异步通信和协作工具的终极指南

电子邮件是异步通信工具箱中的主要工具，并且仍然是工作场所中最常用的通信方式。电子邮件最适合用于通知、日程更改、问题解决以及其他可以而且应该记录的互动。

电子邮件的优点包括以下几点:

• 它是可靠的。
• 它很便宜(尤其是相对于其他更新的通讯方式而言)。
• 它易于使用和采用。
• 大多数人已经在使用电子邮件，并且对它有更高的经验。
• 它支持附件和图像。

电子邮件的缺点包括以下几点:

• 它会让团队成员远离重要的对话。
• 人们可能会开始过度依赖电子邮件进行重要交流。
• 合理的响应时间可能会有所不同(可能会太长)。

使用电子邮件作为异步通信的主要形式的技巧

• 为基本邮件创建模板。
• 包含适当数量的信息，比如截止日期，支持图片和链接，以及你为什么要发送电子邮件的上下文。
• 不要期待立即得到回应。
• 设定在需要做出回应之前的预期时间——通常在24-48小时之间。
• 在你的电子邮件主题行中提供上下文，这样人们就可以知道它包含什么，然后很容易地找到它。
• 保持邮件简短明了。

要深入了解其他远程团队沟通工具，如电子邮件，请访问我们的远程团队协作工具指南．

异步通信的基本电子邮件模板

使用这个基本的电子邮件模板与团队成员进行异步通信。在这个模板中，你会发现一个简明扼要的主题行，一个关于邮件内容的模板，以及一个适合异步的结束。

下载异步通信基本电子邮件模板

微软文字处理软件|PDF

异步通信的基本邮件示例

这个模板的特点是一个有效的异步电子邮件的例子，具有重要的细节，如简短而简洁的主题行，快速介绍手头的主题和行动项目，以及建议的截止日期。使用此模板创建您自己的电子邮件，专门用于异步通信。

下载异步通信基本电子邮件示例

微软文字处理软件|PDF

聊天工具是有效的异步通信的首选，因为它们使团队成员能够彼此参与，轻松地分享想法，在项目上协作，并为业务目标制定战略——所有这些都无需面对面交谈。

聊天工具提供了一种发送即时消息的简单方法，并将传统上通过电子邮件或会议进行的对话转移到更动态的消息传递环境中。这一切都让分布式团队与人交流。

异步通信聊天工具的优点包括:

• 几个团队成员可以同时相互交流，而不必召开会议。
• 虚拟聊天室和讨论板促进了更好的合作。
• 它们允许您通过不同的渠道或主题组织对话和聊天。
• 聊天工具可以帮助非正式的交流。

聊天工具的缺点包括以下几点:

• 当同时发生许多需要及时回复的聊天时，更容易分散团队成员的注意力。
• 同时发生许多谈话，会让人越来越感到不知所措。
• 在谈话发生后，很难对谈话进行记录和归档，这可能会导致重复的沟通和更多的会议。

有效利用聊天工具进行异步通信的技巧

• 在聊天通知中提供上下文。
• 在您的组织中只实现一两个聊天应用程序。太多的应用程序会造成混乱，限制应用程序的采用。
• 在使用聊天应用程序时，不要指望立即得到回复。相反，让人们在自己的时间做出回应。
• 只在工作时间和别人聊天，以促进工作和生活的平衡。

寻找其他远程团队通信工具，如聊天工具?读我们的远程团队协作工具指南．

越来越多的组织希望在异步通信中变得更有效，正在采用视频聊天工具。这些工具可以帮助团队成员在任何地方进行可视化连接，从而可以在不亲自会面的情况下召开会议和活动。

专业的视频聊天和会议工具用于虚拟会议，但即使在个人意义上，视频工具也使人们能够与远方的朋友和家人联系。使用视频工具，你可以聊天，同时看到多人，这使得沟通更有效。

视频聊天工具的优点包括以下几点:

• 它们通常很容易下载和使用。
• 它们为传统会议提供了一种可持续的选择，随着世界和我们工作方式的变化，传统会议变得越来越有必要。
• 你可以在任何台式机、平板电脑或移动设备上使用视频聊天工具。
• 该平台提供了一种快速联系和见人的方式，这是它比传统电话更个性化的原因。
• 大多数视频工具都提供同步功能，比如屏幕共享和文档传输。

视频工具的缺点包括:

• 参加视频电话或会议的人数通常是有限制的。
• 有些工具会限制你进行视频通话的时间，特别是如果你使用的是免费服务的话。
• 视频工具的使用和添加许可证可能很昂贵。

在工作场所使用视频工具的技巧

• 知道你想让多少人参加电话会议以及会议的长度，这样你就可以选择最好的工具。
• 制定一个计划来充分利用你的时间。
• 确保你的网络连接稳定可靠，因为视频通话需要很大的带宽。

