如何编写业务案例:示例、模板和清单

一个业务案例是一个正式的、结构化的文档;非正式的简短文件;或者定义一个计划或项目的好处的口头交流。

另外，一个商业案例可以预测一个计划的成本、收益和风险，因此决策者——甚至是项目发起者——可以决定一个项目是否值得，以及为什么在类似的策略中选择一种方法。

吉姆Maholic在IT战略和业务案例开发方面有超过20年的经验，包括两次担任首席信息官(CIO)，两次担任四大咨询公司的管理职务，以及几家科技公司的领导职务。

他这样描述一个商业案例:“一个商业案例是解释一个资本项目的ROI的完整故事。它从一个业务问题的陈述开始，然后探索我们如何解决它或解决它的价值是什么。例如，“我们的收入没有达到应有的速度增长”，“库存周转速度没有达到应有的速度”，或者“成本太高了”。这就是商业案例的起点。

“然后，我们就会发现这个问题有多严重。我们和公司里的人交谈，看看他们认为解决问题的价值是什么。所有这些信息都被包装成一个故事，它在说:“问题来了。这就是解决问题的价值所在。这是它在硬件、软件或其他方面的成本。以下是好处。这就是整个故事。’”

一个商业案例解释了为什么涉众应该对项目进行投资。业务用例的目的与业务用例的目的相反项目建议书的高级概述什么你想要创业和它给公司带来的好处，或者是项目计划，这就解释了如何您执行一个项目。你应该在最初的阶段创建你的业务案例项目计划．

在计划、创建里程碑和评估进度时，业务用例也可以成为项目经理的关键文档。

业务用例的其他名称和用法是金融的理由,成本效益分析(CBA)，总拥有成本(TCO)分析,投资回报率分析．非营利组织和政府实体有时将业务案例称为情况报表．

一个业务案例分析(BCA)不仅着眼于最低成本，也着眼于技术价值和其他非量化因素最佳价值分析．BCA处理时间、金钱和范围的三重约束，它可以包括诸如性能、可靠性、可行性和可支持性等度量。

虽然业务案例分析可以与业务案例在美国，一些专家认为分析是整个商业案例的一部分。

商业案例帮助公司或组织为新的风险或变化做好准备。该文件是项目成功的关键基石，是高层参与和强有力规划的基础。业务用例总结了努力的好处，阐明了项目的业务价值，以帮助涉众做出决策。

一个好的商业案例应该较少地关注技术、领域知识或特定的可交付成果，而更多地关注产品的用户和项目的目标。ob欧宝娱乐app手机下载同样，项目经理不仅应该关注创造输出，还应该关注交付价值。一个计划可以提供许多类型的价值，包括对战略目标的贡献，提高效率，以及支持遵从性。对业务案例的细节和相关研究的关注不足会导致糟糕的项目结果。

业务案例通常描述这些项目:

• 生意上的问题或机会
• 可能的解决方案及其优缺点(有时称为不利）
• 与主要解决方案相关的风险
• 成本
• 实现时间轴
• 实施解决方案和保持现状的后果
• 欧宝体育app官方888计划或项目所需的资源

一个商业案例可能看起来只是另一个注定要被束之高炬的文档，但它可以提供真正的优势:

• 所有涉众对组织的主动性的价值和利益都有相似的期望。
• 您可以将业务用例转换为具有里程碑的项目计划。通过计划，你可以增加项目成功的机会。
• 一个商业案例成为了判断一个努力在执行过程中以及在团队产生可交付成果之后是否继续提供价值的标尺。
• 项目计划人员可以更容易地建立目标和目标。
• 你可以更容易地辨别成功。
• 团队更有效地应用正确的资源。欧宝体育app官方888

你可能认为商业案例是财务官员和会计师的职权范围。事实上，对过程和团队有直接知识的人应该负责创建这些文档。

一些权威人士说，倡导变革的个人必须实施变革，因此任何角色的任何人都可以承担产生商业案例的责任。这包括顾问、部门经理或IT经理。在一些组织中，项目发起人或项目经理可能会指导商业案例的准备，并包括来自相关部门和中小企业的投入。

