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运营总监使用Smartsheet导航Pip Hare Ocean Racing活动

卢·亚当斯(Lou Adams)的工作很辛苦。如何将陌生人聚集在一起并让他们合作，如何在帆船比赛开始前六个月为其获得赞助商，以及如何远程管理整个为期数月的环球比赛活动……趁你还有一份全职工作？

这是亚当斯面临的挑战，他于2020年夏天加入皮普黑尔海洋赛车队，担任运营总监。在2019冠状病毒病大流行期间，亚当斯在经营急诊部门时，加入了支持皮普2020-2021年计划的团队买受人全球竞选活动将于11月开始。

与其他几名志愿者一起，运营团队迅速开始寻找赞助皮普比赛的公司。幸运的是，志愿者团队有一个共同的目标:帮助皮普完成她的梦想，完成vendvende Globe。

考虑到97%的员工和高管认为团队内部的不协调会影响项目的结果麦肯锡对于团队来说，有一个共同的目标来支持Pip的活动是至关重要的。无论是寻找赞助商，还是为皮普的比赛做准备，或是当她独自一人在数千英里外的海洋里时，他们在岸上支持她的需要——有效的团队合作使他们得以生存。

但它并不总是一帆风顺。

当团队寻找企业赞助商并管理活动的商业方面导致比赛启动时，Adams意识到有多个截止日期，时间线和努力同时发生。

没有一个共同的真相来源，以及在不同地点和时区工作的竞选志愿者和合作伙伴，错过最后期限和忽视可交付成果的风险正在增加。此外，她有时不知道谁在做哪项任务，这可能会造成重复工作——当你的志愿者团队在其他地方也有全职工作，时间有限时，这并不理想。

亚当斯需要一个扭转局面的办法。进入Smartsheet平台。

“开展一项体育运动的本质是时间非常紧迫。一个截止日期可能是关键任务的截止日期——在Pip的例子中，这是比赛的开始。没有一种解决方案可以管理她的竞选活动，然后Smartsheet出现了。”

亚当斯使用Smartsheet创建了表格来管理支持皮普活动的赞助商。她跟踪合同承诺、可交付成果和截止日期，并通过将任务分配给不同的团队成员来推动问责制。亚当斯说:“每个人都可以进入，他们可以在一个地方看到所有的东西。

一旦皮普的比赛开始，一个新的挑战就出现了:当她可能并不总是能够打电话给岸上的团队时，他们如何检查她的健康和状态?

vend环球帆船赛是一项单人不间断环球帆船赛。皮普将在世界上最遥远的地方航行，比如尼莫点，那里离陆地很远，除了她的竞争对手之外，国际空间站上的人将是离她最近的人。在潜在的连接问题和其他需要皮普关注的情况下，她并不总是能够向团队提供最新情况。

作为Smartsheet赞助匹普竞选的一部分，我们建立一个仪表板这样粉丝们就可以跟踪她的进度了。通过与赞助商Aparito合作，集成了实时地图和数据报告，粉丝和皮普的团队都能够看到她的船在哪里，她最后一次睡觉的时间，以及包括心率和步数在内的健康数据。

不幸的是，在南大洋，灾难来袭。

“有一段时间，皮普丢了她的风棒。我们首先查看了智能表的仪表板，因为我们知道有定期的实时数据进来，所以我们可以看到风数据的异常。”亚当斯说。“我们没有皮普的消息，但我们可以查看仪表板，看看她在哪里，看看数据。从我们最后一次和她通话到最后一次从船上提取风力数据，我们都排着队，我们知道仪器出了问题。”

不仅是智能仪表板是一种有趣的方式来吸引球迷在比赛期间它还帮助团队掌握了皮普的行踪和表现，并避免了沿途的危机。

一旦皮普出海，她的注意力就集中在比赛、她的健康和她的船的功能上。但在赛车活动的商业方面，优先考虑的事情很多:管理媒体询问，履行赞助商协议和要求，监控皮普的表现和需求，协调日程安排等等。

亚当斯在智能表功能和附加组件的帮助下解决了所有问题，包括:

日历应用程序-在…的帮助下日历应用程序， Adams可以跟踪Pip的截止日期、承诺、媒体采访和演讲安排。管理团队中的每个人都可以获得最新的信息，并随时了解情况。
形式- - - - - -内容形式允许亚当斯简化媒体询问和演讲请求。直接链接到Pip Hare网站，表单提交会直接发送到一个表格中，Adams可以对请求进行分类，并跟踪和管理已承诺的机会。
Brandfolder——利用Brandfolder作为数字资产管理解决方案，Adams可以确保活动团队及其赞助商都能访问最新的图像、高清视频内容、徽标等。Brandfolder没有欺骗另一个外部网站，而是与Smartsheet集成，这样Adams就可以保持一个共同的真相来源。“当你在管理一个紧张的活动时，(把所有东西)放在一个地方可以省下一大笔钱，”她分享道。
自动化-亚当斯最喜欢的智能表功能之一是自动化。作为一名从事医疗保健的全职工作，她很容易在为皮普处理的一连串请求中丢失一些东西。为了避免这个问题，亚当斯在她的表单中设置了自动化功能，这样当三天过去了，她还没有处理一个请求时，它就会变成一个高优先级的标志，她会得到一个提醒。
手机应用程序-现在工作无处不在，所以亚当斯依赖于智能手机应用随时了解皮普的最新情况，不管她在哪里。