RMIT大学通过Smartsheet捕获和可视化项目数据，用于战略规划和资源配置

RMIT工作室与澳大利亚的所有学院和学校合作皇家墨尔本理工大学是澳大利亚最大的两所大学之一，并支持大学教学的非学术方面。当工作室重组其运营模式以实现敏捷项目管理时，该部门需要一种技术工具来适应新的工作方式，并在一个地方捕获重要数据。Smartsheet使RMIT工作室能够更好地了解项目进度、员工资源和未来的准备工作。

“我是RMIT工作室战略、规划和交付团队的一员，”RMIT工作室合作协调员卡拉·罗宾逊(Kara Robinson)说。“工作室提供的服务和运营的项目关注的是学生如何学习，而不是学生学了什么。我们的团队从一个非常静态的瀑布式运营模式转变为在整个部门的所有项目管理和服务交付中采用和实施一种新的规模化敏捷方法。为了支持这种新的工作方式，我们需要一种支持多种新想法的解决方案，这种解决方案将具有可扩展性和灵活性，以帮助我们处理未知问题。”

该部门是学习技术、设计、就业能力和职业、数据分析和战略的专业团队的所在地，这意味着一个小组的成员并不总是知道其他小组在做什么，也不知道如何优先考虑不同项目的合作。

“我们没有一个适当的程序，”罗宾逊说。“这只是筒仓;不同的团队做不同的事情，这就是为什么我们需要一个统一的解决方案。今年，我们对整个部门进行了适当的重组，并采用了这种新的运营模式。对我们来说，这是一个机会，让我们说每个人都必须团结起来，负责任，把所有的数据放在一个地方，这样我们就可以相互支持，真正看到正在发生的事情。”

RMIT工作室还需要一种更简单的方式与大学内的大量利益相关者进行沟通，这些利益相关者负责批准预算和战略决策，这些项目可能持续一周或一年以上。罗宾逊的一位同事是敏捷方法方面的专家，他推荐Smartsheet作为一个灵活的平台，可以对大量复杂数据进行可视化、跟踪和报告。

Robinson表示:“Smartsheet让我们能够捕捉到所有的项目和服务请求、时间表和路线图，并将所有实时数据馈送到仪表板中。“我们需要的最重要的事情之一是能够将我们从最初的请求和批准一直到服务和项目交付的所有数据联系起来。通过智能表单跟踪、报告和仪表板，它允许我们所有的员工——包括内部和外部的团队——根据需要访问这些信息。我们需要一个能够满足80多名员工和外部人员需求的工具，一个能够在今年处理90多个项目的工具。”

一组专门团队的单一路线图

Robinson和她的同事构建了一个支持统一项目设置和管理流程的Smartsheet解决方案。智能表表单捕获所需的项目细节，映射到模板;提交项目会向项目的业务和财务发起人发送警报，他们可以批准或拒绝项目。一旦获得批准，项目就会自动输入到表格中，并成为团队总体路线图的一部分。

路线图可视化了团队的整个项目组合，因此Robinson的团队可以查看项目状态和跨不同类别的完成进度。罗宾逊表示，仪表板已经改变了RMIT工作室管理部门团队工作的方式和优先级。团队成员的可用性和利用率也会被跟踪，因此涉众可以一目了然地看到谁可以用于新项目，谁可以被重新分配到更高优先级的项目，或者谁可能超负荷而需要重新分配工作。

罗宾逊说:“这样做的目的是确保我们的领导团队能够提前12个月或更长时间计划好所有事情。”“他们能看到哪里需要人。假设在这个项目中有一个学习设计师，但我们可能需要三个。或者确定人们是否会在项目和较短的服务请求之间重叠，或者一个为期三天的任务是否会让一个人离开团队。我们能够在一个地方为所有员工提供完整的地图，而不是在某人办公室的白板上或某人的头脑中。”

专为“公式迷”设计的平台

Robinson利用Smartsheet公式的强大功能创建了RMIT Studios所需的资源视图和规划见解。一个自称“公式迷”的人，他会描述她最喜欢的配方具体来说，Robinson很喜欢公式和条件格式的方式，它使团队能够根据最重要的参数对项目进行优先级排序，定义对项目完成最关键的流程步骤，或者及早标记潜在问题，以便在不拖延结果的情况下解决问题。

对于那些不是公式迷的用户来说，Smartsheet仍然是一个强大的工具;罗宾逊说，它的简单性和灵活性使她的团队能够发挥个人用户的优势，而不是强迫他们适应一个不适合他们工作方式的系统。

罗宾逊说:“最好的功能之一是在一张表格中拥有网格视图、甘特视图和卡片视图。”“在一个项目中拥有这些不同类型的视觉表现，能够满足不同人的技能和技术舒适度，从而使人们更容易参与其中。你可以说，如果这是你的工作方式，我们会引导你走上这条路。其他人会以完全不同的方式看待同一张纸，而这正是适合他们的。”

智能表社区的力量

对于Robinson和她的同事来说，为RMIT工作室构建Smartsheet解决方案相当容易，部分原因是该平台易于学习和理解，部分原因是Smartsheet社区是提供帮助和故障排除的巨大资源。大多数问题都可以通过快速搜索来解决;正如罗宾逊所说，“以前肯定有人遇到过这个问题。”RMIT工作室还购买了一大块咨询时间，这让他们有机会与可以提供个性化见解的专家讨论目标和问题。

罗宾逊说:“我们的顾问并没有在一个小时左右的时间里解决我们所有的问题，而是让我们讨论我们想要实现的目标，她会提出各种建议。”“有一次我描述了我们遇到的一个问题，她说我们应该试试等级公式。这个公式不经意间解决了很多我们遇到的小问题;它帮助很大。现在我们几乎在每一张纸上都用到它。她真的很认真地听我们在做什么，理解我们想要结合在一起的所有元素。”

要了解更多关于RMIT大学使用Smartsheet的信息，观看罗宾逊的演讲在ENGAGE APAC 2020虚拟会议或阅读我们的案例研究。