创建一个知识库,以促进信息共享和提高组织价值

内容贡献者贝基西蒙

10月23日

成功的、受人尊敬的组织为内部和外部人员创建直观的、可重复的渠道,以访问他们存储或产生的信息。这些信息,更准确地描述为知识,可能集中于公司的产品或服务,或公司声称拥有专业知识的任何主题或概念。ob欧宝娱乐app手机下载要在组织中存储和组织大量的知识,您可以创建一个知识库,并使用基于知识的系统来管理它。

在本文中,您将了解关于知识库和基于知识的系统的所有内容:它们是什么、它们的历史和演变、共同特征以及好处和挑战。然后,我们将深入研究这些系统背后的机制,包括开发趋势的历史以及它们如何从逻辑上解决问题。您还将找到用于创建知识库文章的有用清单,以及用于管理知识库的免费可下载模板。

什么是知识库?

知识库是一种易于访问的数据存储中心,其中包含关于某个产品、服务、主题或概念的信息。ob欧宝娱乐app手机下载组织创建知识库来保存组织内关于特定主题的所有知识,从而提供访问这些信息的位置。知识库可以针对内部员工(在公司知识库的情况下)或公众(客户或潜在客户),他们希望更多地了解特定产品、主题或概念。ob欧宝娱乐app手机下载知识库的目标是在逻辑上向这些用户提供信息,并且在内部系统的情况下,增加对整个组织的整体理解。

在本文中,知识被定义为来自信息的价值,而信息的价值来自数据。为了扭转这一进程,人们分析数据来创造信息;他们利用这些信息所做的事情才是真正的知识。

知识有许多不同的类型。知识类型最根本的区别是显性知识和隐性知识。显性知识是可以很容易表达和理解的知识或技能,因此很容易转移给其他人(也称为形式知识或编码知识)。任何你可以写在手册上的东西——说明、数学方程等等——都可以被称为显性知识。隐性知识(也称为隐性知识)是有可能被表达或编码,但尚未被转移的知识。这种知识类型比明确的知识更难教授,包括身体语言、审美感觉或创新思维。

事实性知识和启发式知识之间存在另一个区别。前者是可以通过数据测量、观察和验证的知识,后者是通过智能猜测(即情商)获得的知识,而不是由参数驱动的数据获得的知识。

许多知识库,特别是那些跨越各种主题或针对外部非技术受众的知识库,将包括所有这些知识类型。这就把我们带到了知识库中的关键区别:人类知识与人工知识。

人们创造和储存人类知识,并将其从一个人转移到另一个人。请注意,这既可以是显性知识,也可以是隐性知识——即使隐性知识更难传递,人类仍然有能力理解隐性知识。

人工知识(也称为机器知识)是机器(计算机)产生的非自然的智能行为。人工智能(AI)实际上是在知识库中存储和分类知识。

知识库的演变

“知识库”一词最早在20世纪70年代被引入,以区别于数据库。当时,数据库用计算机代码存储平面数据、交易和大型长期数据。相比之下,早期的知识库旨在提供人们容易理解的结构化知识。这种结构化的、编码的信息也称为对象模型或本体论知识。

互联网的出现极大地改变了知识基础。在计算机内存中存储表格、小对象和其他直接的计算机编码数据已经不够了。相反,对超文本和多媒体的需求增加了,这导致了更复杂的知识库(即web内容管理)。

今天,基于知识的系统使用知识库,并且是旨在弥合人们想要访问的所有不同类型的知识(和文件类型)之间差距的计算机系统。

知识库的通用前端特性

尽管知识库背后的概念(以及实际的系统架构)可能令人困惑,但在最终用户实践中,知识库通常是直接的。事实上,一个有用的知识库应该在构建时考虑到最终用户,因为目标是使知识易于访问和消化。

在实践中,知识库最常见的最终用户特性包括:

  • 搜索功能:这是知识库的一个基本方面,用户可以搜索和筛选标准,直到找到所需的答案。
  • 支持:24/7支持人员可能是人类,也可能是人工智能。全天候支持对于产品或故障排除页面特别有用,用户可能会在出现问题时访问这些页面。ob欧宝娱乐app手机下载
  • 常见问题:FAQ页面对于容易解释的主题非常有用,并且不需要大量的技术支持或故障排除。
  • 社区支持:例如,由其他用户运行的评论或帮助部分。
  • 交互性:您可以创建交互特性来正确识别用户的问题或问题,或者为与产品相关的问题提供交互式演练。ob欧宝娱乐app手机下载
  • 权限级别:对于内部知识库,分配员工可以查看、编辑和管理特定页面或功能的权限。这对于外部知识库来说就不那么重要了,在外部知识库中,用户可能永远不会编辑存储的信息。
  • 语言翻译:为了获得最大的影响,请确保静态知识页面和支持在客户使用的所有语言中都可用。

基于上述功能,知识库可以采用帮助台、FAQ页面、搜索引擎或简单的解释性文档(如文章)的形式。

编写基于知识的文章是使技术知识易于理解的最基本方法之一,因为每个人都能理解书面文档。基于知识的文章可以涵盖任何容易转换为书面语言的主题,因此您的知识库可能包含关于不同主题的几篇可搜索的文章。

无论主题是什么,基于知识的文章通常遵循一定的流程,并包含特定类型的信息。使用下面的清单,以确保您添加了所有必要的细节。

  • 选择一个用户可以找到的标题。
  • 从问题开始。
  • 为较长的文章添加一个目录。
  • 在文章中穿插相关文章的链接。
  • 使用循序渐进的指导。
  • 用标题分解内容。
  • 使用高分辨率图像进行任务说明。
  • 使用方框、信息图和其他独特的可视化工具提供额外的信息。
  • 链接到相关文章在你的文章的最后。

下载基于知识的文章内容清单

因为您的知识库可能会存储许多不同类型的内容,所以您还需要使用管理系统。当处理较小的、不太复杂的知识库时,您可以通过一个简单的知识管理跟踪器跟踪知识库中的资产。下载免费的Excel模板来记录、组织和跟踪资产和整体知识库的性能。

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了解更多关于知识管理的知识在这里

知识库的好处

如前所述,公司可以创建一个知识库供内部或外部使用。内部知识库存储了组织中存在的所有专业知识,并为员工提供了一种访问和消化存储信息的方法。

相比之下,外部知识库是面向公众(现有或潜在客户)的,旨在增加对组织产品或服务的一般知识,或者是他们想要建立自己专业知识的主题。ob欧宝娱乐app手机下载外部知识库通常采取FAQ页面、帮助台、操作文章或其他支持功能的形式。

内部知识库为组织及其员工提供以下好处:

  • 快速和一致的知识转移
  • 标准化的问题解决方法和答案
  • 一种处理非结构化人类知识的可靠方法
  • 提高低级别员工专业知识的可用性
  • 社区协作和集体解决问题
  • 降低培训成本

除了上面列出的之外,外部知识库还为组织提供了以下额外的好处:

  • 满足客户对信息的需求
  • 提高分辨率
  • 快乐的客户


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什么是基于知识的软件?

基于知识的软件,通常被称为基于知识的系统(KBS),是一种使用知识库来解决复杂问题并为用户提取适当信息的计算机程序。

基于知识的系统通常由两个人运行:领域专家(也称为主题专家或SME)和知识工程师。领域专家是特定主题或概念的权威,并提供必要的知识。然后,知识工程师将来自领域专家的信息转换为构建高级逻辑到实际的计算机系统中。知识工程师试图以一种模拟人类决策的方式来构建计算机知识。然而,由于人工智能最终将驱动KBS,因此它无法像人类那样完全“思考”和建立联系。