仅仅完成一个项目并呈现一个可交付成果已经不够了。在一个像2008年一样不稳定的经济中，利益相关者希望看到可交付成果为组织创造价值和利益。这对于复杂的项目或那些需要为获取外部资源提供理由的项目尤其如此。欧宝体育app官方888公共部门项目经常需要业务案例。

业务用例为决策者概述了所提议的计划的好处和业务价值。这个词业务案例通常指提交审查或在会议上提交的书面文件，但也可用于非正式的口头建议。

一个编写良好的业务用例从提出问题或机会到解决方案的优点和缺点到描述推荐的解决方案的逻辑流程。当你需要非常详细的内容时，你可以把文本分成子部分，这样内容更容易扫描，也更快，读起来不那么费劲。以下是按顺序排列的业务用例的常见部分:

• 执行概要
• 问题陈述
• 分析和财务细节
• 建议

许多组织都有编写业务用例的预先建立的模板。如果你的公司没有，在网上搜索免费、易于使用的业务用例模板对于建筑业务用例、单页业务用例等等。根据业务案例的叙述需求，它可以包含许多可能的部分:

• 前言:序言可以指明目标读者和任何相关文件。
• 目录:如果您的文档是以PDF文件的形式发布的，请考虑将目录超链接到相应的部分。
• 行政摘要或行政简报:这是你写的商业案例的最后一部分——但也是人们阅读的第一部分，有时是唯一的部分。因此，正确执行这一步至关重要。Maholic建议使用一页的执行摘要，其中包括四个问题的答案，你可以在写完文档的其余部分后编译。用幻灯片展示这些问题，使用四个要点:
  • 有什么问题吗?
  • 你认为解决问题的价值是什么?
  • 你要多少钱?
  • 我们什么时候能开始看到好处?

“我曾有过几次演讲，都没翻过第一页，”马赫里克沉思道。

• 产品或服务的描述:ob欧宝娱乐app手机下载当提出一个新对象或概念时，详细说明可交付内容是什么以及它是如何工作的。
• 问题陈述或使命陈述:通过描述问题或组织的任务，您可以将提议的计划置于上下文。
• 该计划的业务驱动因素:指出哪些利益将有助于实现组织的战略目标。
• 财务部分:解释这个项目的成本是多少，是否负担得起。详细说明现金流。在与预期收益的成本比较中描述执行(或不执行)项目的费用。进行一次敏感性分析，一种确定自变量的不同值如何影响因变量的技术。
• 项目的定义:为什么要做这个项目?目标是什么?你想解决什么问题?介绍背景信息，例如可比较的程序。解释这项工作将如何增加业务价值。详细说明以下优点和局限性:
  • 经济和非经济利益
  • 质量的提高
  • 通过提高效率节省成本
  • 增加了收入
  • 竞争力
  • 改善客户服务
• 选项:这个问题可能的解决方案是什么?通常，你会将这个列表缩小到3到5个可行的选择。通常，您会包含一个“不做任何事”选项和一个基准测试选项。有些组织要求什么都不做的选择;其他国家则只有在不作为的选择是合理的可能性时才要求这样做。量化每个潜在解决方案的好处。另外，列出每个解决方案的风险、问题和相互依赖性。
• 计划大纲:详细说明发起行动的人员、内容、时间和地点。总结主要活动并提供时间表。将项目划分为几个阶段，并为每个阶段回答以下问题:
  • 需要什么?
  • 是怎么做到的?
  • 谁做什么?
  • 事情什么时候会发生?
• 评估或分析:你的分析应该列出假设，并考虑现金流和成本。描述项目的风险和应对风险的计划。此外，讨论你将如何利用机会。使用PESTLE分析(政治、经济、社会学、技术、法律和环境)描述你的事业的背景。
• 项目的方法:详细说明项目的组织，包括治理和问责，角色和责任，以及进度报告的时间表。描述完成努力的采购策略。你们会租赁设备吗?租办公室?雇佣承包商还是雇员?
• 建议及下一步措施:注意建议的解决方案和立即需要采取的行动。
• 附录:在这里添加支持文档，如电子表格、图表或绘图。

