ワークフローの自動化とは？
ワークフローの自動化とは、組織がテクノロジーを使用して、一部のビジネス プロセスをより効率的に完了させるシステムです。 適切に行えば、テクノロジーによって通常のシンプルなプロセスをより迅速かつ効果的に実行し、組織の従業員がより複雑な作業に取り組む時間を確保できます。
ワークフローの自動化の背景と歴史
ワークフローの自動化の歴史は、1920 年代に遡り、Frederick Taylor 氏と Henry Gantt 氏が企業やメーカーに産業効率を理解させるために行った先駆的な仕事を発端とします。 Taylor 氏と Gantt 氏 (現在も使用されているガント チャートの開発者) は米国で最も古いマネジメント コンサルタントであり、組織が製造プロセスとビジネス プロセスをより効率的に完了する方法を理解できるように支援しました。
1980 年代から 1990 年代には、組織がワークフローをより適切に理解して管理できるように、コンピューター テクノロジーが使用され始めました。 現在、テクノロジーが行う作業はワークフローの自動化と見なされています。
ビジネスにおける自動化とは？
多くのビジネス プロセスは、自動化する (つまり、人間の介入を最小限に抑える) ことでより効率的に行うことができます。 人事部門、会計部門、購買部門などのビジネス プロセスは、自動化によってより効率的に行うことができます。
ワークフローの自動化が重要なのはなぜですか？
ワークフローの自動化により、組織は、人間が時間をかけて行っている定期的な (時には平凡な) タスクを効率よく、より効果的に実行できます。 自動化によって作業がより効率的に、時にはより正確に行われるため、組織のコストを節約できます。 また、組織の従業員は、より戦略的な思考を必要とし、自動化できない、より複雑な仕事に取り組むための時間を確保できます。
“If I have a process that can be automated, then a person shouldn’t be doing it,” saysAri Meisel, author ofThe Art of Less Doingand an efficiency speaker and expert. Meisel says his recommendation is to always seek ways for automation to replace a person — but not to end the person’s job. “It’s not about replacing people,” he says. “It’s about the ability to focus on what you do best.”
ワークフローの自動化が組織にどのようにメリットをもたらすか
ワークフローの自動化は、次のようなさまざまな方法で組織にメリットをもたらします:
人材の管理が簡単になる
特定のビジネス プロセスを合理化する
ワークロード管理を改善する
繰り返しタスクを削減する
最新で一貫性のあるドキュメントの作成に役立つ
重要なデータをキャプチャするためのカスタム フォームを構築し、その使用方法をより深く理解する
組織がプロセスとワークフローをより簡単に分析し、さらに改善できるようにする
より短い販売サイクルを実現する
本社から離れて働く従業員の能力を拡大する
カスタマー エンゲージメントを向上する
カスタマー サービスの選択肢を増やすのに役立つ
チーム メンバー間の共同作業とコミュニケーションを強化する
従業員がより複雑で戦略的なタスクに集中する
エラーを最小限に抑える
説明責任を高める
コストを削減する
従業員の満足度を向上させる
コンプライアンス ルールの遵守を強化する
承認サイクルを削減する
ワークフローの自動化の実際のメリットに関する具体的なデータ
調査によると、ワークフローの自動化により、会社の収益が向上するという実際の成果を得ることができるとされています。 例:
Annuitas Group は、プロセスとマーケティングの自動化を組み合わせることで、調査対象企業の収益が 417% 増加したという調査結果を発表しました。
Business Process Management Journal によると、Cisco Systems は顧客関係管理 (CRM)プロセスを自動化し,毎月75000件の顧客通話を削減し,年間億7000万ドル以上の費用を節約できたとのことです。
ワークフローの自動化が役立つ作業の種類
Workflow automation can be useful in literally thousands of business processes. But it can be especially helpful in a number of processes that most business and organizations undertake. According to Faith Kubicki, Content Marketing Manager atIntelliChief,an enterprise content management company, these common processes include the following:
請求書を回収して適切な処理者に送信する
各請求書が正しいことを確認し、サプライヤーへの支払いをスケジュールする
