什么是远程项目管理?
远程项目管理指的是由地理上分布的团队完成的项目可交付成果的管理和协调，通常没有面对面的交互。目标与传统的项目管理相同:在指定的需求范围内交付最终项目。
自从互联网使远程协作工作成为可能以来，团队成员来自不同的地方——在某些情况下，来自世界各地——已经成为常态。然而，这种动态在某些情况下会加剧，例如全球流行病，这表明员工远程工作是多么容易，但同时也表明在分布式的劳动力中管理项目是多么困难。为了取得成功，远程项目经理必须采取与传统不同的方法项目管理．
远程项目管理团队和角色
远程项目经理需要与传统项目经理相同的技能——关注细节和扎实的人员管理技能——但他们也需要远程领导的能力。
在项目管理中有三种类型的远程团队:
- 完全远程团队:在这种设置中，团队中的每个人都在不同的远程位置工作。
- 混合团队:这些团队将团队中的一些成员安置在家庭办公室，而其他成员则在远程办公。
- Flex团队:这些团队的成员在工作地点上具有灵活性——他们可以在同一个工作区或偏远的区域。这个团队的结构可能会不断变化。
远程项目经理的角色是监督每种类型的团队．他们负责在整个团队中分配任务，可能是分配给那些他们从未面对面交流过的员工。他们应该能够熟练地处理团队使用的基于云的项目管理工具，并将项目控制在预算之内。而且，也许最重要的是，远程项目经理需要有优秀的沟通技巧，以确保项目按时推进，团队中的每个人都发挥了自己的作用。
远程项目管理最佳实践
尽管项目管理过程在启动、计划、执行、监控和项目完成方面保持不变，但远程团队的项目管理需要新的策略来支持沟通和协作，以实现最终目标。这些远程项目管理的成功秘诀包括:
- 制定沟通、度量和目标的标准:
“项目管理实践中最关键的一个方面是沟通，”Mary Beth Imbarrato说MBI咨询．“沟通占据了项目经理90%的角色，但根据项目管理协会的统计数据，沟通仍然是导致项目失败的五大原因之一。如果你有一个全面、有意义和可持续的沟通计划，你就可以有效地远程管理项目。”
为了确保经理和团队成员之间的定期沟通，建立定期签到会议——这些互动可以通过视频聊天进行，每个人都可以看到彼此，并分享项目更新。因为没有人希望因为太多的在线会议而感到疲劳，所以会议应该简短扼要，只包括那些需要参加电话会议的人。提前提供一份议程，让团队成员做好准备，围绕主题进行讨论。有时，为了方便这种远程通信，您必须调整时区。试着为所有团队成员着想，要知道每个人都必须接受，有时他们不得不在传统的非工作时间接听电话。
项目经理不应该害怕过度沟通项目及其时间表的每个细节。你不能假设你的团队拥有他们所需要的一切，或者像你一样了解项目。最好是过度澄清信息，而不是错过重要的细节。同时，向你的团队保证这些指导方针的目的是保持项目的进展，而不是因为对他们完成工作的能力缺乏信任。仔细的研究MBI咨询库更多的资源。欧宝体育app官方888“除了理解你的项目背景，确保你的团队成员理解他们的工作在更广泛的商业环境中的位置也是很重要的，”Dave Garrett，首席战略与增长官说项目管理学会．通过提供一个大背景——战略关系、业务优先级、利益相关者的观点、其他正在进行的项目、行业变化等——所有团队成员都能更好地理解他们需要交付的具体结果。这种清晰可以帮助创造一个高度信任的环境，这在面对面接触较少的情况下尤其重要。
“沟通是双向的。就像项目经理必须接触他们的团队成员一样，他们也必须愿意倾听任何反馈，并迅速而果断地采取行动纠正问题。 - 组装你的团队:团队中的每个人都有自己的强项和弱项。当远程工作时，充分利用每个团队成员的优势，但也要努力创造平衡，这样每个人都在贡献和提供输入。一旦你组建了你的团队，和每个成员一起计划他们的时间，评估和管理工作负载，并尽早发现障碍。远程项目经理的角色是确保这些计划和工作负载是合理的，并允许休假或紧急情况。经理还将负责确保每个人都有正确的工具和足够的资源来有效地完成他们的任务(这包括有足够的软件许可证或在专门的计算机系统上阻塞时间)。欧宝体育app官方888
- 保持人际关系，培养社区思维:有些人在孤独的远程工作中表现最好，而有些人则渴望定期接触。但是在一起工作的时候，团队成员不应该单独工作。例如，在Prezi，所有的与会者都被要求打开他们的摄像头。“通过能够看到每个人的脸，你可以读取人们的视觉线索，并确认人们在讨论中跟进了，”Spencer Waldron说，他是远程通信的主管Prezi．“这种可视性也允许我们在面对面的会议中获得人际联系。我们最近推出了Prezi Video，这是一个视频演示工具，可以与大多数视频会议工具兼容，允许你在讲话或演讲时将内容实时放在屏幕上，与你的脸并排。您可以录制演示文稿并异步发送，也可以使用各种视频会议工具进行直播。这使得人们可以分享视觉内容，而不会失去切换屏幕或幻灯片共享带来的人际关系。”
