Box通过Smartsheet简化了大型事件的管理

举办企业活动不仅仅是预订场地和邀请演讲者。再加上1万人、4个国家、3900万用户，你就可以一窥Box全球事务高级总监凯瑟琳•卡斯塔利克(Kathleen Castaillic)的日常工作。

为了组织像Boxworks和Box Dev这样的活动，Castaillic需要一个可以勾选多个复选框的工具。首先，它需要移动，因为活动和运营它们的团队在办公室之外举行。其次，它必须是可扩展的;卡斯塔利奇的团队很精简，但预算、时间表和时间表都很庞大。最后，它需要提供一个清晰的项目路线图，以消除团队的一些后勤负担。

解决这些问题的方法就是Smartsheet。卡斯塔利克很容易保持在一切的顶部-所有的同时保持咖啡热。

管理复杂的项目

“当你开始计划一个如此复杂的活动时，你会开始思考，‘所有这些部分是如何组合在一起的?’这一点变得非常重要，”卡斯塔利奇说。

解决方案是集中式内容存储库。这看起来很简单，但要理解演讲者和主题是如何以一种有凝聚力和引人注目的方式结合在一起的，是一个非常复杂的过程。Castaillic使用Smartsheet可视化她的演讲者和内容轨道的顺序。她可以使用日历覆盖层来制定计划，并将每个演讲者的内容附加到他们的行项目上。她还可以使用Smartsheet与Box的集成，在文件夹中创建Box Notes，然后将链接嵌入到Smartsheet中。

始终保持更新

卡斯塔利奇说:“在活动开始前，我必须全身心投入到计划中，但我也必须了解正在发生的事情。”

Smartsheet移动应用程序为Castaillic的团队提供了一种快速检查状态的有效方法，并消除了与利益相关者的及时临时会议的需要。这让她能够随时随地接触到最新的信息。

唯一的真理来源

“我们总是开始在Excel电子表格上计划Boxworks，然后转向做清单。我有一个两列的Word文档，每个周一打印出来。将我所想到的事情存档在我个人之外的某个地方，让其他人可以访问它们，这对我来说非常重要，”卡斯塔利奇说。

在四年的工作和五次BoxWorks活动之后，卡斯塔利奇没有办法将数以百计的待办事项归档。Smartsheet成为了Castaillic整理清单的一个地方，以一种非常简洁的方式，并将这些清单存档，以便其他人在现在和未来访问。

卡斯塔利克承认:“总有那么一件事你会忘记，它是如此的简单，以至于你甚至不相信它发生过。”Smartsheet通过捕捉细节并将所有部分组合在一起(内容、日历、演讲者、营销团队和新闻日程)来防止这种情况的发生。事件是一层又一层的细节，所有这些都必须以某种方式连接起来，而Smartsheet将它们都组合在一起。这节省了我为未来做计划的时间。”