契約書、調達依頼書、その他の内部作業指示書に関する共同作業
顧客の注文を回収し、フルフィルメントまで進める
各アカウントの支払い状況の監視
組織の人事部門での従業員ファイルの作成と維持
特別な顧客リクエストの処理とフォローアップ
総勘定元帳の管理
商品またはサービスに関する顧客への請求
財務監査のための契約および取引情報の収集
組織にとってワークフローの自動化が有効ですか？
これらのタスクの多くはさまざまな業界や企業に存在しますが、あなたのビジネスにも自動化のメリットを得られるプロセスがあるかもしれません。 このことを念頭に置いて、最初に自動化を検討すべきプロセスは何でしょうか？
著者であり効率性の専門家である Meisel 氏は、会社の年間収益が 300,000 ドル以上であれば、ほぼすべてのビジネスにワークフローの自動化ソリューションが有効である可能性を示唆しています。 ビジネスの規模がそれよりも小さい場合は、大規模なワークフローの自動化ソリューションを検討する前に、「営業に集中する必要がある」と述べています。
300,000 ドル以上の収益を得ている企業であれば、ワークフローの自動化を進めることに労力を費やす価値があるかどうか、つまり時間とコストをかけることで効率が飛躍的に向上するかどうかを判断するために、リーダーは基本的な質問を自問自答できます。
以下に、基本的な質問をいくつかご紹介します:
繰り返し実行する一連のタスクがありますか？
標準化されているプロセスがありますか？
これらのプロセスの一部について、すでに紙のフォームがありますか？
組織でコミュニケーションの行き違いがよくありますか？
プロセスの有効性について、説明責任が曖昧になることがありますか？
タスクのステータスが曖昧だったり、組織のメンバーに混乱を招いたりしていますか？
ワークフローの自動化を達成するためのステップ
ワークフローの自動化は偶然起こるものではありません。 また、既製品を購入してインストールするだけでビジネス プロセスを変革できるわけでもありません。 組織とそのリーダーは、現在の業務について分析を行い、それがビジネスに利益をもたらす可能性のある場所と方法を理解する必要があります。 ここでは、いくつかの主要なステップをご紹介します:
ワークフローの自動化を通じて改善される可能性がある繰り返しプロセスや、改善が必要なその他のプロセスなど、いくつかのビジネス プロセスを特定してマッピングします。
ビジネス全体の目標を定義し、ワークフローの自動化を通じて特定のプロセスを改善することがこれらの目標の達成にどのように役立つのかを概説します。
ワークフローの自動化によってビジネス プロセスが改善されているかどうかを客観的に測定する方法を定義します。
こうしたプロセスに役立つワークフローの自動化サービスやソフトウェアを探します。
決められたテスト期間でサービスまたはソフトウェアを実装します。
テスト期間の終わりに、合意された客観的な指標を使用して、自動化によってビジネス プロセスが改善されたかどうかを評価します。
「ワークフローの自動化の取り組みは、企業の希望に応じて大きくも小さくもできます」と、IntelliChief の Kubicki 氏は説明します。 「最も時間のかかるプロセスの 1 つか 2 つ、または組織全体のさまざまなワークフローを自動化できます」
ワークフローの自動化ソフトウェアとは？
ワークフローの自動化ソフトウェアは、組織がプロセスを評価し、マッピングし、自動化を通じてより効果的に実行する方法を概説するのに役立ちます。
ワークフローの自動化ソフトウェアの使い方
ほとんどの場合、ソフトウェアは SaaS (サービスとしてのソフトウェア) アプリケーションとして利用できます。 ほとんどのソフトウェアはデータを自動的に保存し、企業が使用する可能性のある他のソフトウェアや Web ベースのアプリケーションと統合します。
ワークフローの自動化ソフトウェアとワークフローの自動化システムに求めること
ワークフローの自動化ソフトウェアやワークフローの自動化システムについて、それが効果的に機能するための重要な属性に注目しましょう。 重要な属性には、次のものがあります:
組織全体で複数のワークフローを自動化する機能
他のソフトウェアや他のシステムと接続する機能
グラフィックを含むユーザー フレンドリーな方法で表現されるワークフロー
クラウドベース (または少なくともクラウドベースとして使用するオプションがある)
タスク完了時の継続的な通知
プロセスの進捗状況と企業の大きな目標を示すレポートを作成する機能
並列ワークフローを表示する機能
組織内の個人の役割に基づくアクセス制御
モバイル機能
組織が第三者と締結しているサービス レベル契約のステータス インジケーター
具体的なワークフロー ソフトウェア ソリューションの例
ワークフローの自動化に役立つソフトウェア ソリューションは数百種類あります。 主要なソリューションの一部を以下に示します:
ProcessMaker
Integrify
Comindware Tracker
Flokzu
Zapier
Kissflow
FastFlow
Process Director (BP Logix)
TrackVia
GravityFlow
自分の会社に適しているモデルを知るにはどうすればよいでしょうか？ このチャートを使用すると、各サービスの基本的な機能を把握し、評価すべき製品を上位 3 つまたは 4 つに絞り込むことができます。
