Smartsheet 求人応募者向けプライバシー通知

本通知は、弊社の応募フォーム、Web サイト、紹介、またはその他の採用手段を介して、雇用、インターンシップ、および独立した請負の機会への応募者から弊社が収集する個人データに関して適用されます。弊社は、応募者の応募内容の処理において、応募者の個人情報のデータ収集者に該当します。弊社には、Smartsheet が募集するポジションの候補者として、応募者の個人情報をどのように保持および使用するかを決定する責任があります。

弊社が収集する個人データ

応募者から収集したデータ

弊社に代わって行動する第三者であるサービスプロバイダーを使用して、弊社は、以下の種類の情報を応募者から直接収集します。

本人確認情報および詳細な連絡先: これには、応募者の氏名、住所、メールアドレス、電話番号、その他の連絡先情報、ならびに性別、生年月日、国籍、国家識別子 (例: 個人番号、パスポート番号、社会保障番号) などの情報が含まれます。
職歴: これには、以前の雇用主と役職に関する情報が含まれます。
経歴: これには、応募者の学位および専門的な資格、教育、履歴書に記載されている詳細な情報 (その一部には、応募者に関する機密性が高い個人情報を明らかにする加入状況や関心事項に関する詳細な情報が含まれる場合があります)、成績証明書、および雇用証明書などの情報が含まれます。
照会先の情報: これには、応募者が弊社と共有した自身の職歴の照会先に関する情報 (照会先の氏名、連絡先情報および役職が含まれます)、弊社が身元調査から得た情報 (ある役職について身元調査を完了させた場合)、および他の第三者 (例: 本人確認サービス) が提供した情報が含まれます。なお、照会先の個人情報を弊社と共有するために照会先の同意を得ることは応募者の責任になります。
弊社への過去の応募状況および応募対象の役職: これには、これまでの弊社のポジションへの応募または弊社による雇用歴 (ある場合) に関する情報が含まれます。
応募者の移住またはビザの状況: これには、応募者が弊社の関連会社で勤務する許可を得ているか否かや、そのような許可を得ることが可能であるか否かを弊社が知ることができる情報が含まれます。
応募者が自発的に提供したその他の情報: これには、評価試験や面接などの採用プロセス全体において応募者が提供する可能性がある情報が含まれます。

弊社が応募を検討するために必要であると判断した個人情報を弊社の要求に応じて応募者が提供しなかった場合、採用プロセスを進めることができない場合があります。

機密性の高い個人データの収集

人種や民族を明らかにする情報、宗教的、政治的または哲学的な信念、労働組合への加入状況、遺伝子データ、生体データ、応募者の健康または性生活に関する情報、性自認、刑事上の有罪判決または犯罪などに関する情報が含まれる場合、「機密性の高い」データとみなされます。応募者は、機密性の高い個人データを採用プロセス中に自発的に開示することを選択することができます。

弊社は、法令遵守義務の履行、障がい者のための宿泊施設の提供、機会均等の監視、差別禁止、報告義務の履行などの採用および雇用に関連する正当な目的のために、機密性の高い個人データを応募者から収集することがあります。弊社は、多様性および平等性を守ることを目的として、Smartsheet の採用プロセスを評価する第三者に、このようなデータを共有する場合があります。いずれの場合でも、弊社は機密性の高い個人データについて、厳格な機密性をもって取り扱い、ここで概説されている目的にのみ使用します。機密性の高い個人データの開示・非開示に関する決定は、Smartsheet での役職への応募内容に影響することはありません。

第三者から収集したデータ

弊社は、以下の情報を含む応募者の個人データを第三者から収集する場合があります。

職歴の照会先
学術機関およびトレーニング提供者または証明書発行者が提供または確認した経歴情報
身元調査機関およびその他の外部データベース保有者
採用代行業者またはエグゼクティブサーチ代行業者
LinkedIn などのソーシャルメディアを含む一般公開されている情報源やオンラインで入手可能なその他の情報 (この一環として、弊社は、一般公開されている情報から相互に繋がりがあると明らかに分かる人物に連絡することがあります)

自動的に

募集中のポジションを掲載した応募者向けの採用情報ページをご用意しています。弊社は、電子通信プロトコル、Cookie、ウィジェットのボタン、ツールなどの技術を使用することにより、本サイト上で応募者から直接個人データを自動的に収集します。弊社の Web プロパティを通じて収集する個人データの詳細は、弊社のCookie に関する通知をご覧ください。

身元調査

国や役職によっては、犯罪歴を確認する必要が弊社に生じる場合がありますが、適用法が義務付けている場合または許可している場合に限り、弊社は犯罪歴を確認します。

弊社による個人データの使用

弊社は、本通知に基づいて弊社が収集した個人データを処理する際に、特定の法的根拠に依拠しています。これには、業務上の正当な利益のために処理が必要であるという原則への依拠が含まれます。弊社が業務上の正当な利益に依拠してそのような個人データを処理する場合、弊社は、以下の利益を含む正当な業務上の利益を促進するために個人情報を使用します。

