%的受访者看到职责减少或被剥夺，13%的人经历或看到有人完全从项目中被移除。此外，这些持续存在的问题对人们的工作与生活平衡产生了负面影响:50%的受访者表示，他们经历过或认为有必要延长工作时间。
更流畅的中间工作可以带来更大的项目成功
不过，这一切还是有一线希望的。如果您分配更多的时间和精力来改进中间工作，您就有机会优化项目管理以获得持续的成功，更不用说提高团队士气了。
根据调查受访者的说法，当项目顺利进行(而不是仅仅按时交付)时，人们会注意到工作更令人满意(56%)，压力水平更低(54%)，并且他们对工作日有更多的控制权(49%)。平稳运行的项目还能让团队成员在工作时更好地专注于他们对项目的贡献(42%)。
这些好处也有积极的连锁反应。运行良好的项目往往会促进改善同事之间(47%)和公司领导之间(41%)的工作关系。这些好处也延伸到了工作之外:当项目顺利进行时，受访者表示他们有更多的精力用于人际关系和活动(36%)，工作日结束后花在工作上的时间也更少(30%)。
这在今天的分布式劳动力中尤其重要，因为孤立和倦怠(通常是由于工作与生活的界限不清)越来越普遍。
底线是:接受中间的工作
提高项目的成功将需要一个重大的转变——从关注最后期限到承诺更顺利地运行项目，把更多的注意力放在这样做所需的步骤和资源上。欧宝体育app官方888为了最大限度地提高组织的成功，无论是在提供强有力的结果还是提高员工的幸福感方面，关键是要专注于使日常的中间工作尽可能顺利地进行。
关键发现2:你的团队需要更多的工具和资源才能取得成功欧宝体育app官方888
好消息是，在组织的所有层次上，有一个明确的共识，即当项目管理做得好时，组织及其人员会更有效。从高管层到执行层的项目专业人士都表示，由经验丰富的项目经理管理的项目可以提高工作质量(57%)，提高效率(49%)，保持预算(42%)，按时完成工作(39%)，并增加协作(40%)。
但是，即使您了解有效的中间工作的好处，您如何促进过渡到平稳运行的项目?首先要做的是:组织领导者需要对团队迫切需要的支持负责。
挖掘高层领导与公司其他员工之间的差距
调查显示，对于足够的支持到底意味着什么，领导者和个人贡献者之间存在巨大的分歧。60%的高层领导表示，他们的公司正在为解决常见项目难题所需的工具进行必要的投资，而只有36%的非c级员工这么认为。
换句话说，只有20%的c级领导认为项目团队通常人手不足，相比之下，36%的高层管理人员，41%的中层管理人员和43%的实际工作人员(例如，个人贡献者，一线员工或初级管理人员)。展望未来，72%的人表示，他们的公司可能会要求项目团队用更少的资源完成更多的任务。
这揭示了领导层和公司其他成员之间的严重差距——无论是就现状还是就未来能力而言。为了在问题失控之前解决这些问题，高管层和高级领导人必须了解他们团队的战术需求，然后致力于满足这些需求。
项目管理软件未得到充分利用
支持的一种形式是项目管理软件，它被设计用来支持团队承担的特定任务和项目。不幸的是，只有35%的受访者表示使用这些工具来完成他们的工作。在公民项目经理中(我们已经知道这个群体正在迅速增长并且资源严重不足)，只有11%的人使用项目管理软件。
对于所有行业和规模的组织来说，这是一个巨大的错失机会，他们可以通过实施项目管理软件来实现时间、金钱和资源的节省。此外，使用专用项目管理软件的项目专业人员中有78%表示，他们公司的方法支持工作与生活的平衡，相比之下，使用通用软件的人中有67%，不使用任何软件来管理项目的人中有57%。
团队需要正确的支持来实现他们的目标
为了长期提高项目的成功和员工的福利，组织必须理解什么是“足够的支持”，并为所有从事基于项目的工作的人投资足够的工具和资源。欧宝体育app官方888底线是:你的员工提出要求，现在由你来实现。
关键发现3:项目的强大程度取决于它们所基于的流程
即使您可以成功地管理单个项目，您也需要强大的、可重复的过程来扩展该工作。将项目视为一次性的活动不再有用，因为在现实中，基于项目的工作总是在发生，并且这种正在进行的工作的成功直接与支持它的过程的强度和可伸缩性联系在一起。
团队需要更好地了解过去的项目和经验教训
为了构建强大的过程，您首先需要了解从过去的项目中学到的东西。不幸的是，这些信息并不可靠:虽然94%的人依靠从其他项目中学到的知识来有效地完成工作，但85%的人表示他们在获取这些知识方面遇到了挑战。而且，35%的调查受访者表示，围绕项目过程的学习没有在整个组织中定期共享。
解决这些信息孤岛的一种方法是实现项目管理软件，该软件使团队能够看到整个组织中发生的所有工作，并允许您捕获和存档过去的项目信息。在使用正式工作管理软件的受访者中，70%的人表示他们有机会了解到什么工作正常，什么工作不正常。
拥有对过去项目数据的可靠访问将使您能够检查哪些是有效的，哪些是无效的。然后，利用这些经验来创建精简的、可重复的流程。这是提升工作完成方式的关键部分——既为了让每个单独的项目跨过终点线，也为了长期的成功而扩大你的努力。
最大限度地提高效率，减少体力劳动
一旦您开发了可靠的、可重复的流程，就值得寻找进一步消除冗余和节省时间的机会——也就是说，通过减少手工流程。很有可能，你的组织仍然依赖于至少一些手工工作:53%的受访者表示，他们使用耗时的手工流程向项目团队发送进度更新和提醒。
项目管理软件可以帮助您自动执行某些任务、提醒和更新，从而为您的团队提供更多时间来专注于最具影响力的工作。事实上，超过50%的使用项目管理软件的人已经转向自动化过程，相比之下，没有使用软件的人只有30%。
自动化也有助于提高可见性——45%的使用项目管理软件的人报告说，他们会定期更新可能影响他们的项目，而21%的人根本不使用任何软件。
是时候从项目思维转向过程思维了——你可以利用工具来做到这一点
这为项目管理软件带来了一个完整的循环:它不仅帮助您创建可伸缩的、可重复的、自动化的过程来推动项目向前发展，而且还提供了对项目的可见性——包括过去和现在——帮助您不断地改进、加强和优化这些过程。最终，这个过程会让你变得强大——项目管理软件可以帮助你实现这一目标。
结论:持续的组织成功取决于更顺畅的项目和过程管理
如果说去年我们从项目管理中学到了什么，那就是每个人都参与其中——不管他们是不是“正式的”项目经理。为了适应形势并实现公司目标，每个人都需要可靠、可持续的方法从头到尾、一次又一次地完成项目。
这对于不断增长的公民项目经理来说尤其重要，因为他们通常缺乏做好工作所需的工具。强大的项目管理软件可以帮助填补这个团队感受到的培训和经验差距，因为它可以提供实时可见性并促进跨团队协作。
成功的项目管理需要精神上的转变——从一次性的、孤立的项目转向持续的、集成的、协作的基于项目的工作。要做到这一点，需要三个关键条件:
这种转变不会在一夜之间发生，但有了合适的工具，随着时间的推移，它会变得更快、更容易。项目管理软件——专为减轻常见项目挑战的负担而设计——可以帮助您获得对工作的可见性，自动执行重复的任务，并构建简化的过程，将您从单个项目交付转移到持续的、组织范围的进展。