文書キャプチャの自動化がビジネスにどのように役立つか
文書キャプチャの自動化と呼ばれるワークフローの自動化の一種は、ほとんどの企業でますます重要になっています。 このプロセスは、多くのワークフローの自動化システムの一部であり、紙、PDF、電子メール、その他の文書など、あらゆる文書を同様のデジタル ファイルとして記録および保管するのに役立ちます。
このプロセスによって、文書を種類別に簡単に並べ替え、そこから情報を抽出し、それをビジネスの適切な部門に割り当てることができます。 文書キャプチャの自動化によって、効率が大幅に向上し、エラーを減らすことができます。
電子ビジネス環境でワークフローの自動化を実現するには？
ワークフローの自動化は、E コマースにおいて非常に便利で重要です。 これにより、顧客のフォローアップ、顧客の懸念事項への対処、プロセスの効率的な実行を支援し、E コマース企業が競合他社よりも優れたパフォーマンスを発揮できるようにします。 ここでは、ワークフローの自動化を使って改善できる EC プロセスをいくつかご紹介します:
カゴ落ち: 調査によると、E コマースの「ショッピング カート」の大半は購入前に放棄されています。 eMarketer の調査によると、2015 年に放棄されたカートの価値は約 5 兆ドルとされています。 それらの顧客は、カートを放棄した直後に連絡を受けた場合、注文を完了する可能性が高くなります。 ワークフローの自動化ソフトウェアを使用すると、潜在的な顧客がカートを放棄した後、数時間から数日の間に自動で電子メールを送信できます。
カスタマー サービス: 多くのカスタマー サービスは従業員が直接行うべきですが、ワークフローの自動化によって従業員の努力を補完することができます。 ソフトウェアによっては、顧客がサービス リクエストを詳細に説明して送信すると、ソフトウェアが自動的に優先順位を付け、特定のカスタマー サービス チームに自動的に割り当てることができるものもあります。 緊急性やトピックに基づいて、システムがリクエストをより適切に管理できます。
在庫管理の自動化: ワークフローの自動化により、オンライン ストアで在庫をリアルタイムで追跡できるため、商品が在庫切れになって納品が遅れる際は顧客にすぐに通知することができます。
請求書に関するヘルプ: ワークフローの自動化を使用して、領収書や、支払い済み請求書、未支払い請求書を追跡できます。 ソフトウェアは、その情報を税金データを含む他の財務情報と同期させることができます。
マーケティングに関するヘルプ: オンラインおよびソーシャル メディア マーケティングは、E コマース ビジネスにとって不可欠です。 電子ビジネス向けのソーシャル メディア投稿やその他のオンライン コンテンツのスケジュールを立てるのに役立つさまざまなサービスがあります。
製品またはサービスのオンライン レビューの推奨と監視: Nielsen 氏によると、オンライン レビューは 70% の顧客から支持を得ており、他の広告よりもかなり高い数字となっています。 また、Dimensional Research の調査によると、オンライン レビューが購買決定に影響を与えていると答えた顧客は 90% 以上となっています。
ワークフロー ソフトウェアは、消費者が製品を購入した直後に自動で電子メールを生成し、オンライン レビューを投稿することを促進します。 また、電子メールで顧客のフォローアップを行い、顧客が購入した商品と購入プロセスに満足していることを確認することもできます。アナリティクスに関するヘルプ: 電子ビジネスのオンライン トラフィックと顧客の行動に関するデータを理解することは非常に重要です。 ワークフローの自動化ソフトウェアは、スケジュールされたレポートを自動的に生成し、幅広いデータを提供します。
ワークフローの自動化の検討と導入に関する専門家のヒント
戦略的に考えずにワークフローの自動化をビジネスに導入しようとすると、失敗につながる可能性が高くなります。 この失敗は、組織の時間と費用を無駄にし、やり直そうとすることに対する組織的な抵抗感を強めてしまいます。 そのため、最初に取り組むべきビジネス プロセスと、プロセスにワークフローの自動化を導入する方法を考えて計画することが重要です。 ここでは、最初のワークフローの自動化プロジェクトに戦略的に取り組む方法について、専門家からの推奨事項をいくつかご紹介します。
你选择的项目启动automation. Automate small tasks for a large impact. “As with any disruptive technology, it’s important to start small and demonstrate value early,” says Eoin Hinchy, the founder of an enterprise automation platform calledTines. “Choose one or two use cases which are repetitive and prone to human error. Use these to prove the efficiency and accuracy improvements that workflow automation tools can provide.”
