在一个理想的环境下，你应该花更多的时间完成下一个大交易，打开最新的商店位置，或推出你的产品-而不是追逐更新或发送重复的提醒。ob欧宝娱乐app手机下载Smartsheet自动化实现了这一点:它为我们的客户减少了在手动、重复性任务上浪费的时间，使您可以专注于最重要的工作。
我们最新的增强功能使您能够在单个工作流中自动化多个操作和处理多个场景，甚至可以根据您的首选日程重复工作流。现在，专注于工作中更有价值、更有趣的方面比以往任何时候都容易。
无论你是已经在使用Smartsheet自动化，还是第一次学习它，这里有一些方法可以让你利用这些新功能，立即让你自己和你的团队受益。
1.使用重复的提醒来节省时间，让工作正常进行
忽略重要的日期会严重影响团队实现目标的能力，但手动为每个截止日期发送提醒会成为一种持续的责任，让你远离更重要的工作。
不过，当您设置了一个重复出现的自动工作流程时，您可以根据需要向自己和团队发送尽可能多的提醒。例如，只需几个步骤，你就可以为你的表单上的任何临近截止日期的任务设置每日提醒。
首先告诉Smartsheet你的工作流程应该每天触发。
然后指定确定哪些行需要提醒的条件。在这个例子中，我们将设置它来提醒我们在截止日期前三天开始的未完成任务。
最后，将每个提醒设置为发送给负责这项任务的人，并定制消息。
了解更多关于设置提醒在你的自动化工作流程中。
2.自动更新状态以减少花在会议和电子邮件上的时间
当多个涉众一起工作时，状态更新为项目或计划的进展提供了透明度，并使涉众对他们分配的任务负责。然而，时间经常被浪费在状态更新会议上，或者更糟糕的是，关键工作项的状态仍然不明确。
当你的时间可以花在更好的事情上时，停止发送大量的电子邮件和安排频繁的状态会议。相反，让Smartsheet通过一个重复的自动更新请求来为你收集更新，这只需要几个步骤就可以设置。
首先，告诉Smartsheet何时发送请求。例如，每周五中午。
然后将请求限制为未完成的任务。
最后，将每个请求发送给负责该任务的人。记住包含需要更新的字段和其他可能为涉众提供重要上下文的信息。
一旦发送了请求，涉众可以使用任何设备在一个包含一个或多个可编辑字段的表单中打开他们的更新请求，他们输入的信息将直接记录在项目表中。
了解更多关于请求更新在你的自动化工作流程中。
3.通过简化审批流程消除瓶颈
批准是团队工作向前推进的关键组成部分，但是获得批准的过程常常容易受到计划外的延迟的影响。使用自动化工作流来简化审批请求和如何跟进审批决定。
首先，您需要确保批准请求在适当的时间发出。您可以在特定日期或添加或更改工作表中的重要信息时触发审批请求。
审批者将收到一个通知，该通知链接到一个包含上下文信息的表单，以及用于批准或拒绝请求的按钮。当审批人做出他们的决定时，将直接记录到表格中。
然后，您可以选择使用额外的操作或条件快速跟进批准请求。例如，您可以在请求获得批准后立即向请求者发送警报，或者在请求被拒绝时向他们发送更新请求以提供更多信息。
如果你的工作在进行之前需要多个级别的审批，你甚至可以在一个审批之后再申请一个审批。
了解更多关于请求批准在你的自动化工作流程中。
自动化如何驱动你的团队成功
准备好把时间花在最重要的工作上了吗?设置上面的一个工作流程，然后看看它对你有什么好处。
自动化程度越高，从自动化工作流程中获得的收益就越多。以下是我们早期采用者计划的一位参与者告诉我们的他的团队所经历的直接影响:
“能够在同一个工作流中添加多个场景和操作，已经为我们在自动化内容审批过程中节省了大量时间。我们现在也更有动力为其他关键流程提供端到端的解决方案。”
肖恩·麦克达菲
Crain Communications项目经理和解决方案架构师
随着您的团队越来越适应自动化的工作流程，您可以继续探索更复杂的替代方案，以取代重复的手动任务。观看下面的视频，了解自动化的工作流程。
