法国巴黎富通银行使用资源管理的Smartsheet优先项目和管理团队

编者按:2019年，Smartsheet收购了10000英尺，现在被Smartsheet称为资源管理，以增强Smartsheet客户的资源管理能力。了解更多关于资源管理的Smartsheet．

法国巴黎富通银行是欧洲领先的银行，总部位于布鲁塞尔，在74个国家设有分支机构，在全球拥有19.2万名员工。其中一个团队由绩效经理Koen Jacobs领导。在任何时候，他和他的员工都有数百个项目，以帮助实现组织的增长战略。跟踪计划和团队成员的工作负载需要高度的监督和组织。

协调项目的压力越来越大

科恩已经在法国巴黎银行富通(BNP Paribas Fortis)工作了22年。三年前，他从设施管理部门调任内部营销团队，发现该部门的结构不如其他部门那么结构化。他想实施一种方法，确保员工正确地优先考虑与公司战略相关的正确项目。他需要一个关于团队如何在部门内分配项目人员的大蓝图。

Koen回忆道:“项目经理和制作团队之间存在很多误解。ob欧宝娱乐app手机下载“最后，那个尖叫最大声的人让制作团队意识到他或她的项目。ob欧宝娱乐app手机下载但没有人说，‘这个项目可能是我们银行最重要的项目。’”

挑战之一是项目总数缺乏透明度。每个项目经理都有他或她自己的跟踪项目的方法，以及他或她自己的项目管理活动积压。一些团队使用Excel电子表格，这很难与利益相关者分享，也不能反映实时信息。其他团队已经采用了像Clarizen或Agile Central这样的工具，但它们都是各自独立的。

BNP Paribas Fortis Marketing没有统一的方式来管理项目、与团队成员互动、将项目分成可管理的部分，并将工作分配给人员。

“我们的团队在很多事情上都承受着压力，我们没有任何明确的愿景，”科恩说。“可以说你的工作太多了，但你必须创造透明度，让每个人都知道你今天和明天在做什么。这就是我们需要为当下的挫折带来的价值。”

“资源管理得分最高”

科恩寻求一种用户友好、直观的解决方案，可以帮助他的团队优先安排工作并管理他们的能力。在考虑了多种方案后，他选择了Smartsheet的资源管理，这是一个高级项目和资源管理软件平台。

他说:“我们评估了项目管理和资源规划的基本功能，《Smartsheet资源管理》得分最高。”“在我看来，它的用户界面、用户直觉和互动平台都非常清晰，这解决了我们营销机构缺乏项目管理能力的问题。”

Koen印象最深的是Smartsheet的资源调度的Resource Management。他说:“清楚地了解谁在做什么，谁超额预定，或者谁还有能力，这是至关重要的。”“我们一方面有人才，另一方面有项目。通过Smartsheet进行资源管理，你可以立即清楚地看到哪些项目在轨道上，哪些项目在轨道上，以及项目和投资组合级别。”

在市场部实施Smartsheet资源管理后，Koen将资源管理平台引入到公司的10多个独立团队中。Smartsheet资源管理为法国巴黎富通银行提供了几个独特而有价值的好处。

对投资组合和项目的即时洞察

Smartsheet资源管理带来的最重要的好处之一是透明度——尤其是在资源调度方面。乍一看，项目经理对项目和投资组合有直接的见解。

“在高层次上，你可以查看你的项目和规划你的资源，”Koen说。欧宝体育app官方888例如，你知道是否有可能在三周内交货。你可以回答这样的问题:“我们是否有足够的资源来做这件事?”其他解决方案可能有相同的功能，但它们不能提供直接的感觉。”

可执行的报告和资源计划

“报告可以为您提供在某个阶段的所有工作项，例如交付风险。这就成为了一个能够立即进行干预的触发器。”

从管理的角度来看，Smartsheet提供的资源管理提供了丰富的信息，可以过滤，因此很容易消化。在过去，管理人员必须打开单个项目来评估其状态和健康状况。

“目前，我们有大约250个项目在运行，”科恩说。“我们使用项目筛选器来判断一个项目是否需要管理层的关注。您可以刷新报表。您可以查看项目组合来确定是否一切正常。如果有问题，你可以立即联系负责的项目经理。”

Koen说，经理们还将报告作为了解他们的项目组合健康状况的一种方式。他说:“对他们来说，获得即时信息真的很重要。”例如，报告可以给你在某个阶段的所有项目的工作项，比如交付风险。这就成为了一个能够立即进行干预的触发器。”

Smartsheet在《资源管理》中的报告让Koen了解到他在哪些项目上花费了最多的时间和人才。

“你可以问自己，‘我们在某个项目上花费一百个工作日合乎逻辑吗?这和我们的战略有关吗?”柯恩表示。“你可以进入过程水平和精度水平，并在过程改进、资源管理、优先级设置和与我们的战略相一致方面指导活动。”

更精确的时间跟踪

资源管理Smartsheet为员工提供了一个简单的方法来跟踪他们的时间。“没有人喜欢这样做，”科恩承认，“但这种类型的信息可以帮助你更好地安排未来。与日程安排相关的准确性可以帮助您了解资源的可用容量。”欧宝体育app官方888

时间是一种越来越重要的商品。由于市场的数字化，公司变得更加注重结果，花费在每个项目上的时间都需要经过深思熟虑的战略性决策。

科恩说:“关键在于你如何利用你所拥有的稀缺资源。欧宝体育app官方888“他们与你的战略一致吗?”你真的专注于以最有效的方式工作吗?你必须像管理自己的企业一样管理公司的资源。”欧宝体育app官方888

“人们的工作和思考变得更加积极主动。”

“由于Smartsheet的资源管理，人们正在更积极地工作和思考这项活动将花费多长时间，这一事实非常有价值。”

Koen还使用Smartsheet的资源管理作为人力资源工具，帮助他指导不同的团队，提高他们的技能集。欧宝体育app官方888

他说:“我们的目标之一是提高我们组织内部的项目管理技能。”“从人力资源的角度来看，Smartsheet的资源管理确实是一个帮助员工提高软技能的理想解决方案。”

其中一项技能就是分清轻重缓急。通过Smartsheet进行资源管理，可以帮助团队成员评估当天以及未来几周的工作量，从而做出更好的决策。

Koen说:“那些在处理手头所有工作事项上有困难的人，能够根据Smartsheet的资源管理的见解来优先处理它们。”“由于Smartsheet的资源管理，人们正在更积极地工作和思考这项活动将花费多长时间，这一事实非常有价值。”

资源管理的Smartsheet帮助告诉管理的全部故事

“通过Smartsheet进行资源管理不是微观管理的解决方案。而是在组织行为方面变得成熟，在表现方面变得有责任感。”

科恩向法国巴黎银行富通集团(BNP Paribas Fortis)的其他部门推荐了Smartsheet的资源管理，也会向其他公司推荐，称其为“讲故事的解决方案”。

他说:“我认为真正透明可以提供一个故事情节。”“我们作为一个组织想要达到什么目标?”我们的共同责任是什么?从这个角度出发。这是关于讲故事。这是对人们和他们想要达到的目标非常诚实。通过Smartsheet进行资源管理并不是微观管理解决方案。而是在组织行为方面变得成熟，在表现方面变得有责任感。”

在实施Smartsheet的资源管理两年后，Koen对自己的选择感到满意。他表示:“Smartsheet的资源管理让管理层大开眼界，看到了哪里存在问题，哪里可以持续改进。”“这是一种理想的解决方案，而且非常适合非It用户。”