编者注:在Smartsheet，我们的客户每天都在激励我们。本文来自奥斯卡冈萨雷斯他是Karyopharm Therapeutics的高级项目规划经理。
2016年底，我在Karyopharm Therapeutics担任实验室经理仅5个月，就被提升为临床操作项目经理。我以前没有任何临床手术的经验，这对我来说是个很大的挑战。
我无法想象，一年后，我被提升为高级项目规划经理，并成为项目规划、分析和创新组的团队领导——这在很大程度上要归功于我在整个组织中实施Smartsheet的效果。
Karyopharm专注于更有效地治疗癌症、自身免疫性疾病和其他主要疾病的药物的发现、开发和商业化。我们在超过20个国家的350多个不同的中心(医院、小型诊所、医学院等)开展了积极的研究。
我在新岗位上的第一个任务是找出如何管理正在进行的关键试验的时间表。我们当时使用的程序只提供每个人的许可，所以跨团队和测试中心的时间线可见性是一个很大的挑战。
经过一番深入研究后，我找到了Smartsheet，它可以让我分享时间轴，并在多个来源的新信息出现时即时看到日期的变化。它还帮助我跟踪了几个内部部门以及数百个国内和国际试验点的信息和更新。
促进平台
当我将Smartsheet作为解决方案时，我便面临着在内部推广该平台的挑战。启动Smartsheet的困难在于，作为一家公司，我们正在进行大约10项积极的临床试验，所有试验都在进行中。
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Karyopharm Therapeutics:追踪治疗癌症患者的药物试验
在Karyopharm，我们的工作节奏非常快，决策、数据和信息都在不断变化。考虑到我们的快速发展，采用新平台的阻力很大。我经常听到“谁有时间?”我发现对于新平台有三种回应:
- 那些对在新平台上工作感到兴奋的人
- 这些公司对此很感兴趣，但还没有做好充分投资的准备
- 那些说“我没有时间”，或者只是不愿意进入一个新系统的人。
我发现，关键是要关注第二种类型的个人，让他们到一个可以更充分地投资的地方。我了解到他们需要什么，并在我的时间里重新创建了他们的追踪器，向他们展示在Smartsheet中有他们所有的信息可以让他们做什么。我制造了火花，给了余烬燃烧的时间，最终这个系统像野火一样蔓延开来。
更少的电子邮件，更好的能见度
当我开始担任项目经理时，我们的大多数信息都是通过电子邮件来回发送电子表格来管理的，这常常给我们留下冲突或过时的信息。有时信息很难找到，因为员工在任何时候都有数千封未打开的电子邮件是很常见的。
现在，有了Smartsheet，我们可以把重要的信息从员工的电子邮件收件箱中清除出去。有一种更直接的方式来传递信息可以为每个人节省时间和精力。通过使用通知，我们减少了70%以上的额外邮件需求。
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在使用Smartsheet工作时，我也能够更好地管理即将到来的截止日期。例如，当临床中心的最后一位患者服用了最后一剂试验性药物时，我们向监管机构报告试验数据的最后期限就开始倒计时了。在提交药物进行商业审批之前，使用Smartsheet可以更容易地确认所有必要的文件已经收集和验证。
Smartsheet不仅让我把整个程序可视化，而且它给了我一个目标和平台，让我以一种我从未想过可能的方式优化我们公司的运作。
对公司的影响
现在我们使用Smartsheet来管理从建立临床试验到更新记录到在我们的医疗事务组和我们的医疗临床研究管理人员之间来回反馈信息。
我们甚至推出了项目仪表板，在建筑周围的监视器上实时显示。我们的仪表板让公司的每个人都可以看到他们的工作如何影响项目时间表，这反过来又影响了我们能多快地把药物给病人。
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我从没想过我能在一家公司有如此大的影响力。Smartsheet给了我一个平台，它推动了我的同事们的工作，也推动了我的工作，让我们的高管看到了它，并在仅仅一年后最终获得了晋升。
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