自動化は、それが明らかに必要で、意味のある領域にのみ導入しましょう。
最初に、最も繰り返しの多いタスクを処理します。
自動化ツールを段階的に導入して、既存の手動プロセスを改善していきます。 日々の仕事や課題を理解している従業員に、各プロセスの最初から最後までの詳細な地図を作成してもらいます。 「多くの組織は、部族の知識、つまり特定のタスクを実行する人々が経験の結果として知っている重要な詳細情報が、会社の正式な方針として文書化されていないことに苦労しています」と Kubicki 氏は述べています。 「これにより、新しく自動化されたワークフローから特定のステップが省かれてしまう可能性があります。 企業は、CTO、CFO、CIO、その他上位の意思決定者だけでなく、現場にいる従業員と交流する時間を確保する必要があります」
社内外のエンゲージメントを自動化しましょう。
企業が使用するさまざまなソフトウェア間の自動的な接続を作成 (またはワークフローの自動化によって本質的に作成されることを確認) しましょう。
ビジネス プロセスを監査して、最適化の可能性を探しましょう。
会社のワークフローの自動化の運用には、深い技術的知識を必要としないようにしてください。
従業員がコア ミッションに集中できるようにし、それ以外のすべての作業は最終的に自動化できるように検討しましょう。 柔軟性を維持しましょう。 「ワークフローは企業の成長とともに進化していきます」と、Kubicki 氏は述べています。 「企業はプロセスを継続的に評価し、それに応じて自動化のアプローチを更新する必要があります」
特定の業界でワークフローの自動化がどのように役立つのか
ワークフローの自動化は、特定の業界の特定のビジネス プロセスに役立ちます。 また、ほとんどの企業や業界の特定の部門内のプロセスにも役立ちます。
業界
保健医療:
デジタルで記録されているが、スタッフが転送する場合はエラーが発生する可能性がある患者の電子健康記録情報の転送
患者の入退院 (一部の退院は医師がモバイル アプリケーションで対応)
スタッフの作業スケジュールとオンコールのローテーション
法務:
請求書作成ソフトウェアにリンクされた時間追跡ソフトウェアによって請求を自動化
法務案件の締め切り管理
テンプレートを使用して法務文書の一部を組み立て
契約のレビューと承認のためのリクエスト送信と追跡
新規クライアント情報の入力
印刷:
受信ジョブが現場の適切なテクノロジーに割り当てられていることを確認
特定の機器に対するオペレーターのパフォーマンスを測定し、最適なオペレーターが適切な機器に割り当てられるようにする
オペレーションを監視し、特定の種類の作業に時間がかかっている場所を特定
特定部門:
開発/運用:
ソフトウェア コードの開発とテスト
コードのデプロイ
本番環境からのメトリックの収集
開発運用パイプラインの調整
情報テクノロジー:
サービスのリクエスト
新規アカウントの設定
新規プロジェクトに関するリクエスト
セキュリティ インシデントへの対処
財務:
資本的支出のリクエスト
経費の承認
給与の変更
買掛金の自動化
マーケティング:
キャンペーンの承認
組織ブランディングの課題管理
施設:
営業所の移転
リソースのスケジューリング
施設へのアクセスの監視
従業員異動のリクエスト
営業:
価格割引の承認
提案の承認
見積もりの承認
人事:
従業員の福利厚生の変更
離職者の詳細を管理
休暇のリクエスト
購買:
一般調達
資本的支出の承認
ベンダーの管理
請求書の承認
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