特奥会通过Smartsheet在全球建立了社区，增强了可见性和协作性

国际特殊奥林匹克运动会他的愿景是为有智力障碍的儿童和成人提供技能和机会——不仅通过许多人熟悉的体育运动，还通过领导力培训、健康倡议和社区意识。Smartsheet帮助特奥会在一个中心位置整合项目数据和通信，同时为领导和整个组织提供可见性。

“我们在节省时间、金钱和人力，”国际特奥会项目管理主管劳拉·琼斯(Laura Jones)说。“Smartsheet是一项投资，通过让我们能够查看我们如何合作，帮助我们节省人力。我们能够停止重复的过程，并开始在相同的过程上更好地合作。”

琼斯说，特奥会的所有工作都是项目，从公共活动到合作项目和内部运作。她的角色是根据几年前开始的战略计划，为整个组织定义项目管理组织(PMO)过程和工具。

琼斯说:“当我加入公司时，我意识到我们还需要确保公司的透明度。”“没有能见度。一个区域不知道另一个区域在做什么，除非工作人员彼此交谈;没有一个集中的地方，让人们看到并说，‘哦，这就是我们团队正在做的。’”

当Jones被雇用时，领导团队已经决定使用Smartsheet，她很高兴能够使用一个她已经熟悉的工具来构建一个程序基础。在组织卓越团队和领导的支持下，她开始了一种分阶段的方法，一个团队一个团队地推出解决方案，以发展熟悉度和信心。

琼斯说:“当我开始做项目管理队列培训时，我们的IT和人力资源团队是最早的采纳者之一。”“我们确保他们的团队中有一部分人参与了项目管理和Smartsheet的工作，他们接受过培训，了解Smartsheet是如何工作的。我们的领导支持整个过程，以及我们为什么要这么做，这真的有助于推动他们团队的其他成员开始使用它。”

支持交流的平台

在实施的第一年，Jones和她的同事将20个项目纳入了他们的Smartsheet解决方案。如今他们拥有超过150个，而且Smartsheet的使用正在加速，因为用户看到了可见性和自动化如何使他们的工作更容易。

Smartsheet的主要用途之一是管理事件。琼斯说，组织世界运动会的工作人员从申办过程到测试游戏和实际现场活动的每一个步骤都使用Smartsheet。尽管COVID-19大流行打乱了比赛项目，Smartsheet正在为计划和执行提供一个结构，随着赛事变得更加安全，该结构随时准备采取行动。

琼斯说:“我们的一位前体育和竞赛团队的运动员正在参加加勒比地区的统一海滩运动会。”“他以前干过这种事;它非常成功。为什么不呢?这是海滩游戏，当然你想在加勒比海参加。我很兴奋，因为现在我们将能够在Smartsheet中通过记录他所做的一切来跟踪他。他已经完成了设计和项目进度表;现在只是确保(明年奥运会)不受新冠病毒的影响，这样我们就可以看到这个过程继续进行。”

在疫情期间，特奥会一直在使用Smartsheet与运动员保持沟通，帮助取代因面对面比赛的暂停而失去的一些社区感和联系。Smartsheet帮助当地和区域组织跟踪沟通、健康筛查等外联项目，以及眼镜和移动设备等资源的提供。欧宝体育app官方888Smartsheet平台提供了一个沟通渠道，即使团队无法见面，也能将他们聚集在一起。

琼斯说:“有一个当地组委会与我们的团队合作，共同完成美国奥运会。”“他们开始使用Smartsheet，我们已经能够共享大量信息，通过Smartsheet中的交流功能来密切合作。它会自动通知人们，有人在这张表格上谈论你。这是一个至关重要的组成部分。”

该组织还使用Smartsheet管理公司和内部流程，从人力资源福利周期到培训和IT资源跟踪。软件许可可以通过Smartsheet表单申请，并跟踪更新或升级。自动提醒帮助团队在截止日期前完成任务，保持对话的进度。

简单的协作，节省时间和资源欧宝体育app官方888

特奥会通过使用Smartsheet来实现清晰的跨团队协作，并让人们看到他们的同事在做什么，从而节省了时间和金钱。在Smartsheet出现之前，全球不同的团队可能都在从事同一类型的项目，没有意识到他们的同事已经找到了问题的快速解决方案或启动项目的更快方法。Jones知道一个案例，三个不同的团队能够分享一个共同项目的技巧和解决方案，每个团队每月节省超过45个员工小时。

跨项目和计划产生的数据被反馈到仪表板上，让领导者实时了解进展情况。琼斯和她的同事可以查看和分享信息，而不必编制报告，也不必花时间听取简报。

“我们的领导喜欢仪表盘，”琼斯说。“我每个月都要和首席执行官见面，甚至在我们开始电话会议之前，她就已经看了数据，看到它变得生动起来。我可以讲一个故事，但一个忙碌的高管并不总是有那么多时间，所以我很高兴能够看到这个故事，知道发生了什么，而不需要我在场。”

自动化和模板也可以节省时间，既可以加快新项目的设置，也可以创建标准化的方法，使跟踪进展和衡量成功变得更容易。

Jones说道:“能够实现控制中心，我真的很兴奋。“我们的项目有一个非常强大的启动过程，因此我们可以捕捉到这些信息，并在整个组织中保持透明。这对我们来说真的很重要，但如果我自己管理每一个投资组合，那就得花很多功夫。控制中心是一个简单的流线;人们不必等我为他们上传模板。这一切都在那里，让他们去抓，去做，去做。”

将热情的采纳提升到一个新的高度

琼斯表示，Smartsheet是她所在组织在计划、调度和分析方面的强大资源。它允许SOI的用户看到项目发生了什么，以及出现了什么问题和机会。

她还对人们欣然接受这个平台的程度印象深刻。虽然其他组织可能更喜欢更快、更全面地实施，但特奥会能够利用阶段性的推出来在整个组织内建立兴奋感和买入感。随着它的传播，一开始抗拒它的人已经能够看到Smartsheet提供了什么。现在，Jones着眼于未来以及维护和构建该平台的最佳策略。

“我们已经完成了项目管理的基础培训阶段，”琼斯说。然后我们会讲到Smartsheet中的高级工具，以及如何增强您的项目工作。现在的挑战是，我们如何维持它，并确保每个进入这个组织的人都在使用项目管理和Smartsheet?我真的很高兴推出我们的特奥会国际进程的在线课程，并引导人们通过智能表卓越中心的视频了解更多。”

有关这个故事的更多信息，请参阅我们的案例研究。