Smartsheet中可伸缩数据收集的最佳实践

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利用扩展Smartsheet解决方案的最佳实践和建议,最大化表单的性能。

Smartsheet表单简化了团队为各种不同项目收集和处理关键数据的方式。我们的表单被设计成在一段时间内接受大量的提交或同时接受所有提交。如果多人同时向您的表单提交响应,提交将首先进入一个队列,然后添加到您的工作表,以确保它们按提交的顺序保存。

Smartsheet永远不会丢失用户通过您的表单提交的信息。

但是,随着工作表的复杂性和大小的增加,在有人提交表单和将他们的响应保存到工作表之间,您可能偶尔会遇到延迟。

如果您的工作表达到了最大行数,您的表单将自动临时停用,并通知表单的所有者。一旦您释放了工作表中的行以供额外提交,您就可以重新激活表单,并且在取消激活时处于队列中的任何提交都将添加到工作表中。

保持一个仅供摄入的表格

如果你有一个高流量的表单,可能会填满你的表单,只使用该表单将有助于加快提交过程,并保持表单的激活。您可以向您的工作空间添加额外的表格,以便对提交的内容进行处理或归档,然后定期将提交的行从您的进料表中移出。您需要移动行的频率将取决于您的特定用例,但为了减少工作表上的活动,我们建议不要在每次表单提交后立即移动新行。

有两种方法可以快速移动行到另一个工作表:

  • 若要手动移动它们,请在工作表中选择一行或多行,然后打开行菜单并选择移到另一张纸上…
  • 若要在可定制的计划中自动移动行,请选择自动化>从模板创建工作流...然后选择当满足条件时,将行移动到另一个工作表模板。

将提交的内容添加到进稿表的底部

如果您的工作表非常大,可以在工作表的底部添加表单提交,以加快提交过程。这是所有表单的默认选项。如果您以前选择将提交保存到工作表的顶部,那么可以在表单构建器的Settings选项卡中更改它。

表单提交

简化你的摄入表

当每次表单提交(a)导致重新计算工作表上的许多复杂公式或条件格式规则,或(b)立即触发自动化时,它会降低新提交的保存速度。

采取以下步骤简化你的摄入表:

  1. 如果可能的话,将公式、条件格式和自动化工作流添加到您设置的其他表中,以便存档或对提交进行操作(如上所述)。
  2. 如果你需要在摄入表上保留一个公式,考虑是否可以简化它(例如,用@row)或用列公式替换它。
  3. 如果你需要在你的进料表上保持一个自动化的工作流程,考虑一下你是否可以设置它按时间表运行,而不是立即跟随每次提交。

将一个高交通形式划分为多个低交通形式

如果你不想从你的收稿表中删除公式和自动化,并且你的高流量表格已经清楚地描述了提交类别(例如,基于州或办公室),你可以为每一个类别制作单独的表格副本。
当您选择另存为新…在“文件”菜单中,您的表单、公式和自动化都将被保存到工作表的新副本中。

另存为新的

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