找出效率杀手的最好方法是什么?ob欧宝娱乐app手机下载确定硬塞到工具中的过程或沟通策略，这些工具最初并不是为解决这个问题而构建的。一个常见的工作效率杀手隐藏在我们的会议文化ob欧宝娱乐app手机下载，以及这些会议经常依赖的幻灯片。当我们将幻灯片从演示辅助工具转变为状态文档时，我们浪费了大量的时间来巩固幻灯片并将状态更新塞进静态文档中。
幸运的是，工作管理工具可以帮助解决这个问题。举个例子:思科的服务运营小组已经证明，工作管理解决方案可以是一个强有力的有效替代方案——具有改变游戏规则的结果。
思科依靠像这样的智能仪表盘——以及像RYG球这样的视觉提示——来帮助跟踪程序状态。
幻灯片灾难延迟了数据
思科的服务运营部门在实现思科的使命方面起着至关重要的作用。然而，当他们展望未来时，这个团队有严重的低效率需要解决，才能真正支持组织的其他部分。
每两周的状态报告是服务运营的业务节奏，为这份报告收集的所有信息都来自一个巨大的幻灯片。服务运营项目经理悉尼•沙克尔福德(Sydney Shackelford)生活在ppt风暴的中心。沙克尔福德解释说:“每周，我都会从不同的项目经理那里得到多个幻灯片，包括状态和更新，这些需要合并到一个幻灯片上。”每个星期，Shackelford都会手动梳理桥牌，以识别更新和巩固状态，以便向他们的副总裁提交双周报告。
“数据的准确性至少延迟了一周，”沙克尔福德解释说。“因此，如果周二出现了问题，要到下周才会出现在领导层面前。”这种延迟的方法意味着管理人员没有他们做决定所需的程序数据，停滞了业务敏捷性，导致机会丢失，数百小时浪费在过时的内容上，团队成员受挫和士气低落。
该组织几个月来一直试图解决这个问题，但最初的仪表板工具在评估过程中卡住了。沙克尔福德说:“另外，我们需要一个全职的资源来维护解决问题的工具。”
灵活的解决方案可以节省时间
这时沙克尔福德和她的老板决定重新考虑这个问题和解决方案。Smartsheet是一个工作管理平台，多年来一直被思科的团队用来管理程序和流程，Shackelford和她的团队相信这可能是他们正在寻找的答案。
沙克尔福德说:“我们开始考虑在周三使用Smartsheet的想法，到周五的时候，我就有了一个仪表盘模板，可以进行测试。”从那里开始，团队已经能够测试和迭代以改进最有效的程序仪表板，为他们提供了一种新的程序更新方法。“现在，每个人都可以访问程序仪表板。项目负责人可以在适当的时间更新他们的状态，”Shackelford说。没有ppt更新，只有实时信息。
程序敏捷性突飞猛进。“只要程序状态从黄色切换到红色，就会立即通知相应的人员。更好的是，我们可以看到是什么导致了这种变化，”Shackelford说。“我们可以深入了解项目范围、进度和预算等细节，了解变化背后的整个故事，也可以看到回归绿色的路径。”
实时程序信息不仅消除了通过PowerPoint进行的更新，还优化了花在会议上的宝贵时间。
一种新的方法使组织保持一致
“使用仪表盘作为我们的沟通和报告工具对我们来说意义重大。我们的领导者能够利用我们仪表盘上的信息来推动对话。”
-Sydney Shackelford，思科服务运营项目经理
基于最新的信息，快速做出决策。“我们可以更容易地看到相互依赖性，并确定一个变化或更新的潜在长期影响。正因为如此，我们可以更有效地与其他团队合作，明确我们的优先事项，并更有效地朝着我们的目标前进。”
消息正在传播。
沙克尔福德说:“看到这种方法传播得如此之快，令人惊讶。”“每当我们与不同的团队会面时，他们都会看一眼我们的仪表盘，然后说，‘我们需要这个。’”
服务业务已经能够从停滞的状态管理转变为积极的决策。多版本状态的日子一去不复返了，取而代之的是对整个组织中规划活动所处位置的清晰理解。也许最重要的是，思科能够迅速适应当今技术需求的快速发展和变化。
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