Populous以Smartsheet为基础打造全球体育赛事

像四强赛和奥运会这样的重大赛事吸引着全世界的目光。对于世界领先的体育建筑公司Populous来说，这意味着从场馆建设到交通流量和照明的每一个细节都将被成千上万的现场观众和数百万的电视观众看到。这需要广泛的规划和数百个合作伙伴和供应商的合作来建立和执行这些大规模的聚会，不能有任何延迟或错误。Smartsheet使Populous能够无缝管理每一项任务和截止日期，以实现将人们聚集在一起的使命。

Populous负责人马克•克莱因(Marc Klein)表示:“我们是一家基于架构的公司，我们以一种无形的方式提供解决方案。”“你可以感受到人口稠密的活动和别人的活动之间的区别，因为我们为活动带来了专业架构的水平——它们看起来无缝对接。我们提供最具挑战性的活动，我们让一切看起来都像是应该有的。”

Klein在十多年前加入Populous，担任项目管理负责人时，他的目标之一就是标准化流程，这样建筑师就可以专注于令人难忘的场馆的设计和开发。他需要一种工具，可以取代他的同事对纸张和电子表格的依赖，并且可以在一系列独特的事件中实现一致的方法。

Klein说:“我们需要将我们的方法和工具提升到我们被要求交付的事件的水平。”“我们所有的创新都是在设计上，而不是在我们实施的交付方法和流程上。”

Klein评估了广泛的项目管理工具，以找到功能和灵活性的正确组合。他无法做出取舍;预算和截止日期管理、文件共享以及快速编制会议纪要和议程的能力是一长串必须具备的功能。工作风格也很重要——“建筑师讨厌甘特图，”克莱因说——正确的解决方案必须容易让任何人都能学会。Smartsheet满足了Klein最重要的要求:灵活性、丰富的报告、成本和易用性。

为高要求的项目提供灵活的解决方案

从NHL赛事到NCAA四强赛再到奥运会，Populous参与的每一项赛事都是复杂而独特的。Klein发现，许多项目管理解决方案依赖于严格定义的模板或流程，而这些模板或流程并不适合他和他的团队需要做的工作。预构建的Smartsheet模板和从现有工作表创建模板的能力帮助Klein标准化流程和方法，同时设置为每个事件量身定制的工作空间。

克莱因说:“我们做的每一个项目，我都是在一个新的城市，有新的人，新的体育场，新的供应商。”“我必须有非常、非常快的流程和方法，与一个不属于我们公司结构的团队一起实施，这样他们就不能进入我们的服务器或VPN。我的所有项目都必须有一个流程，允许我们从一个城市搬到另一个城市，从一个团队搬到另一个团队，让人们跟上节奏，快速工作。”

为正确的合作伙伴和供应商提供正确的信息

Klein曾经建立了数千行的主电子表格，这很快就使那些只需要管理一小部分任务的合作伙伴不堪重负。使用Smartsheet, Klein可以创建用于安全规划、运输、围栏建造、许可证以及重大全球事件的所有其他组件的子表。供应商和合作伙伴看到了自己的那块拼图;当他们输入信息时，克莱因会收到自动更新和警报，帮助他立即发现并解决冲突。

预算友好的成本带来强大的回报

Populous的客户都很注重预算，尽管他们的优先事项各不相同;一些赛事的组织者希望他们的投资能带来最壮观的场面，而举办篮球比赛的大学则必须有效利用支持学校所有运动队的体育预算。由于Smartsheet用户许可适用于任何规模的活动，Klein可以很容易地构建一个成本计划，在他们的预算范围内为活动客户提供所需的功能。Smartsheet还通过提供实时支出视图，以及在情况发生变化时轻松的审批流程，帮助Populous在活动过程中控制成本。

Klein说:“这对我们的现场预算管理和变更订单控制产生了重大影响。“当口头批准的更改订单两周后出现时，客户会说，‘这里有8.5万美元的更改订单。谁批准了所有这些?’我们花了数周时间来解决这个问题。现在我们有了一个完整的日志，并且它们都被批准了，因为我们在Smartsheet和复选框中构建了所有的变更订单流程，并与客户端进行了来回的检查。因此，我们再也不会在事件结束时看到这种巨大的‘糟糕’，无论是意外成本还是解开真相的人力都是如此。”

Populous的一些客户发现Smartsheet非常有价值，他们已经邀请Klein帮助他们在日常使用中采用这一解决方案。

Klein说:“我们现在正在用我们的许可证支持三个不同的组织，他们正在为非事件相关的活动运行Smartsheet。“他们向我们支付了专业费用，让我们来培训他们，建立他们，支持他们。我们已经获得了一系列Smartsheet许可证。”

易于学习和立即使用

Populous的合作伙伴都是各自领域的专家——通常都不是生产软件。ob欧宝娱乐app手机下载无论是培训有多年电子表格经验的预算经理，还是可能不会每天使用电脑的围栏建造者和机械师，Klein都可以向合作伙伴介绍Smartsheet，并让他们立即提高工作效率。ob欧宝娱乐app手机下载这款易于使用的移动应用程序意味着供应商可以在任何时候访问最新的信息，无论他们是在运送材料的路上，还是在场馆大门向门票持有者开放前完成最后的系统测试。

克莱因说:“如果你能使用电子表格，你就能使用Smartsheet。”“当我每年来到一个新的城市，面对一组新的客户，说‘好吧，伙计们，我们正在使用这个工具’时，每个人都会翻白眼。他们认为我在推出一些邪恶的沉重系统。然后我说，‘不，在这儿。这是床单。下面是访问它的方法。你只需登录，它就在浏览器上，不会干扰任何公司网络，而且它完全基于你所知道的技能。’”

因为Smartsheet可以在线访问，它简化了国际事件的管理。在韩国平昌奥运会期间，克莱恩位于丹佛的团队可以轻松地与韩国的合作伙伴和客户分享关键细节和更新，尽管有15个小时的时差。克莱因并不怀念那些整理打印表格和协调多个版本的事件电子表格的日子;Smartsheet的项目管理就像他的同事为世界上最大的活动创造的创新建筑设计一样流畅和专业。

Klein说:“毫无疑问，Smartsheet的最大优势是为活动计划和活动运营团队提供单一的事实来源。“当我需要做某事时，我现在的第一个想法总是，‘好吧，我怎么能用Smartsheet做这件事?这是我现在处理项目的方式，因为我看到了分享实时信息的价值。我们从整个团队随时都能获得的信息中获得了如此多的价值，这是我永远不会回头的。”

欲了解更多信息

有关Smartsheet的更多信息，请访问//www.santa-greenland.com/。

欲了解更多关于Populous的信息，请访问https://populous.com/。