基于知识的系统有三个主要组成部分:

  • 知识库:系统中以本体形式存储的实际知识。
  • 推理引擎:KBS的后端组件,它将逻辑规则(作为断言和条件)应用于知识库,并从中获得答案。您可以将推理引擎视为KBS的“大脑”。
  • 用户界面:面向用户的组件,人们与它交互以查找和提取存储在系统中的知识。

不管存储的内容是什么,KBS应该始终致力于显式地表示知识(作为工具、数据和本体),而不是隐式地表示知识(计算机代码、模糊的人类经验)——所有这些都是为了最终用户的利益。然而,最终,基于知识的系统仍然是由计算机运行的。因此,以下挑战是常见的:

  • 缺乏常识:尽管努力模仿人类思维,但基于知识的系统往往表现出人类常识的失误,因为它们是由人工“思维”支撑的。
  • 缺乏灵活性:人工智能驱动的基于知识的系统根据逻辑断言和条件做出决策,因此很难操纵或细微差别。
  • 受限专业领域:知识库只能从存储的知识中提取数据和信息——它们不能与其他来源交互。由于这个有限的领域,知识库可能并不总是可靠或提供“最佳”答案。

在KBS的保护伞下存在着几种类型的系统。最常见的是专家系统,它是模拟人类专家决策的计算机系统。其他类型的基于知识的系统包括智能辅导系统(提供定制教学和反馈的计算机程序)、超文本操作系统(通过超文本存储知识的程序)和基于案例的系统(基于类似过去实例解决问题的程序)。由于专家系统通常与现代基于知识的系统联系在一起,我们将在下一节中深入研究基于专家的系统的机制。

专家系统的知识库是什么?

专家系统是一种KBS,它存储知识并使用人工智能来模拟人类决策并从底层知识库中检索信息。早期的专家系统不支持多个用户,只是为了引导用户得到一个单一的、具体的答案。然而,随着存储数据量的增加,专家系统扩展到支持更复杂的知识类型,执行更复杂的问题解决,并支持多个用户。当今专家系统中的知识库包括数据、信息和过去的经验。

专家系统不是聚集来自整个组织的专业知识,而是专注于一个或多个领域专家的特定的、有针对性的知识,并模拟这些专家的决策和过程。相比之下,基于常识的系统可能包含更广泛的领域,并且更具有启发式。

什么是人工智能中的知识系统?

如前所述,人工智能操作基于知识的系统。当人类为人类创建程序时,机器知识实际上执行搜索功能并解决用户提出的问题。在AI中,有两种类型的系统,这两种系统的知识库是不同的:

  • 一个基于知识的系统使用明确的信息(文字、符号),更容易被人类理解。
  • 一个计算智能系统使用数值、隐式知识模型,并用于计算目的。

基于知识的系统如何解决问题?

基于知识的系统是一种基于规则的系统,即知识由编码规则表示并依赖于编码规则。KBS的所有信息和决定都遵循着规则。程序员使用简单的if-then逻辑(如果<条件>,则<结论>)创建规则,这被称为产生式规则。ob欧宝娱乐app手机下载if语句称为先行项,then语句称为结果。

可以通过以下两种方式之一应用KBS中的规则:前向链和后向链。在前向链接中,只要规则的条件满足,规则就会被迭代应用。程序搜索,直到前提条件被满足,然后得出结论,结果也是真的。在向后链接中,规则是基于目标的。该程序从一个目标列表开始,并找到满足这些目标的结果。在此基础上,系统反向查找相关的前因,并确定数据是否支持任何结果。如果它没有找到支持数据,程序就用满足初始目标的不同结果执行这个过程,并继续执行,直到耗尽每个结果分支。

基于知识的系统基于启发式来解决问题,这是一种使用因果逻辑而不是算法的技术(传统的计算机解决问题的方法)。由于基于知识的系统应该模拟人类行为和问题解决,使用启发式优于算法,即使逻辑可能不那么精确。

