Sabra传播实时IT数据以驱动决策

鹰嘴豆泥通常由四种原料制成——鹰嘴豆、柠檬、芝麻酱和大蒜——是聚会上的主食，也是许多世界美食的特色。随着人们努力做出更健康的食品选择，Sabra通过提供鹰嘴豆泥和鳄梨色拉酱为基础的零食来满足顾客，建立了一个家喻户晓的品牌。

Juan Vargas, Sabra的信息技术(IT)部门的PMP和IT项目负责人，需要一个新的、更简单的方法来管理内部流程，并希望确保IT项目管理办公室(PMO)利用最好的技术来做到这一点。

瓦格斯说:“在Sabra，我们专注于做出数据驱动的决策。“这是我们业务成功的关键之一。”该公司的IT PMO采用Smartsheet来消除电子表格上的重复报告，并重新设计他们的变更管理过程，以增加可见性，并使技术团队更有效。

常见的变更管理问题

在采用Smartsheet之前，IT团队的变更管理过程给他们的技术团队的工作负载增加了不必要的压力。现有的过程是繁琐的，缺乏清晰的、实时的可视性增加了混乱和复杂性。

Vargas说:“如果我们的网站计划停机，或者另一个预期影响的变更，团队将在事后救火。”因为他们掌握的信息太少，太晚，无法减轻业务影响。在采用工作执行平台之前，他们使用电子邮件来沟通更改，向组织内的各个分发组发送邮件。

瓦格斯很快意识到他们需要一个历史数据库。瓦格斯说:“我们希望能够记录我们对环境所做的改变，并查看完整的历史，以便为我们的计划提供更结构化的方法。”“我们希望能够实时与信息互动，而不是等待文件上传和邮件。”

组织过程以提高效率

为了提高人们的意识和加强合作，Vargas选择了Smartsheet，他相信这个平台可以提高效率和效力。团队立刻感受到积极的影响。他说:“在Smartsheet出现之前，每个变更过程都需要召开45到60分钟的会议。”

“在新流程下，会议时间长达15分钟，因为所有有关变化的信息都是持续可见的。你不需要额外的时间去弄清楚谁，什么，什么时候，为什么，以及如何改变管理过程。”

现在，所有变更管理请求都通过信息技术变更请求处理形式，在Smartsheet中创建。使用该表单，提交者可以看到影响业务或生产区域的特定更改窗口的适当日期和时间。ob欧宝娱乐app手机下载表单的其余部分包括通信需求的字段，包括优先级、范围、受众、文件附件(包括过程文档的方法)，以及更改试图实现什么。

完成表单后，提交者立即被引导到IT Change Calendar(使用Smartsheet日历App)．从这里，他们可以看到每个月的所有计划更改。Vargas说:“有了Smartsheet，我们可以根据数据创建面向企业的日历。”

因此，如果我们组织中的任何人想知道我们正在做什么来提高他们的业务价值，他们可以知道。在任何时候，团队都可以从顶层看到发生了什么变化。”

在构建这个解决方案之前，变更管理是一个非常封闭和封闭的过程。使用Smartsheet, Vargas的团队能够确保他们的用户社区能够访问质量信息和行动计划，并且整个IT团队都对更改有所了解，因此他们可以预测业务影响。瓦格斯说:“现在，这些变化被传达给六个国家的数百人。”

Vargas还建立了一个项目共识指示板对于IT PMO，团队成员可以在上面看到一个项目概述报告，包括当前阶段、所有者、总体状态、范围、预算等。他还组装了Smartsheet项目和资源，包括他们的IT运行簿、表格、欧宝体育app官方888报告，以及他们随叫随到的轮换日历-在一个方便的团队门户。

安全性、单点登录和管理控制

在各种流程中使用Smartsheet的最大好处之一是增加了整个公司的透明度。“现在，比以前更多的人可以接触到信息。此外，Smartsheet提供了一项很棒的服务，甚至不需要接触银行，更不用说破坏它，”巴尔加斯说。

“团队喜欢这个过程，因为他们能够快速地得到需要采取行动的更改。没有人需要跳进一个疯狂的系统来批准变更。所有的事情都是通过应用中的单点登录完成的，它就完成了。这种易用性确实有助于团队采用Smartsheet。”

IT部门正在研究杠杆权限，单点登录(SSO)，以及微软Azure Active Directory以帮助控制如何管理他们的用户。他们能够对权限进行不同的控制，让人们只访问他们需要看到的内容。

专注于重要的工作

通过将变更管理过程放在Smartsheet中，IT团队“节省了大量的时间”，因为他们不必在变更完成后清理混乱。

这使得Vargas花在计划会议上的时间更少，而真正帮助项目成功的时间更多。他转向内容模板也是为了节省时间。“一旦我得到了我需要的模板，我就可以做一些快速调整，然后开始工作。”

“Smartsheet已经成为这家公司的黄金标准。我们不会说‘把那个电子表格发给我’，而是说‘它在Smartsheet上’。”