- 跟踪项目进度，处理常见的障碍:当在共享的工作空间中一起工作时，项目经理可以亲自检查团队成员，以获得项目进展的感觉。由于无法远程完成，在线远程项目管理要求项目经理定期与团队进行进度更新。每个人都会分享他们在那一周完成了什么，他们接下来的计划中有什么，任何提前或落后于计划的组件，以及任何预计的绊脚石。为了支持这些会话，团队成员可以使用创建里程碑的模板以及截止日期，团队应该利用任何任务和截止日期自动化。
如何管理一个没有授权的项目
项目经理需要能够加强他们对项目和团队的影响力。当团队由间接报告组成，并且项目经理对他们的工作表现没有权力时，这就变得很困难。
远程项目管理带来了独特的困难，因为你必须确保你的团队成员(他们也在远程独立工作)在执行任务——这可能感觉比你的职位通常允许的更权威。上面列出的最佳实践是远程领导项目最有效的方法:沟通、影响和强大的领导技能是完成工作的必要条件，无论你的团队是远程还是现场。比起发号施令，你必须能够通过你的沟通、激励、协作、影响和激励的能力让你的团队合作和参与。
一定要设定期望，明确职责和目标。并设法给予项目团队公开的支持、赞扬和可见度。
面对面的项目管理vs.远程项目管理
下面的图表列出了面对面和远程项目管理的共同好处和挑战。
远程项目管理的挑战
当每个人都在同一地点时，团队已经面临着按时完成任务和协调工作的挑战。当远程项目经理必须处理参与挑战、技术问题和跨多个时区的通信时，这种动态就会加剧。
当一些团队成员下班了，而其他人还在工作时，你是如何工作的?当群体的一部分经历了自然灾害，比如停电，或者其他意外事件，比如暴乱，导致建筑物被毁和停电时，会发生什么?远程项目管理需要新的方法来按时交付项目。
成功的远程项目管理最困难的挑战之一是时区问题。即使是同时适应东部标准时间和太平洋标准时间也很有挑战性——问任何一个东海岸的人，如果他收到西海岸同事周五下午6点的会议请求。
“在纽约工作期间，我和伦敦和东京的团队成员一起管理一个项目。这很艰难，”Mary Beth Imbarrato说。“但是，再次强调，与团队合作，确定讨论的最佳时间是获得支持的最佳方式。作为项目经理，你应该问你的团队什么最适合他们，并让团队找出细节。这将表明他们不仅有能力尊重其他办公室的挑战，而且还将通过对项目管理作出贡献来巩固他们对项目的承诺。”
当团队中有国际成员时，时区问题就会变得更加复杂。通过阅读本文，您可以找到跨时区安排会议的模板。
另一个挑战是为你的团队找到合适的人才，特别是当涉及到他们对远程工作的舒适程度时。Imbarrato有一个项目团队成员的经验，他们整个职业生涯都在做项目。例如，在在家工作的命令下，团队成员可能会感到不舒服。
“(根据WFH的命令)，(团队成员)似乎依赖于他们的工作环境，作为他们在项目团队中角色的关键部分，”Imbarrato说。“这一观察在我的脑海中强化了确保您的项目团队充分理解正在使用的基于云的工具、参与这些工具的培训，以及团队建立这些工具使用协议的重要性。”
远程项目管理团队还可能面临以下挑战:
- 没有面对面的提示，沟通效率低下
- 不投入或者感觉自己不是团队的一部分
- 等待指令时的延迟
- 对指挥与控制式的管理风格感到不适，包括无法做出贡献
- 在需要的时候没有买进
- 向项目中添加团队成员太迟了
- 失去社区思维和联系，或者团队建设
- 技术、访问和安全问题
为了解决这些和其他远程团队项目管理的挑战，Alan Zucker，创始负责人，项目管理要点，建议“每天召开一到两次15分钟的远程站立会议，这是克服许多挑战的有效方法。团队成员讨论他们已经完成了什么，他们正在做什么，以及他们遇到的任何问题。对已完成和当前工作的讨论允许团队成员协调交接。发现问题可以让合适的人见面解决问题，而不是在谈话中解决问题。”
远程项目管理的未来
远程工作已成为新常态。组织机构已经在与全球劳动力合作，但商业领袖越来越多地看到远程劳动力的优势:它具有成本效益，几乎没有生产力损失。ob欧宝娱乐app手机下载此外，员工喜欢远程工作，因为它提供了灵活性和更好的工作/生活平衡。随着这种向更持久的分布式劳动力的转变，对协作领导的需求比以往任何时候都更加重要。
“沟通和情商从未如此重要，”戴夫·加勒特说。“我们的2020行业脉搏研究发现团队成员将协作领导能力列为最重要的团队技能。”
远程项目经理应以协作领导为目标，包括以下目标:
- 每个人都在朝着相同的目标努力吗?