从一开始,基于知识的系统的创建者就尝试了许多不同类型的编程风格。类似于面向对象编程(OOP)的技术,它更关注对象和数据,而不是逻辑和操作,使KBS能够显示存储数据之间的关系。分类器的使用使开发人员能够简单地创建一个语句,并让分类器从中推导出信息,而不是必须使用静态的结束式语句。互联网为在线标记、分类和链接信息打开了新的大门(这种模式被称为语义网)。KBS开发的其他主题包括大数据、数据挖掘、数据建模和机器学习。

多年来,基于知识的系统科学已经成为一门学科。有关基于知识的系统开发过程的更多信息,请查看这本综合书籍KADS:基于知识的系统开发的原则方法,这文章由三菱电机公司的T.坂口出版,或者这个文章由多伦多大学和卡内基梅隆大学的马克·斯蒂芬·福克斯和斯蒂芬·f·史密斯分别完成。

什么是知识经济?

以知识为基础的经济或知识经济是将人类知识融入机器的概念,并基于知识本身是一种商业产品的概念。ob欧宝娱乐app手机下载这个想法在1966年的书中首次正式提出高效的管理者德鲁克(Peter F. Drucker)在书中对体力劳动者和知识劳动者进行了区分。他坚持认为,知识工作者比体力劳动者创造更多的经济价值(现代的例子包括计算机科学、电子和数字媒体制造,以及生物技术、石化和能源行业)。根据1999年研究经济合作与发展组织(OECD)认为,“直接以知识信息的生产、分配和使用为基础的经济”将产生最大的经济价值。ob欧宝娱乐app手机下载

然而,任何组织,无论什么行业,都可以将知识视为一种资产并从中获益。首先,考虑发展一种知识共享的文化,建立知识管理实践,并设计一个基于知识的系统,将业务转变为依赖和重视知识来做出业务决策。

KBS术语表

下面列出了与知识库和基于知识的系统(KBS)相关的常用术语。

  • 反向链接:一种在基于知识的系统中提取数据的推理方法(与前向链相反)。在向后链接中,程序从一个目标列表开始,并确定满足这些目标的结果。然后,它与前提条件进行接触,以查看数据是否支持结果。
  • 计算智能:一种使用数值、隐性知识模型的人工智能系统。
  • 领域专家:某一特定领域的人类专家,其知识用于创建知识库。领域专家也可以称为主题专家(SME)。
  • 专家系统:一种基于知识的系统,以一个或多个领域专家的特定知识为目标。这个计算机系统通过模拟专家的具体过程来解决问题。
  • 显性知识:这些知识可以很容易地编码并传递给另一个人。
  • 正向链接:一种在基于知识的系统中提取数据的推理方法。前向链接通过查看可用数据并使用推理规则提取其他信息来解决问题。例如,前向链接将搜索KBS,直到它遇到先行项,并使用该信息来总结结果。
  • 启发式知识:基于因果推理的知识,用于大多数基于知识的系统。它可能不如算法精确,但在模拟人类决策和解决问题方面更胜一筹。
  • 隐性知识:与显性知识相比,隐性知识更难编码和传递。
  • 推理引擎:KBS的“大脑”,利用逻辑断言和条件来解决问题和获取信息。
  • 知识库:在KBS中以本体形式存储的实际知识。
  • 知识工程师:负责将领域专家的人类知识转换为编码的、计算机可用的和人类可理解的知识的人。
  • 基于模型的推理:一种在专家系统中使用的基于因果规则的推理方法。
  • 语义网:万维网的一种扩展,它对数据和信息进行标记、分类和链接,以便计算机可以轻松地读取和访问。
  • 用户界面:用户与系统交互的KBS前端。
  • 网页内容管理:随着互联网的出现而出现的学科,传统的知识库不再能够支持需要存储的所有类型的信息。

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