オフィスへの訪問者の登録:弊社オフィスへの訪問者を登録するため。訪問者が署名する義務を負う場合がある秘密保持契約を管理するため。Smartsheet のオフィスへの不正な立ち入りおよび Smartsheet の秘密情報への不正アクセスを防止するため。

法的権利の保護および不正利用への対処:Smartsheet の従業員およびその他の個人を保護するため。Smartsheet への不正アクセスを防止するため。違法行為、詐欺の疑い、個人の安全を脅かす可能性がある状況を調査または防止する必要やこれらに関する措置を講じる必要があると弊社が判断した場合。

法的義務の遵守:法律または法的手続きを遵守するため (国家安全保障上の開示要件または法執行機関の開示要件への対応や、連邦政府の請負業者としての Smartsheet の義務を遵守するために必要な情報の提供など、弊社では、公的機関からの適法な要求に応じて情報を開示する場合があります)。

応募者のスキルの評価:応募した役職、応募者が検討対象になっている役職、または関連性がある他の募集中の役職もしくは将来募集する可能性があり、応募者のスキルセットにふさわしいと思われる役職に対する応募者のスキル、資格および適性を評価するため。

応募者との連絡:採用プロセス,応募したポジションへの応募内容、お問い合わせやリクエストへの対応、および (状況に応じて) 弊社 (弊社の関連会社を含みます) の他の潜在的なポジションや求人について連絡するため。

採用プロセスの改善:採用システム、ならびに弊社の応募追跡活動および採用活動を実行、評価および改善するため (これには、弊社の雇用慣行または雇用傾向の分析、不足している資格またはスキルの特定、応募者と潜在的な求人を照合するための情報の使用が含まれますが、これらに限定されません)。

一般的な事業運営:弊社の事業部門、経理部門、記録部門、雇用部門および法務部門全般の管理のために必要な場合。

欧州連合に居住する応募者に関する特記事項:弊社が処理する欧州連合居住者の個人データについて、一般データ保護規則 ((EU) 2016/679) (および一般データ保護規則を施行するための EU 加盟国の国内法) に基づくそのような処理に関連する法的根拠には、(i) 弊社の業務上の正当な利益*、(ii) 本人の同意、(iii) 法律の遵守、および弊社の法的権利の確立、防御または保護が含まれます。なお、これらの根拠は、EU 以外の法域のプライバシー法に基づく義務、権利、および要件を制限および変更するものではありません。

EU 居住者の個人データについては、応募者の利益および基本的権利が上回ることがない弊社の正当な利益のために処理が行われています。EU に居住するデータ主体に対するマーケティングは、オプトイン方式の同意がある場合にのみ行われます。

弊社による個人データの共有

弊社のサービスプロバイダーとの共有:弊社は、事業運営および技術的な運用において弊社を支援する第三者であるサービスプロバイダーに個人データの処理を委託しています。Smartsheet は、そのようなサービスプロバイダーとデータ処理契約を締結しており、個人データの使用および個人データへのアクセスを特定の目的に制限しています。そのようなサービスプロバイダーは、弊社のために、弊社の指示に従うことを条件として、または法的要件を満たすために、サービスを提供しています。また、インターンシップの機会について、弊社は、応募者と Smartsheet との関係を促進および管理するために、第三者であるサービスプロバイダーに業務を委託することがあります。

関連会社との共有:弊社は、雇用機会、ポジション、および本プライバシー通知に別段の記載がある目的のために、応募者の個人データを弊社の関連会社と共有する場合があります。

法律上の義務としての共有:弊社は、法律、召喚状、または破産手続きもしくはこれに類似する法的手続きを遵守するために必要であると自ら判断した場合に、応募者の情報を共有します。特定の状況では、国家安全保障や法執行の要件を満たすためなど、公的機関からの適法な要求に応じて個人データを開示する義務を弊社が負う場合があります。また、インターンシップの機会について、弊社は、適用法 (労働法を含みます) および適用規則を遵守するために、応募者の個人情報を関連する教育機関と共有しなければならない場合があります。

権利を保護するための共有:弊社は、弊社および応募者間の契約を執行するために、または Smartsheet、弊社の顧客およびユーザー、ならびに一般大衆の権利と安全を保護するために、または弊社が関与している訴訟において証拠として、応募者の情報 (応募者の氏名、連絡先情報など) を開示する場合があります。

企業取引における共有:Smartsheet が合併、買収、または自社資産の全部もしくは一部の売却に関与している場合、これらの取引の一環として、応募者の情報が買収企業に転送されること (なお、弊社は、買い手に対し、本通知で開示されている目的のためにのみ応募者の個人データを使用しなければならない旨を通知します) や取引のデューデリジェンスの一環として応募者の情報が確認されること (例: すべての顧客アカウントと支払履歴の一覧を提供する必要が弊社に生じる場合があります) があります。また、弊社は、合併、買収、資金調達、有価証券の公募、再編成、または弊社資産の全部または一部の売却の交渉または完了を進めるために合理的に必要な範囲で、弊社が収集および受領した応募者の個人情報をプロバイダー、顧問、会計士、弁護士、または世界中の第三者に開示する場合があります。

最終更新日: 2023 年 7 月 7 日