组成一个商业案例的部分可能根据您的房屋风格和主动性的类型而有所不同。Jim Maholic说:“我这样包装我的商业案例:我安排了一个一小时的会议，所以我可能有20张幻灯片，但10到15张幻灯片已经足够了。实际上，我可能有100张幻灯片，但我会把它们添加到附录中。”你可能有可靠的支持信息，但你不想让你的观众决策者厌烦每张幻灯片。

“他们可能会分配一个小时，但说实话，你只会吸引他们10到15分钟的注意力，然后他们就会开始查看邮件和其他东西，”Maholic补充道。“你必须在如何做这件事上头脑清醒，知道自己的目标是什么。

“首先，‘我们有这个问题’，然后，‘这些是我们交谈过的确认这是一个问题的人。他们提出了解决这个问题的想法，所以我们可以看到这种实质性的好处。”

“在高管会议上，重要的是我要回答这些主要问题:问题出在哪里?不解决这个问题的代价是什么?解决这个问题的好处是什么?我们什么时候能看到好处?你可以在会后或会后单独地、线下地提出其他问题。”

当你心中有了主要的问题，对所需的部分和格式有了概念，你就可以开始写作了。考虑限制作者的数量，以确保有效的写作努力，风格和声音一致。然后遵循以下建议:

• 用足够的细节覆盖核心内容，这样涉众就可以做出明智的决定。
• 比较选项，以便决策者了解情况。
• 要清晰、简洁、迷人。
• 尽量避免行话。
• 通过创建一个可信和准确的论证来展示项目对业务的价值。
• 清晰地描述计划的前景，包括它的依赖关系。枚举这些依赖关系是至关重要的，因为上下文更改可以更改项目参数或完全消除对项目的需求。
• 关注业务和业务价值，而不是预期项目可交付物所涵盖的知识领域。

你怎么知道你有足够的细节?

您可以根据您所提议的工作的范围和复杂性来确定业务案例的长度。一个复杂的项目意味着一个漫长的商业案例;一个小而短的项目意味着一个短的商业案例。

然而，Maholic告诫不要添加太多的细节——简洁可能是一个挑战。“你可能需要4到6周的时间来创建一个企业。你可能会和50或100个人交谈。有些人有一种强烈的欲望，想要在高管展示中展示他们收集到的所有东西。看看我们有多努力。看看我有多聪明．这太糟糕了。

当你能回答这4到5个基本问题时，你就有了足够的数据和幻灯片。可能还有100张其他的幻灯片，但这些都是支持细节，”他说。

你可以通过避免常见错误来加强你的商业案例:

• 忘记你的白皮书说什么:Maholic发现，当销售人员为客户创造案例时，他们通常依赖于产品白皮书中列出的好处。ob欧宝娱乐app手机下载他指出:“说你的产品降低了Y %的成本是一个很ob欧宝娱乐app手机下载好的开始，但这必须与你面对的特定客户的情况相平衡。”他继续说道:“作为一名销售人员，你可能会说你的产品可以增加5%的收入。ob欧宝娱乐app手机下载对过去的客户来说可能是这样，但这个特定客户可能连续三年收入下降。说一种产品既能阻止下滑，又能增加5%的收入是愚蠢的ob欧宝娱乐app手机下载。你必须把事情想清楚。这就是分析部分。你不能就这么顶嘴。”
• 电子表格不是主要展示:“我认为，人们经常听到业务案例他们直接开始建立一个电子表格，”Maholic说。“他们渴望建立所有电子表格之母，并通过演示所有电子表格之母来展示他们有多聪明。虽然电子表格当然是必要的，以显示数学，电子表格只是解决方案的一小部分。电子表格并不能真正清楚地说明问题，也不能表明你与谁交谈过，或者为了得到解决方案你分析了什么，”他补充道。
• 争论并不等于更多的钱:有时，人们相信一个强有力的理由可以证明一个更慷慨的价格标签。并非如此，马holic说:“作为一个决策者，有一个更好的商业案例并不意味着我就会说，‘当然，你可以多收我100万美元。一个好的商业案例意味着这个项目有继续发展的价值。现在，我们开始谈判，我仍然会努力争取我能拿到的最好的价格。以前做过商业案例的人都知道这一点。但新接触的人并不完全理解这一点。”
• 记住，这是关于价值，而不是玩具:对于初创公司来说，技术或产品的酷炫因素可能具有一定的分量，但对于大多数组织来说，业务案例必须专注于业务价值，而ob欧宝娱乐app手机下载不能迷失在领域知识和技术细节中。Maholic解释道:“在执行层没有人关心这个进程或那个堆栈的吞吐量比是多少。他们想知道的是，‘我能更快地获得收益吗?我是否更大幅度地削减成本?告诉我做某件事的价值是什么，然后你就可以为了做某件事去买任何你想买的玩具。’”