- 每个人都在前进吗?
- 每个人都有足够的安全感去冒险和犯错吗?
- 无论级别高低，每个团队成员都能轻松地与他人聊天吗?
加勒特补充说:“项目经理面临的新挑战将是把在虚拟工作中学到的经验教训融入到‘正常的’面对面的工作环境中。”“在虚拟工作环境中使用的许多工具和实践可以也应该在办公室中使用。项目经理将需要确定哪些工具将作为不断发展的‘新常态’的一部分继续提供长期价值。”
远程项目管理工具
为了取得成功，项目经理、团队成员和涉众需要远程工作工具的正确组合。首先，他们可以确定适当的双向协作工具来保持参与。
许多工具可用来促进远程工作管理，并提供整个团队之间的协作参与。一些最常见的远程工具包括:
- 团队沟通
- 微软团队
- 松弛
- 视频会议
- GoToWebinar
- Skype
- 变焦
- 项目管理
- 竹子
- Jira
- 内容
- 文件的协作
- Dropbox
- 谷歌驱动
- OneDrive
- 发展
- BitBucket都
- GitLab
- GitHub
- Kanbanize
为您当前和未来的项目选择最好的工具(实现和采用的简单性是一些考虑因素)可能会让人不知所措。此外，你应该寻找以下特性:
提案请求(RFP)是确定适合您的企业的解决方案的最彻底的过程。组织发布rfp，然后向供应商征求投标。所有的招标书都包括公司基本信息、投标过程、主要联系人、要求和供应商问卷。您可以使用以下RFP模板来定制和评估远程协作工具供应商。
下载远程协作工具RFP模板
流行的视频会议工具包括Zoom和GoToWebinar，但随着远程工作的增加，谷歌和Facebook等科技公司也在提供视频会议应用程序。视频聊天可以——而且应该——用于与单个团队成员进行一对一的交流、全体会议以及团队成员之间的协作会议。每个人都应该被要求并且能够在需要的时候参加，但是这取决于远程项目经理来确保每个人都有适当的远程访问权限和工具，并能够安全地共享所有信息。
的首席执行官兼联合创始人Dob欧宝娱乐app手机下载imitar Karaivanov解释道:“当项目状态可视化时，保持生产力和协作更容易Kanbanize．“可视化交流状态的最佳方式是(通过)数字看板——数百万远程工作者已经在使用的工具。看板使得集中沟通和分散控制成为可能，这是所有企业都追求的。”
对于一个支持远程通信的全面工具列表，阅读我们的指南。
在Smartsheet中使用实时工作管理远程工作时保持有效
通过设计一个灵活的平台来满足团队的需求，并根据这些需求的变化进行调整，从而使你的员工能够超越自我。
Smartsheet平台使您可以轻松地计划、捕获、管理和报告任何地方的工作，帮助您的团队更有效，完成更多工作。报告关键指标，并在工作发生时获得实时可见性，使用上卷报表、仪表板和自动化工作流构建，以保持团队的联系和消息。
当团队清楚地知道要完成的工作时，没有人知道他们在相同的时间内还能完成多少。今天就免费试用一下Smartsheet吧。