中还列出了各种其他远程团队通信工具，如视频会议我们的远程团队协作工具指南．

文件共享工具作为一种异步通信形式尤其有用，因为它们允许团队成员在不同的时间、不同的位置处理文档、电子表格和演示文稿。

此外，文件共享工具使人们能够实时编辑文档，并留下评论以供其他人稍后处理。这个特性促进了协作，即使团队成员不在同一个物理空间工作。文件共享工具提供了在云中共享、协作和存储文件的简单方法，可以跨多个设备同步。

文件共享工具的优点包括:

• 它们提供了一种在不同空间和不同时间与他人协作的方式。
• 它们是唯一的真理来源。
• 文件共享工具可以克服物理边界或时区造成的任何生产力障碍。ob欧宝娱乐app手机下载

文件共享工具的缺点包括:

• 有些没有无限的存储空间，或者可能会花费更多的存储空间。
• 将更改同步到云和为其他人显示的速度可能很慢，这可能导致一些重复工作或信息不及时。

文件共享工具使用技巧

• 只选择一种工具作为您的主要文件共享服务，并在整个组织中使用它，以便每个人都可以轻松地访问和共享所有资源。欧宝体育app官方888
• 适当地给所有文件和文件夹贴上标签，并为可能正在搜索信息的人提供足够的上下文。
• 确保每个人都能访问适当的文件。相反，通过保持最新的权限来保护重要的个人和敏感信息。

有关文件共享工具的其他信息，可以帮助您的异步文化，请阅读我们的远程团队协作工具指南．

讨论板使团队成员能够就项目材料和相关内容进行交互和协作。这些工具模拟了在面对面会议中发生的那种协作。

通常，您还可以将讨论板帖子存档，以便以后可以访问它们。这让那些没有参与最初讨论的人有机会发表意见或回顾其他人的意见。您可以更新讨论板上的设置，使人们能够公开分享信息，或使某些材料为私有。

最有效的讨论板提出深刻的问题，引发有趣的讨论，促进新的想法，并发现潜在的问题。

讨论板的优点包括以下几点:

• 他们给那些不愿意在传统讨论中发言的人一个机会，通过这个在线论坛分享想法和想法。
• 讨论板提供了一个很好的机会，可以根据需要对回答进行反思和研究某些主题。
• 这些工具可以带来更高质量的答复和更明智的讨论。

讨论板的缺点包括以下几点:

• 一些团队成员可能会避免参与讨论。
• 你可能会遇到令人费解和离题的讨论。

实现讨论板的技巧

• 鼓励所有团队成员的参与。
• 为讨论制定明确的指导方针。
• 鼓励人们为每次讨论做准备，并且只发布经过深思熟虑的回答。
• 保持信息简明扼要。
• 避免发表回复或仅仅表示同意;相反，你应该提出问题或提供反馈。
• 尊重他人的想法和想法。

对于更多的工具，如讨论板，对异步团队是有益的，请阅读我们的我们的远程团队协作指南中关于远程协作工具的整个部分．

笔记工具使团队成员能够创建、编辑、排序和共享所有笔记，并在需要时将它们提供给任何人。

笔记工具的优点包括:

• 组织思想，想法，和会议时间与他人分享的笔记。
• 通过让团队成员有ob欧宝娱乐app手机下载机会花更少的时间来编写和重新记录已经注意到的事情，从而提高团队成员的工作效率。
• 提供一种廉价、易用的方式来创建和共享笔记。

记笔记工具的缺点包括:

• 这些工具很容易变得杂乱无章，这会让那些试图组织和查找笔记的人不知所措。
• 为了从这些工具中获得最大的好处，您需要一种有用的、简化的方法来对所有笔记进行分类。

使用笔记工具的最佳实践

• 创建一种方法来组织和分类笔记，并坚持下去。
• 标注所有笔记的日期。
• 保持笔记的条理，每年清理或审核一次你可以存档的不必要的笔记。

寻找更多关于笔记工具和其他有用的远程协作工具的信息?找到一个广泛的列表我们的远程团队协作工具指南．

协作头脑风暴工具帮助人们在没有身体接触的情况下思考问题和想法。这些工具可以帮助激发新的想法，发现以前没有讨论或承认的问题，从而提高生产力和更大的创新。ob欧宝娱乐app手机下载

协作式头脑风暴工具对于高度依赖头脑风暴活动来完成工作的创意、设计和开发团队特别有用。协作式头脑风暴工具的其他名称包括虚拟白板而且思维导图．

协作式头脑风暴工具的优点包括:

• 它们可以缓解创造力障碍。
• 你可以利用它们来激发新的想法。
• 它们提供了一种有组织的方式来进行头脑风暴，而不用在办公室环境中。
• 通过向头脑风暴板直接添加文本、图像和其他媒体，您可以突出有用的想法，并为每个主题提供更多色彩。