您的组织可能对创建业务用例的最佳过程有不同的理解。一些员工可能主张遵循Ds，它们指的是产生业务用例的步骤。d可以包括多达6个步骤，但通常集中在以下4个:

• 发现你的问题或机会。
• 设计你的解决方案和备选方案。
• 详细描述每个潜在解决方案的优缺点。
• 部署业务用例。

一些支持者补充说定义步骤开始的过程和交付走到最后。为了达到最佳效果，请按以下顺序创建您的业务案例:

1. 确定你的问题或机会。
2. 适当地研究你提案的背景:当开发一个新产品时，你的研究可能集中在市场上;ob欧宝娱乐app手机下载当获得新的培训或软件时，你可以审查当前的内部流程;当你进行一次新的购买时，你可能会采访几十个使用当前工具和程序的团队成员。
3. 比较不同的方法并推荐最合适的策略。
4. 为推荐的方法收集支持数据和证据。
5. 编写业务案例。
6. 撰写执行摘要。
7. 编辑您的业务案例草案。
8. 将您的业务案例提交给最终权威人员或对实施案例计划有帮助的人员。

下载业务用例过程核对表

与您想象的相反，业务用例可以是一个活动文档。从审查过程开始，涉众可以拒绝、取消、推迟、接受或调整业务用例。在某种程度上，业务用例成为了您的计划的指南。涉众和项目经理应该在项目的整个生命周期中参考业务用例，以确保工作(和意图)保持在正轨上。

一个经过深思熟虑的业务用例提供了以下特征:对计划的业务价值和项目的直接利益的易于理解的描述，包括对组织策略的积极影响的细节。

在大学级别的商学院，商业案例研究(或案例研究)是帮助学生运用分析技能的教学工具。案例研究描述了一家公司及其如何使用解决方案。以下是建议学生分析案例的方法:

1. 详细回顾案例。找出关键问题。
2. 确定2到5个基本问题。
3. 寻找解决这些问题的方法。
4. 描述您推荐的解决方案。

一个业务案例是一个结构化的、详细的文档，它展示了对一项工作投入财务和其他资源的理由。欧宝体育app官方888业务案例帮助您获得管理层和其他涉众的支持，以及项目和计划的批准。

一个被批准的业务用例可以有很长的生命周期。尽管项目发起人最终拥有业务用例，但是项目经理使用业务用例作为期望和依赖的指南。此外，业务用例成为组织的重要文档项目组合管理的过程。在这一过程中，公司平衡其资源与战略目标，以确定其所承担的所有项目的生计。欧宝体育app官方888

正式的商业案例起源于19世纪的欧洲，尤其是法裔意大利工程师兼经济学家朱尔斯•杜普伊特的研究。他的贡献包括使用统计工具来识别、衡量和评估收益，而不仅仅是确定最低出价。特别是，杜普伊特被认为发明了他所谓的收益成本分析．今天，专业人士认识到商业案例在公共工程和政府之外的价值。非营利组织和营利性组织都经常使用业务案例。

如果你是商业案例的新手，你不必两手空空地开始。我们提供资源来帮助欧宝体育app官方888你开始写作。请参阅以下示例和模板:

• 这里有一个经典文档格式的业务案例示例．这个特殊的商业案例反对资本投资。
• 这示例为一个高等教育部门提供了三个业务案例．演讲以幻灯片的形式进行。
• 在这篇文章中，Jim Maholic提供了一个创建业务用例的模板．

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