头脑风暴工具的缺点是，它们可能会因为试图同时进行头脑风暴而导致混乱，这可能会产生大量的信息和重复的想法。

使用协作头脑风暴工具的有用提示

• 为你想从会议中得到什么设定具体的目标。
• 有多个合作空间或会议，这样在一个地方就不会有太多的讨论话题。

你可以在这里找到更深入的协作头脑风暴工具列表远程协作工具文章的这一部分．

音频和视频工具是有效的异步团队的关键组成部分。使用它们来创建定制虚拟展会或为目标受众提供推广产品或服务的体验。ob欧宝娱乐app手机下载

这些类型的工具特别适用于会议、营销活动或有大量观众的普通会议，比如全公司的全体会议。流媒体工具可以作为面对面会议、会议或活动的替代品，这在现代的在家工作环境中尤其重要，因为在这种环境中，人们可能无法面对面地聚在一起。

这些工具也可能很难使用，设置起来也很复杂，所以在将任何流媒体服务应用到您的组织之前，都要进行试用。

流式音频和视频工具的技巧:

• 了解你的目标受众，并根据他们的需求提供信息。
• 研究适合您特定用例的最佳工具，因为并非所有流媒体选项都是相同的。

博客，也被称为博客，是在线论坛或期刊，人们可以在上面发表想法、想法、反馈或对特定主题的一般评论。它们也可以作为一种通过评论和回复与他人合作和分享想法的方式。

使用博客作为异步通信的一部分的优点包括:

• 提供动态的、不断变化的信息和协作来源。
• 促进反馈和分享想法。
• 创造一个不受时间和距离限制的空间，让人们深思熟虑地回顾工作。

使用博客进行异步通信的缺点包括:

• 由于随时回复和评论帖子的灵活性，他们经常征求非正式的回复。
• 由于博客的公开性质，人们可能不愿意分享他们的想法。

使用博客的技巧

• 让人们感到舒服，并鼓励他们在帖子上分享想法和想法。
• 以身作则，发表条理清晰的观点，鼓励他人回复。
• 建立一个定期发布的节奏。

社交媒体是在不同渠道上创建和发布新内容的有效方法，如LinkedIn, Twitter, Facebook, YouTube, Instagram等。这些工具提供了一种简单的方法来分析和报告特定帖子和活动在其他帖子和活动中表现如何。

社交媒体工具的优点包括以下几点:

• 一般来说，它们是易于使用、直观的工具。
• 你可以通过许多不同的渠道利用社交媒体来建立品牌知名度。
• 社交媒体有助于保持品牌信息和设计的一致性。
• 这些工具可以帮助你计划和进度内容．

使用社交媒体工具的缺点是它们可能很昂贵，特别是如果你正在寻找高级功能和功能。

使用社交媒体工具的最佳实践

• 做好调查，找到最适合你的社交媒体活动的工具。
• 培训将使用该工具的团队成员。
• 把所有的社交媒体内容放在一个更大的内容管理或文档工具中。

创建一个社交媒体日历并为每个渠道制定一个发布时间表或节奏。

调查和民意调查从外部来源获取信息，确定趋势，吸引受众，并收集有用的反馈。你也可以用它们来衡量员工和客户的满意度，并进行市场调查，以改进产品和服务。ob欧宝娱乐app手机下载

调查和民意测验的优点包括以下几点:

• 它们提供了一种简单的方式，以自动的方式从大量观众那里获得反馈。
• 它们允许你瞄准特定的受众。
• 您可以自己创建和发送调查，并在调查完成后分析数据。

使用调查和投票的缺点是，访问更高级的功能(如调查逻辑和数据导出)通常需要花费更多的成本。

使用调查和民意调查的技巧

• 制定调查的最终目标，并确定您希望目标受众回答哪些问题。
• 分析调查或民意调查中问题的数量。记住，少即是多。
• 如果可能的话，坚持用“是”或“否”的问题，或者尽可能少地回答问题。

一个维基是一个基于web的工具，允许人们一起从事项目，就想法进行协作，并共享图像、媒体和其他资源。欧宝体育app官方888

wiki最著名的是其开放编辑功能，它使人们能够“共同创建”帖子并持续贡献信息。该工具最终创建了一个由许多贡献者和思想领袖构建的资源。

wiki的优点包括以下几点:

• 它们是免费使用和贡献的。
• 您可以在帖子中包含许多类型的媒体，如图像、文本和声音。
• 您可以通过密码监视对wiki的访问。
• 参与Wiki只需要最少的培训。

维基的缺点包括以下几点:

• 由于共同创建功能以及发布信息所需的来源和事实检查，它们可能缺乏可信度和准确性。
• 有这么多贡献者，导航和查找信息可能会变得困难。
• 作品可能会被其他共同创作者意外删除。

使用维基作为一种交流形式的技巧

• 永远不要在wiki上发布个人信息，因为这些页面即使不是完全公开的，也很容易被所有人访问。
• 尽量只发布已知的真实信息。
• 引用资料来源。
• 使用照片、音乐、名言或其他媒体时，请征得同意。
• 在整个wiki中遵循相同的格式，并尽量保持所有设计一致。